Adobe ist eine Cloud Software, die, laut Lizenzbedingungen, der RWTH Aachen University zur Verfügung gestellt wird und über diverse Produkte (Acrobat, Photoshop, Illustrator etc.) verfügt.

Die Nutzung von Adobe ETLA erfolgt durch eine lokale Installation und der Lizenzierung in der Cloud. Die Datenablage ist in der Cloud technisch möglich und unterliegt organisatorischen Bestimmungen.

Die angebotenen Services werden auf Servern bereitgestellt, die in Cloud-Rechenzentren von Adobe und nicht im Rechenzentrum der RWTH Aachen stehen. Daher hat die RWTH Aachen physisch keinen Zugriff auf die Hardware. Die RWTH Aachen ist jedoch für die Realisierung der Authentifizierung und Verwaltung der Lizenzen verantwortlich.

Um die Authentifizierung sowie die Verwaltung der Lizenzen technisch zu ermöglichen, müssen folgende Daten von den Mitarbeitenden an Adobe übertragen werden:

• Vor- und Nachname
• (Dienstliche) E-Mail-Adresse aus dem Organisationsverzeichnis

Adobe wurde, soweit technisch möglich, auf Cloud-Produkte und Services reduziert, die ihren Speicherort in Irland haben.

Das IT Center hat darüber hinaus noch folgende Rahmenbedingungen zentral realisiert:

• Die Weitergabe der oben genannten personenbezogenen Daten wird über das IT Center gesteuert und anhand von Daten aus dem Identity Management (IdM) aktualisiert.
• Die Authentifizierung erfolgt über den Single Sign-On Dienst (Shibboleth) der RWTH Aachen. Es werden keine Zugangsdaten (Benutzername + Passwort) an Adobe weitergegeben.
• Es wird folgender Lifecycle implementiert:

Mitarbeitende können sich nach Ausscheiden aus der RWTH Aachen nicht mehr bei Adobe einloggen. Die endgültige Löschung des Accounts erfolgt nach 48 Monaten Inaktivität. Alternativ können User*innen einen persönlichen Antrag auf Löschung Ihrer Daten bei Adobe stellen. Diese werden dann innerhalb von 30 Tagen vollständig gelöscht.

• Das Speicherlimit liegt bei 100 GB.
• Es werden folgende Labels vorgegeben, die für die Kategorisierung der Daten verwendet werden können: öffentlich, intern, vertraulich, streng vertraulich.

Für den Nutzenden gelten folgende Pflichten. Diese ergeben sich unmittelbar aus den Lizenzbedingungen von Adobe sowie Maßnahmen zur Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit:

• Die Nutzung der Produkte und Services von Adobe erfolgt gemäß der jeweils aktuellen Fassung der Allgemeinen Nutzungsbedingungen von Adobe sowie dem Nachtrag zum Datenschutz für Onlinedienste (DPA).
• Bitte beachten Sie, dass Adobe Inhaltsanalysen für Inhalte durchführt, die auf den Servern von Adobe verarbeitet oder gespeichert werden. Dies kann nicht abgeschaltet werden.
• Die Adobe Produkte und Services sind ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte einzusetzen unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und des Archivrechts. 
• Die Nutzung von Adobe ist für Tätigkeiten im Kontext der RWTH Aachen vorgesehen. Entsprechend ist die Speicherung von privaten Daten online nicht zulässig, ebenso wie ein Einsatz zu kommerziellen Zwecken.
• Bei der Nutzung von Adobe sind die gültigen Rechtsvorschriften und Regelungen (Lizenzrecht, Datenschutzrecht, Personalaktenrecht, Steuerrecht, Urheberrecht, Telemedienrecht, Archivrecht, US-Exportkontrollrecht etc.) einzuhalten.
• Es besteht nur die Berechtigung, die Adobe Produkte und Services während des lizenzierten Zeitraums (23.11.2022-22.11.2025) zu nutzen. Sämtliche Produkte und Services müssen gelöscht und dürfen nicht weiter genutzt werden, wenn die RWTH Aachen den Vertrag mit Adobe kündigt oder vor Ablauf des lizenzierten Zeitraums keinen Beitritt bzw. keine Verlängerungsbestellung einreicht oder keine zeitlich unbeschränkten Lizenzen erwirbt, je nachdem welches Ereignis als erstes eintritt. Über Änderungen/Verlängerung werden die Nutzenden informiert.
• Der Acrobat Pro DC und PDF-Services dürfen nicht in der Cloud genutzt werden, weil die Cloud-Speicher dieser beiden Produkte derzeit in den USA liegen.

• Streng vertrauliche Daten dürfen aufgrund des sehr hohen Schutzbedarfes nicht in der Cloud abgelegt werden, entsprechend ist eine Speicherung sowie eine Bearbeitung in der Cloud nicht zulässig von: 
  • Daten, die Informationen enthalten, die bei Veröffentlichung oder Verlust zu einem Schaden oder einer Haftung der Universität führen können, sowie personenbezogene Daten, für die die Einhaltung der Vorschriften des Datenschutzes oder die Erfüllung der Informationspflichten nicht sichergestellt werden können. Beispiele hierfür sind: 
    • Personenbezogene Daten (Anwesenheitslisten oder Listen von Teilnehmenden einer Veranstaltung), insbesondere Daten zur rassischen oder ethnischen Herkunft, politischen Meinungen oder religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen.
    • Reise- oder Lohnabrechnungen (Finanzdaten, Sozialdaten, Daten mit Bezug zur Personalakte).
    • Forschungsdaten, die nicht ohnehin für die Öffentlichkeit bestimmt sind. 
    • Technische Daten (Baupläne sensibler Räume; Netzwerkpläne). 
    • Geschützte Daten (Krankmeldungen, Zeugnisentwürfe, Verträge). 
    • Prüfungswesen (Gutachten und Korrekturen).
    • Daten, die Informationen enthalten, bei denen die unberechtigte Einsichtnahme verhindert werden muss. Dazu zählen insbesondere aufgrund vertraglicher Verpflichtung geheim zu haltende Informationen oder Informationen, die der Verschwiegenheitspflicht unterfallen.  

• Vertrauliche Daten müssen verschlüsselt abgelegt werden.

• Bei Nutzung von der Adobe Cloud als persönliche Dokumentenablage, also ohne die Dokumente mit anderen Personen zu teilen, besteht eine Pflicht zur Verschlüsselung der abgelegten Daten. Entsprechende Anleitungen und Hinweise auf Tools stehen in der IT Center Dokumentation zur Verfügung. 
• Für die in der Adobe Cloud abgelegten Daten wird kein zentrales Backup durch das IT Center oder Adobe erstellt. Es können gezielt Dokumente auf Endgeräte synchronisiert werden.
• Die Adobe Cloud ist kein System zur dauerhaften Speicherung im Sinne einer Archivierung. 
• Teilen von Dokumenten in Adobe bzw. Zusammenarbeit mit Externen:
  • Zwischen Hochschulen ist die Nutzung von Adobe bei bestehenden Verträgen bzw. Projekten zwar möglich, wir empfehlen jedoch die Nutzung von Sciebo. Sciebo als etablierter Dienst deckt diesen Use Case bereits ab.
  • Eine gemeinsame Nutzung mit externen Unternehmen oder Forschungseinrichtungen ist nur bei bestehenden Verträgen (z.B. Kooperationsverträgen) möglich, die den Datenaustausch regeln. Es muss sichergestellt sein, dass alle Parteien über eine entsprechende Lizensierung verfügen. Bei rechtlichen Rückfragen steht Dezernat 9 zur Verfügung.
  • Die gemeinsame Nutzung von Adobe mit Privatpersonen, die in keinem (Vertrags)-Verhältnis zur Hochschule stehen, ist nicht zulässig.
  • Ab dem Punkt „vertraulich“ dürfen Daten nur verschlüsselt gespeichert und geteilt werden.

Mit der Nutzung von Adobe akzeptieren Sie die oben genannten Regelungen. Sollten Sie mit diesen Nutzungsbedingungen nicht einverstanden sein, finden Sie auf den IT Center Help Informationsseiten einen Link zu alternativen Produkten.

Darüber hinaus empfehlen wir folgende Handlungsweisen:

• Wir empfehlen grundsätzlich keine Daten in der Cloud abzulegen.
• Sollten entgegen der Empfehlung Daten in der Cloud gespeichert werden, obliegt die Sicherung der gespeicherten Daten dem jeweiligen Nutzenden.
• Bitte prüfen Sie bei jeder Speicherung in der Cloud die Notwendigkeit.
• Nutzen Sie die Möglichkeit, die abgelegten Daten und Dokumente mit entsprechenden Kategorien zu labeln.
• Eine ausschließliche Nutzung der Adobe Cloud (ohne alternative lokale Lösungen) wird nicht empfohlen.
• Den Acrobat Pro DC können sie weiterhin verwenden, wenn Sie ihn lokal installieren (nur lokale Speicherung möglich).
• Bitte beachten Sie bei der Verarbeitung und Speicherung von Forschungsdaten die bestehenden FDM Prozesse und Lösungenan der RWTH Aachen.
• Eine Nutzung von privaten Endgeräten erfolgt auf eigene Verantwortung und ist nur bei Named User Lizenzen (NUL) gestattet. Speichern Sie die Daten auf privaten Endgeräten, kann bei Verlust der Daten, hier keinerlei Garantie und Support seitens der RWTH Aachen übernommen werden.