Dieser Artikel enthält eine Zusammenfassung des Rechnungsstellungsprozess im neuen Software-Shop.

Abrechnung der Einkäufe der Einrichtungen der RWTH Aachen im Software-Shop

Im Software-Shop werden zwei Kategorien von Produkten angeboten. Zum einen die durch die RWTH Aachen vorfinanzierten A-Produkte und zum anderen die B-Produkte aus Rahmenverträgen. Je nach Produktkategorie unterscheiden sich die Abrechnungsprozesse.
 

Abrechnung der A-Produkte

Interne Umbuchung:

Rechnungen für A-Produkte, die über den Software-Shop erstellt werden, werden intern zwischen dem Konto des IT Centers und dem Konto der Einrichtung umgebucht. Dazu wird beim Kauf der Software ein PSP Element angegeben. Nach der Bestellung wird direkt eine Bestellbestätigung an den Bestellenden und die zentrale Emailadresse der Einrichtung gesandt.
Die Rechnung wird nicht über die zentrale Rechnungsstelle der RWTH Aachen / SAP FIORI abgewickelt.

Quartalsweise Bearbeitung:

Die Umbuchung werden quartalweise vom IT Center bearbeitet.  Hierfür wird pro PSP Element eine Rechnung erstellt, welche nach der Abbuchung im SAP Finanzcockpit über die Ausgabenbuchung verfügbar ist. Da die Umbuchung nicht direkt nach der Bestellung erfolgt, sind diese erst mit Verzögerung auf dem jeweiligen PSP Element sichtbar.

Abrechnung der B-Produkte

Bei B-Produkten erfolgt die Rechnungsstellung über den Händler des jeweiligen Rahmenvertrages an die zentrale Rechnungsstelle der RWTH Aachen, d.h. die Rechnung ist in FIORI sichtbar.
Daher muss während des Bestellprozesses im Software-Shop kein PSP-Element angegeben werden. Im Anschluss der Bestellung erhält der Bestellende und die zentrale Adresse der Einrichtung eine Bestellbestätigung per Email und der Händler des Vertrages wird über die Bestellung informiert. Dieser stellt die Rechnung an die zentrale Rechnungsstelle der RWTH Aachen.
 

Der Prozess wird hier veranschaulicht: