FAQ - RWTH E-Mail

Die folgenden E-Mail-Clients unterstützen die zusätzlichen Exchange-Funktionalitäten:

a. Apple Mail

b. Outlook / Outlook für MAC

c. Outlook Web Application (OWA)

Um Ihre Mailadresse und den Benutzernamen für den Login herauszufinden, melden Sie sich bitte im Selfservice unter https://rwth-aachen.de/selfservice/ an.

Danach wählen Sie bitte auf der linken Seite den Punkt "Accounts und Kennwörter" aus und klicken auf den Dienst "RWTH Service". Wenn Sie mehrere Mailaccounts an der RWTH haben, werden auch mehrere Dienste mit diesem Namen angezeigt.

Hier finden Sie nun den Benutzernamen in der Form <Benutzername>@rwth-aachen.de (bspw. ab123456@maildomäne.rwth-aachen.de). Neben diesem Benutzernamen benötigen Sie für den erfolgreichen Login noch das Kennwort für Ihren "RWTH-Service"-Account

Wenn man auf den Dienst "RWTH Service" klickt, bekommt man eine Übersicht über diesen Account. Dort steht Ihre Mailadresse unter dem Punkt "Absenderadresse".

Alle E-Mails, die die RWTH Aachen erreichen, werden auf virulente Attachments (E-Mail-Anhang) hin überprüft. Das gleiche gilt für E-Mails, die die RWTH Aachen über den Server relay.rwth-aachen.de, relay-auth.rwth-aachen.de oder smarthost.rwth-aachen.de verlassen.

Wenn verdächtiger Code in einem Attachment entdeckt wird, wird dieses Attachment durch folgenden Text ersetzt:

  This attachment contained a virus and was stripped.
     Filename: Dateiname
     Content-Type: Dateitype
     Virus(es): Virentyp und Name

Zusätzlich wird, am Anfang der Betreffzeile, der folgende Text:  "***** VIRUS REMOVED / ENTFERNT *****" eingefügt

Alle E-Mails, die die RWTH Aachen erreichen, werden auf SPAM-Mails hin überprüft.

Wenn eine entsprechende E-Mail entdeckt wird, wird der Text "***** SPAM *****" vor dem eigentlichen Text der Betreffzeile eingefügt.

Anleitungen zum Wiederherstellen von gelöschten E-Mails für Outlook, Thunderbird und die Webmailoberfläche OWA finden Sie hier.

Outlook zeigt bei der Einrichtung eines Kontos ein Popupfenster mit folgender Meldung:

Diese Meldung muss bestätigt werden, damit Outlook alle nötigen Konfigurationseinstellungen vom Server herunterlädt, um die volle Funktionalität zu erhalten. Erst im Anschluss wird z.B. die Anzeige von Frei-Gebuchtzeiten oder der Abwesenheitsassistent korrekt funktionieren.

Wenn Sie von jemanden erfahren haben, dass E-Mails an Sie nicht zustellbar sind bzw. jemand beim Versuch Ihnen zu schreiben folgende Fehlermeldung erhält:

dann wurde Ihr E-Mail Client sehr wahrscheinlich falsch konfiguriert.

Anstatt Ihrer E-Mail-Adresse (in Form von Vorname.Nachname@rwth-aachen.de) wurde Ihr Benutzername (in Form von ab123456@rwth-aachen.de) von Ihrem E-Mailprogramm als Absender gesetzt. An die Benutzernamen können jedoch keine E-Mails versandt werden, da diese lediglich zum Login dienen.

Um die Fehleinstellung zu beheben und um wieder problemlos E-Mails empfangen zu können, müssen Sie Ihren E-Mail Account dann einmal erneut (korrekt) einrichten.

Anleitungen zu den verschiedenen Möglichkeiten der Client-Installation finden Sie unter RWTH E-Mail im Abschnitt "E-Mail Clients".

Wenn aufgrund von z.B. Gremienarbeit der Speicherplatzbedarf steigt, empfehlen wir für dieses Gremium eine eigene Maildomäne einzurichten. Jeder Einrichtung wird dabei eine kostenlose Maildomäne bereitgestellt. Für jede weitere Domäne fällt eine Einrichtungsgebühr an. Das entsprechende Gremium ist dann in der Lage, basierend auf der Größe des zugewiesenen Gesamtquotas Einzelpostfächer mit individuellem Quota auszustatten.

Um eine eigene Maildomäne einzurichten, benötigen wir die folgenden Informationen:

- Name der zukünftigen E-Maildomäne

- Name des Gremiums, der Vereinigung, der Einrichtung der RWTH Aachen University

- Falls vorhanden Einrichtungskennziffer

- Name, Vorname von zwei Ansprechpartnern, sowie deren Benutzername (Format: ab123456)

Der Grund war bisher, dass die Mail in den Junk-E-Mail-Ordner verschoben wurden.

Bitte deaktivieren Sie die Junk-Mail-Funktionalität sowohl bei Outlook Web Applikation als auch in Outlook 2010:
 

1. Outlook Web Application
   1. Melden Sie sich am OWA an (https://mail.rwth-aachen.de/owa )
   2. oben Rechts in der Ecke Optionen - „Alle Optionen anzeigen“
   3. Im Menü „Blockieren oder zulassen“ wählen und die Einstellung
   4. "E-Mails nicht in Junk-E-Mail-Ordner verschieben" anwählen.
       
2. Outlook 2010
   Outlook selbst hat interne Regelsätze, die Mails verschieben. Diese sollten Sie ebenfalls deaktivieren:
   1. Outlook starten
   2. Auf die Registerkarte "Start" wechseln
   3. Im Bereich "Löschen" "Junk-E-Mail" auswählen und die Optionen anzeigen lassen
   4. „Keine automatische Filterung“ auswählen

Bitte leiten Sie Spammails, die noch nicht als solche erkannt werden, als Anhang an die folgende Adresse weiter.
spam@access.ironport.com

Sie helfen dadurch, unsere SPAM-Filter zu verbessern!

"False positives", also E-Mails, die fälschlicherweise als SPAM markiert wurden (HAM), können Sie melden, indem Sie sie als Anhang an folgende Adresse weiterleiten:

ham@access.ironport.com

Spam ist eine Bezeichnung für unerwünschte, belästigende Werbe-Mail. Die am IT Center eingesetzte Software zur Spam-Erkennung markiert über 90% der von aussen ankommenden Spam-Mails als Spam, bzw. nimmt diese nicht entgegen.

Spam-Mail wird immer von irgendjemand in Auftrag gegeben. Der Auftraggeber möchte durch die Werbe-Mail erreichen, dass seine Web-Seite besucht wird oder dass seine Hotline angerufen wird. Dafür bezahlt er die Spammer.

Sie bekommen keine Spam-Mail vom IT Center. Der Spammer setzt als Adresse oft einen einfachen Namen ein, ohne „@“-Zeichen. Unser Mail-Server ergänzt in diesem Fall die Adresse durch seinen eigenen Namen.

Es ist leider relativ einfach, Absendeadressen und andere Headerzeilen zu fälschen. Die Spammer benutzen diese Technik unter anderem, um nicht mit lästigen Rückläufern konfrontiert zu werden. Bitte schauen Sie daher immer zuerst in den kompletten Header, um zu verifizieren, wo diese Werbe-Mail tatsächlich herkommt.

Die meisten Mail-Programme ermöglichen es Ihnen, weitere Empfänger im BCC-Feld (Blind Carbon Copy) anzugeben. Die dort angegebenen Adressaten werden vor der Zustellung der E-Mail beim Empfänger entfernt. Das ist sinnvoll, wenn z. B. nicht alle Empfänger sehen sollen, wer die Mail sonst noch bekommen hat.

Jeder von uns hat schon einmal eine E-Mail mit ähnlichem Inhalt erhalten: „Virenwarnung!!! Wenn du eine E-Mail mit dem Titel ,Bonuskauf' erhältst, öffne sie auf keinen Fall! Sie zerstört deine Festplatte! Bitte informiere alle deine Freunde und Geschäftspartner über diese Gefahr!“

Und dann schickt der gutgläubige Mensch diese „Warnung“ an alle Kontakte in seinem Adressbuch. Genau das hat der Absender der E-Mail auch bezweckt. Minuten wertvoller Arbeitszeit sind vernichtet, denn nahezu immer handelt es sich bei solchen E-Mails um einen „Hoax“, was die englische Bezeichnung für einen bösen Scherz oder eine Ente ist.

Hoaxes sind ärgerlich aber harmlos. Geradezu geschmacklos sind Kettenbriefe über krebskranke Kinder, die angeblich gerettet werden können, wenn man möglichst viele E-Mails an Freunde und Bekannte versendet. Teuer und sogar gefährlich kann es werden, wenn man obskuren Farmern in Simbabwe oder angeblichen Geschäftsleuten in Lagos Glauben schenkt. Gegen Hoaxes gibt es weder Firewall noch Virenschutz, hier hilft nur der gesunde Menschenverstand, oder wie man im Usenet sagt: Das „Programm Brain 1.0“.

Eine Liste der verbreitesten Hoaxes findet man z. B. bei Sophos.

Viele der kursierenden Würmer (z. B. Sobig-E) nehmen aus dem Adressbuch sowohl die Empfänger- als auch den Absenderadresse. Dabei ist vor allem die Wahl des Absenders äußerst unangenehm, denn so gelangt die Benachrichtigung, dass ein Virus verschickt wurde, evtl. zu Ihnen, obwohl Sie ein gepflegtes und virenfreies System haben.

Von unseren Systemen werden keine Virenwarnungen an den Absender geschickt, weil die Absenderadresse in fast allen Fällen gefälscht sind.