Die Aktivität Terminplaner ermöglicht es Lehrenden, Termine zu planen und zu verwalten, zum Beispiel für Betreuungszeiten, mündliche Prüfungen oder Klausureinsichten. Die Erstellung erfolgt in zwei Schritten: zunächst wird der Planer erstellt, dann werden Terminslots hinzugefügt.

1. Terminslots hinzufügen

Nachdem Sie den Terminplaner erstellt haben, werden Sie aufgefordert Terminslots zu erstellen. Bei bestehenden Terminplanern öffnen Sie den Terminplaner und klicken Sie auf den Button "Neue Slots hinzufügen":

Auf der Seite "Neue Terminslots hinzufügen" können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:

1.1. Slot Details

• Manager*in – Markieren Sie den*die für den Termin zuständigen Manager*in. Wenn die Studierenden sehen sollen, bei welchem*r Manager*in sie einen Termin buchen können, markieren Sie die Checkbox "Manager*in sichtbar" unter der Auswahlliste.
• Sichtbarkeit der Angemeldeten (Voreinstellung) – Wählen Sie hier die Sichtbarkeitseinstellungen der neuen Slots. Ihnen stehen folgende Optionen zur Verfügung:
  • Sichtbar – Die Teilnehmer*innen eines Slots werden immer angezeigt.
  • Anonym – Die anderen Teilnehmer*innen eines Slots sind einem*r Teilnehmer*in stets verborgen.
  • Sichtbar nur, wenn eigener Slot – Die anderen Teilnehmer*innen des Slots sind nur sichtbar, wenn ein*e Teilnehmer*in den Slot selbst gebucht hat.
• Ort – Geben Sie den Ort an, an dem der Termin stattfindet.
• Link URL des Ortes – Sie können einen Link zum Erreichen des Ortes angeben, zum Beispiel eine Wegbeschreibung zu Ihrem Institut.
• Dauer – Bestimmt die Dauer der Termine. Alle angegebenen Zeitfenster werden in Slots dieser Länge aufgeteilt. Übrig bleibende Zeit aus einem Zeitfenster wird nicht für Termine genutzt.
• Lücke – Bestimmt den Abstand zwischen zwei Terminen, der zum Beispiel für eine kurze Pause oder als Puffer genutzt werden kann.
• Höchstanzahl der Teilnehmer*innen – Bestimmt die maximale Anzahl an Studierenden, die am Termin teilnehmen können. Im Gruppenmodus ist die Höchstzahl stets auf eine Gruppe begrenzt.
• Anfragen möglich ab – Definieren Sie das Zeitfenster, in dem Studierende sich für einen Termin anmelden können. Markieren Sie alternativ "Ab sofort".
• Relative Terminerinnerung – Bestimmt, wie viele Tage vorher Studierende an einen Termin erinnert werden.

1.2. Erzeuge Slots für Zeitraum

Sie können nun Zeitslots für einen gewählten Zeitraum erstellen.

• Startdatum/Enddatum – Legen Sie zunächst fest, für welchen Zeitraum wöchentlich wiederkehrende Termine angelegt werden sollen. Um Termine für ein ganzes (Sommer-)Semester festzulegen, wählen Sie zum Beispiel 01. April 20XX bis 30. September 20XX.
• Wochentermin – Wählen Sie nun die gewünschten Wochentage und Uhrzeiten aus, für die im oben gewählten Zeitraum Terminslots bereitstehen sollen, zum Beispiel jeweils dienstags von 11:00-13:00 Uhr. In Abhängigkeit von der oben in den "Slot Details" unter "Dauer" und "Lücke" getroffenen Einstellungen werden automatisch Slots für jeden in dem gewählten Zeitraum liegenden Wochentag erstellt. Der Terminplaner zeigt Ihnen anschließend an, wie viele Termine insgesamt angelegt wurden.

 

Hinweis

Achten Sie darauf, dass die Wochentermine im Format "Wochentag, von Uhrzeit" (= Start) "Wochentag, bis Uhrzeit" (= Ende) eingegeben werden. Eine wiederkehrende Slotfolge für dienstags, 8:00-10:00 Uhr müsste also so eingestellt werden: Dienstag, von 8:00 Uhr, Dienstag, bis 10:00 Uhr.

1.3. Anderes

Im Feld "Kommentare" können Sie zusätzliche Hinweise zu den Terminen hinterlegen.

2. Terminplaner-Übersicht

Nach dem Abspeichern der neu erstellten Termine gelangen Sie zur Slot-Übersicht (siehe Anleitung: Terminplaner nutzen). Die Tabelle zeigt Ihnen alle Termine, alle Terminbuchungen und erlaubt verschiedene Aktionen.

Lesen Sie auch:

• Video: Terminplaner nutzen
• Terminplaner erstellen
• Terminplaner nutzen