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Handreichung zum Umgang mit Anhängen

Handreichung zum Umgang mit Anhängen

Kurzinformation

Auf dieser Seite finden Sie Hinweise zu Alternativen zu dem Versand von E-Mails mit Anhängen, bzw. zur Bereitstellung von größeren Datenmengen, für jene das Medium E-Mail ungeeignet ist.


Detailinformation

Warum sollte ich Alternativen verwenden?

Im Alltag kommt es oft vor, dass größere Dateien einer Gruppe von mehreren Personen zur Verfügung gestellt werden muss. Oft werden dazu E-Mails mit entsprechenden Dateianhängen an mehrere Adressen, oder Verteilerlisten verwendet. Dies kann schnell zu Problemen führen:

  • Je nach Menge der Adressaten (Verteilerlisten enthalten oft tausende von E-Mail-Empfängern) kann der Datentraffic sehr hoch sein.
  • Bekannte E-Mail-Provider erlauben in der Regel eine Gesamtmail-Größe von 20MB bis 40MB (Empfang & Versand)
    • An der RWTH Aachen beträgt die maximale Mailgröße 25MB (Mailtext + Anhang) um zu gewährleisten, dass E-Mails innerhalb und außerhalb der RWTH Aachen zugestellt werden können.
  • Auch bieten Mailpostfächer in der Regel nur begrenzten Speicherplatz. Sie sind für die Aufbewahrung von Dateien also als ungeeignet einzustufen. 

Es bietet sich daher an, Dateien auf alternativen Wegen zur Verfügung zu stellen. Z.B.: können Sie Dateien per Downloadlink auf einen Datenspeicher verfügbar machen. Neben den oben genannten Hinweisen, kann dies auch zu mehr Sicherheit in der Kommunikation führen.

 

Alternative Möglichkeiten zum Versand von E-Mail-Anhängen

 

GigaMove Link verwenden

GigaMove bietet Ihnen die Möglichkeit, größere Dateien über einen Downloadlink abrufbar zu machen. Die Anwendung ist sehr einfach zu bedienen. Ihre Adressaten benötigen für den Download keinen eigenen GigaMove Zugang. 

Um mehrere Dateien gleichzeitig bereitzustellen, empfiehlt es sich diese als ein Archiv (z.B. zip) anzubieten. Dateien auf GigaMove werden auf Viren hin geprüft und die Verbindung ist verschlüsselt. Zusätzlich kann optional auch ein Passwort für den Download hinterlegt werden.

Bitte beachten: Dateien auf GigaMove können maximal 2 Wochen lang heruntergeladen werden.

GigaMove erreichen Sie unter: https://gigamove.rwth-aachen.de/

Anleitungen finden Sie unter: GigaMove

 

sciebo Link verwenden

Studierende und Mitarbeitende können die NRW-Hochschul-Cloud sciebo verwenden. Für die Nutzung des Services ist eine Registrierung notwendig. Neben dem „Teilen“ von Ordnern und Dateien mit anderen sciebo Nutzer*innen, bietet sciebo auch die Möglichkeit „öffentliche Links“ zu generieren.

Ihre Adressaten benötigen keinen eigenen sciebo Zugang, um diese aufzurufen.

Diese Links können auf einzelne Dateien, oder auch ganze Ordnerstrukturen generiert werden. „Öffentliche Links“ können über ein Ablaufdatum verfügen und mit einem Passwort gesichert werden. Beide Optionen sind optional.

Die RWTH sciebo Instanz ist aufrufbar unter: https://rwth-aachen.sciebo.de/ 

Anleitungen rund um sciebo finden Sie auch hier auf IT Center Help oder unter: https://hochschulcloud.nrw/de/hilfe/index.html

 

Weitere Anwendungsfälle

Wenn Sie bei bspw. der Arbeit an Projekten Services zur Datenspeicherung verwenden, so bieten diese oft integrierte Lösungen für das Teilen von Daten an. Besonders beim Umgang mit Dokumenten empfiehlt sich der Einsatz eines entsprechenden Services, da man so gewährleisten kann, dass alle Adressaten stets auf die aktuellste Version eines Dokumentes zugreifen und nicht mehrere Versionen als z.B.: im Mail-Anhang im Umlauf sind. 

Weitere Services aus unserem Angebot, die solche Szenarien kontextbezogen unterstützen, sind:

Coscine

GitLab

M365 - OneDrive für Studierende

SharePoint Shared Services

 

 Zusatzinformation

Für Fragen oder Beratung zu Alternativen zum Mailversand wenden Sie sich bitte an das IT-ServiceDesk

zuletzt geändert am 14.07.2022

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