In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Outlook als E-Mail-Client für RWTH E-Mail einrichten können.

 

Wichtig

Aus Informationssicherheits- und Datenschutzgründen dürfen folgende Outlook Applikationen im RWTH-Kontext nicht genutzt werden:

• die kostenfreien Outlook-Apps für Windows 10 und 11
• die Outlook-Apps auf Mobilgeräten (Android und iOS/macOS)

Folgende Versionen werden unterstützt:

• Outlook 365 einrichten (Exchange Postfach)
• Autodiscover für Outlook M365 deaktivieren
• Zusätzliches Outlook Profil einrichten
• Outlook classic (Exchange) einrichten
• Outlook classic (macOS) einrichten

Bitte beachten Sie auch die Informationen in den FAQ zu Anmeldeaufforderungen beim Starten von Outlook.

 

Hinweis

Falls bei der Einrichtung von Ihrer Outlook Version bei der Auswahl des Kontotyps der Office 365, bzw. Microsoft Account abgefragt wird oder die Auswahl von Exchange nicht möglich ist, deaktivieren Sie Autodiscover für Outlook.

Outlook 365 einrichten (Exchange Postfach)

Outlook 365 können Sie als Teil des Office-Pakets über Ihren RWTH Studierenden- bzw. Mitarbeitenden-Zugang direkt bei Microsoft (wird in neuem Tab geöffnet) im Bereich Apps herunterladen.

Sollten zwischenzeitlich Ihr Office 365 bzw. Microsoft Account abgefragt werden, deaktivieren Sie bitte die Autodiscover Funktion für Outlook.

Schritt 1
Starten Sie Outlook und klicken Sie auf Datei.

Schritt 2
Über die Option Konto hinzufügen richten Sie ein neues E-Mail-Konto ein.

Schritt 3
Es öffnet sich ein Fenster, wo Sie die E-Mail-Adresse eintragen. Klicken Sie anschließend auf Verbinden.
Bitte beachten Sie dabei Folgendes:

• persönliche E-Mail-Adressen haben die Form vorname.nachname@rwth-aachen.de
• E-Mail-Adressen für Mitarbeitende haben Sie Form name@institut.rwth-aachen.de
• Jede Einrichtung entscheidet selbst, wie die Namen vor dem @ angegeben werden
• funktionale E-Mail-Adressen werden ohne das vorangestellten "fkt_" aus dem Benutzernamen eingegeben

Schritt 4
Wählen Sie als Kontotyp Exchange aus.

Schritt 5
Geben Sie zunächst nichts ein und klicken Sie auf Weitere Optionen.

Schritt 6
Klicken Sie auf Anderes Konto verwenden.

Schritt 7
Geben Sie die Zugangsdaten für Ihr E-Mail-Konto ein:

• Benutzername: ab123456@rwth-aachen.de bzw. ab123456@mustereinrichtung.rwth-aachen.de
  • Bei Funktionsmailadresse (z.B. info@institut.rwth-aachen.de), bitte den Benutzernamen in der Form: fkt_info@institut.rwth-aachen.de
• Kennwort: jeweiliges Kennwort für den entsprechenden RWTH-E-Mail-Account

Zum Speichern der Anmeldedaten können Sie den Haken bei Anmeldedaten speichern setzen. Klicken Sie auf OK um die Einrichtung abzuschließen.

Autodiscover für Outlook M365 deaktivieren

Bei bestimmten Outlook Versionen (hauptsächlich Outlook 365 und Outlook 2019) gibt es eine Änderung im Autodiscoverprozess.
Dies führt dazu, dass bei der Auswahl des Kontotyps der Office 365, bzw. Microsoft Account abgefragt wird oder die Auswahl von Exchange nicht möglich ist.
Dies führt zu einem Problem im Verbindungsaufbau mit dem zentralen Mailsystem der RWTH Aachen.

Sofern dies bei der Einrichtung Ihrer Outlook Version der Fall ist, deaktivieren Sie bitte die Autodiscover Funktion für Outlook.
Um dies zu tun setzen Sie auf Ihrem Endgerät folgende Registry Keys:

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\AutoDiscover]
"ExcludeExplicitO365Endpoint"=dword:00000001

Schritt 1
Rufen Sie den Windows-App Registrierungs-Editor auf, indem Sie auf den Windows Button + R drücken und im Ausführen-Fenster regedit eingeben oder per Windows Suchleiste nach regedit suchen.

Schritt 2
Navigieren Sie zu folgendem Pfad: [HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\AutoDiscover]

Schritt 3
Erstellen Sie per Rechtsklick einen DWORD-Wert mit dem Namen ExcludeExplicitO365Endpoint

Schritt 4
Doppelklicken Sie auf den gerade angelegten Eintrag und ändern Sie den Wert von 0 auf 1.

Schritt 5
Fahren Sie dann mit dem nächsten Schritt der Anleitung für Ihre jeweilige Outlook Version fort.

Zusätzliches Outlook Profil einrichten

Die Einrichtung für Ihr Outlook Profil kann in dem Fall notwendig sein, falls Outlook auf dem Rechner noch nie konfiguriert wurde und ohne eine gültige Konfiguration nicht gestartet werden kann.

Schritt 1
Öffnen Sie die Windows-Systemsteuerung und klicken Sie auf Benutzerkonten.

Schritt 2
Klicken Sie auf Mail (Microsoft Outlook).

Schritt 3
Wählen Sie Profile anzeigen.

Schritt 4
Wählen Sie die Option Zu verwendendes Profil bestätigen aus und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen, um ein neues Profil zu erstellen.

Schritt 5
Vergeben Sie einen eindeutigen Namen für das Profil und bestätigen Sie mit OK.

Schritt 6
Geben Sie Ihren Namen (dies wird später der Anzeigename) und Ihre E-Mail-Adresse ein.
Bitte achten Sie darauf, dass die E-Mail-Adresse das Format vorname.nachname@rwth-aachen.de oder name@mustereinrichtung.rwth-aachen.de hat.
 

Schritt 7
Es erscheint ein Anmeldefenster von Windows. Wählen Sie unter Weitere Optionen die Option Anderes Konto verwenden und melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort für den Account RWTH-E-Mail an.
Bitte achten Sie darauf, dass der Benutzername das Format ab123456@rwth-aachen.de oder ab123456@institut.rwth-aachen.de hat:
 

Schritt 8
Outlook richtet nun Ihr Profil ein. Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, klicken Sie auf Fertig stellen.

Schritt 9
Starten Sie Outlook und wählen Sie beim Starten das zuvor erstellte Profil aus.
 

Schritt 1
Starten Sie Outlook classic und klicken Sie auf Datei.

Schritt 2
Über die Option Konto hinzufügen richten Sie ein neues E-Mail-Konto ein.

Schritt 3
Nun öffnet sich ein Fenster, wo Sie den Anzeigenamen, die E-Mail-Adresse und das Kennwort eintragen. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

Schritt 4
Bitte beachten Sie dabei Folgendes:

• persönliche E-Mail-Adressen haben die Form vorname.nachname@rwth-aachen.de
• E-Mail-Adressen für Mitarbeitende haben die Form name@institut.rwth-aachen.de
• funktionale E-Mail-Adressen werden ohne das vorangestellten fkt_ aus dem Benutzernamen eingegeben

Anschließend sucht Outlook nach den E-Mail-Servereinstellungen.

Schritt 5
Es erscheint ein weiteres Fenster. Hier übernimmt Outlook automatisch nach dem "@" alles, was in einem bestehenden Konto bereits eingerichtet ist.
Am Beispiel unten: Eingerichtet werden soll ein Postfach mit "[...]@rwth-aachen.de", Outlook hat aber automatisch "[...]@itc.rwth-aachen.de" übernommen.

Schritt 6
Wählen Sie hier Weitere Optionen und anschließend Anderes Konto verwenden aus.
Geben Sie dann Folgendes ein:

• Benutzername: ab123456@rwth-aachen.de bzw. ab123456@institut.rwth-aachen.de
• Kennwort: Ihr Kennwort für den E-Mail-Account

Bei neueren Versionen von Outlook kann die Fehlermeldung erscheinen, dass Exchange nicht verfügbar ist. Klicken Sie dann bitte auf Hilfemenü und zu älterer Version wechseln/ Legacy-Modus und fahren Sie mit der Einrichtung fort.

Schritt 1
Wenn schon ein E-Mail-Konto eingebunden ist, öffnen Sie in Outlook die Einstellungen und klicken Sie auf Konten / Email Account hinzufügen.
Wenn noch kein E-Mail-Konto eingebunden ist, fahren Sie mit Schritt 2 fort.

Schritt 2
Öffnen Sie Outlook  und geben Sie folgende Daten ein:

E-Mail-Adresse: vorname.nachname@rwth-aachen.de bzw. name@institut.rwth-aachen.de

Klicken Sie dann auf Weiter.

Schritt 3
Für die Verbindung mit dem Exchange ergänzen Sie folgende Daten:

• E-Mail-Adresse: vorname.nachname@rwth-aachen.de bzw. name@mustereinrichtung.rwth-aachen.de
  • Verwenden Sie dieselbe Adresse wie im Schritt davor
• Domain-\Benutzername: Benutzername@rwth-aachen.de (Format: ab123456@rwth-aachen.de bzw. ab123456@institut.rwth-aachen.de)
• Kennwort: Ihr Kennwort für den E-Mail-Account

Schritt 4
Outlook versucht nun, die Serverdaten automatisch zu erkennen. Klicken Sie auf Zulassen, um die Einrichtung durchführen zu lassen.

Schritt 5
Klicken Sie auf Fertig um die Einrichtung abzuschließen.

Weitere Informationen:

• Konfiguration von Ports
• Thunderbird (IMAP)
• Android
• Apple