Kalender freigeben
In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie in ihrem E-Mail Client Kalender freigeben können.
Bitte beachten Sie: In Outlook können nur Kalender für andere Accounts innerhalb der eigenen Domäne freigegeben werden. Wollen Sie Berechtigungen für Mailaccounts außerhalb der eigenen Domäne vergeben, müssen Sie die Kalenderfreigabe mit Hilfe des OWA einrichten. Für den Benutzer "Standard" sollte die Berechtigungsstufe "Keine" eingestellt werden, da ansonsten jeder Nutzer des zentralen Mailservers in den Kalender einsehen kann. |
Um die Eigenschaften Ihres Kalenders zu bearbeiten, klicken Sie unter dem Modul „Kalender“ auf „Kalenderberechtigungen“.
Hier können Sie die Eigenschaften Ihres Kalenders bearbeiten.
- Mit „Hinzufügen“ fügen Sie eine Person hinzu, der Sie Berechtigungen erteilen können.
- Wählen Sie eine der Voreinstellungen für die Berechtigungen.
- Hier können Sie die Berechtigungen Ihren Wünschen nach anpassen.
Bitte beachten Sie: Es können für Benutzer und Verteilergruppen der eigenen Domäne Berechtigungen vergeben werden. Damit der Benutzer nun diesen Kalender in sein Outlook einbinden kann, muss auf Ebene des Postfachs zu diesem Kalender das Recht "Ordner sichtbar" gesetzt werden. |
- Mit „Ok“ oder „Übernehmen“ speichern Sie die Einstellungen.
Klicken Sie im Kalendermodul im Register „Start“ auf „Kalender freigeben“.
Wählen Sie die Person aus, die Zugriff auf Ihren Kalender erhalten soll.
- Tragen Sie hier den Empfänger ein, der die Berechtigung erhalten soll.
- Hier können Sie die Freigabe senden und gleichzeitig auswählen, ob Sie eine Berechtigung anfordern möchten, um Zugriff auf den Kalender der Empfänger-Person zu haben.
- Wählen Sie zwischen verschiedenen Freigabeeinstellungen:
- Nur Verfügbar: Nur Gebucht oder Frei wird angezeigt.
- Eingeschränkte Details: Verfügbarkeit und Betreff werden angezeigt.
- Alle Details: Es werden alle Details angezeigt.
Schicken Sie die Freigabe, indem Sie auf „Senden“ drücken. Bestätigen Sie die Rückfrage mit „Ja“.
Starten Sie Outlook und klicken Sie auf den Reiter "Datei".
Anschließend klicken Sie auf "Kontoeinstellungen" und "Kontoeinstellungen".
Jetzt wählen Sie Ihre E-Mail Adresse aus.
Kicken Sie anschließend auf "ändern".
Jetzt müssen Sie auf "weitere Einstellungen" klicken.
Nun wählen Sie bitte den Reiter "erweitert" aus
Bei "hinzufügen" die E-Mail des Mitarbeiters eintragen, mit dem der Kalender geteilt werden soll und anschließend das Häkchen bei "Freigegebene Ordner herunterladen" entfernen
Wenn Sie nun auf das Kalendersymbol klicken bekommen Sie den Kalender von dem gewünschten Mitarbeitenden angezeigt.
Klicken Sie im Kalender-Modul auf „Kalender öffnen“
Wählen Sie „Freigegebenen Kalender öffnen“ aus.
Fügen Sie hier den Namen der Person ein, dessen Kalender Sie öffnen möchten, und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“.
Den Kalender finden Sie nun unter den Freigegebenen Kalendern.
V. Geöffneten Kalender löschen
Wenn Sie einen der geöffneten Kalender nicht mehr in Ihrer Ansicht haben wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Kalenderinhabers und wählen Sie den Punkt „Kalender löschen“.
Bitte beachten Sie: Im OWA können - im Gegensatz zu Outlook - Berechtigungen zur Kalendereinsicht auch für Mailaccounts außerhalb der eigenen Maildomäne vergeben werden, insofern sich beide Domänen auf dem zentralen Exchange der Hochschule befinden! Für den Benutzer "Standard" sollte die Berechtigungsstufe "Keine" eingestellt werden, da ansonsten jeder Nutzer des zentralen Mailservers in den Kalender einsehen kann. Wenn man möchte, dass nur Personen des eigenen Institutes Termine einsehen können, sollte man demnach unbedingt tätig werden. |
I. Methode 1 - Kalenderfreigabe in der Outlook Web App (OWA)
Klicken Sie nach dem Login im Menü auf das Modul "Kalender" und wählen Sie "Freigeben" aus.
Geben Sie die Person ein, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten. Wählen Sie aus, welche Berechtigung die Person bekommen soll und für welchen Kalender diese Freigabe gilt.
- Wenn Sie möchten können Sie auch den Betreff der Freigabe-Mail ändern.
- Mit einem Klick auf "Senden" wird die Mail verschickt.
II. Methode 2 - Internetkalenderfreigabe
Der OWA bietet ebenfalls die Möglichkeit einen Kalender über einen Web-Link freizugeben. Somit können Kalender auch außerhalb des zentralen Exchanges eingesehen werden.
Bitte beachten Sie:
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Um die Internetkalenderfreigabe einzurichten, loggen Sie sich zunächst mit den Benutzerdaten Ihres funktionalen Postfaches im OWA ein.
- Den Benutzernamen finden Sie im Selfservice unter dem Reiter Accounts und Kennwörter in der Spalte Benutzername ("RWTH-E-Mail-Account").
- Falls nötig, kann das Kennwort des funktionalen Postfaches dort ebenfalls geändert werden.
Klicken Sie nun auf das Zahnrad (1) oben Links im Fenster und wählen Sie die Optionen (2) aus.
In den Optionen finden Sie unter dem Punkt "Kalender" -> "Geteilte Kalender" die "Kalenderveröffentlichung" (1).
Wählen Sie dort unter "Berechtigungen" die Konfiguration "Nur Verfügbarkeit" (2) aus und klicken Sie auf Speichern (3).
Der Kalender ist nun über die generierten Web-Links aufrufbar.
Bitte beachten Sie: Über Web-Links freigegebene Kalender können nur eingesehen, nicht aber geändert werden. |
III. Freigabeberechtigung ändern
Bitte beachten Sie: Über die „Kalender-Freigabeberechtigungen“ können Sie in der OWA nur bestehende Berechtigungen einsehen und bearbeiten und nicht wie in Outlook noch zusätzlich neue Berechtigungen verteilen. |
Um die Berechtigungen zu ändern, führen Sie einen Rechtsklick auf Ihren Kalender in der linken Spalte aus und wählen "Berechtigungen".
Um die Berechtigungsstufen der Person zu ändern oder die Person mit Ihren Berechtigungen zu löschen, klicken Sie auf die Person und wählen aus der Dropdown-Liste die gewünschte neue Berechtigung aus.
- Um eine Freigabe zu entfernen, klicken Sie auf das "x".
Um einen Kalender hinzuzufügen, rechtsklicken Sie in der linken Spalte auf "Weitere Kalender" und wählen "Kalender öffnen".
Tragen Sie nun im Feld "Aus dem Verzeichnis:" den Namen der Person ein, deren Kalender Sie öffnen möchten.
Der geöffnete Kalender wird Ihnen nun in der linken Leiste angezeigt.
Um einen geöffneten Kalender zu löschen, klicken Sie mit einem Rechtsklick auf den entsprechenden Kalender. Wählen Sie den Punkt "Entfernen" aus.
Um einen Posteingang in der OWA einzubinden bzw. zu öffnen, müssen Sie auf Ihr Postfach in der oberen rechten Ecke klicken und den Punkt "Weiteres Postfach öffnen..." auswählen.
Geben Sie den Namen der Person ein, deren Posteingang Sie einbinden bzw. öffnen möchten und bestätigen Sie die Eingabe mit "Öffnen".
Der geöffnete Posteingang befindet sich nun in der linken Leiste unter Ihrem eigenen Postfach.
Bitte beachten Sie: Die in dieser Anleitung benannten Add-Ons sind kein offizieller Bestandteil des Angebots von Microsoft im Zusammenhang zu Microsoft Exchange. Daher kann nicht gewährleistet werden, dass die Funktionalität und Sicherheit auf Dauer Bestand hat. Die Nutzung unterliegt der eigenen Verantwortung.
Das Einbinden von freigegebenen Exchange-Kalendern ist derzeit noch nicht möglich! Der Entwickler des Addons arbeitet noch an der Implementierung dieses Services. |
Klicken Sie in Thunderbird im Fenster oben rechts auf die Schaltfläche mit drei Strichen (1) und wählen Sie anschließend das Feld Add-ons (2) aus.
Geben Sie "TbSync" in die Suchleiste ein und bestätigen Sie die Eingabe.
Bitte beachten Sie: Für die neueste Version wird zusätzlich zu dem TbSync-Addon auch das Provider für Exchange ActiveSync-Addon benötigt, um TbSync nutzen zu können. |
Im neu geöffneten Tab steht das Add-On an erster Stelle und kann mit einem Klick auf die Schaltfläche "Zu Thunderbird Hinzufügen" installiert werden (dasselbe gilt für das Addon: Provider für Exchange ActiveSync).
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Wählen Sie in beiden Pop-ups "Hinzufügen" aus.
Wenn ein Update für TbSync verfügbar ist, wird dies automatisch aktualisiert, wenn folgende Einstellungen vorgenommen werden:
II. Exchange-Kalender einbinden
Nachdem TbSync installiert und aktualisiert wurde, können Exchange-Kalender eingebunden werden.
Klicken Sie auf die Statusmeldung des Add-Ons, um die Einstellungen zu öffnen.
Im neuen Fenster wählen Sie die Konto Aktionen aus und legen ein neues Exchange ActiveSync (EAS) Konto an.
Hier werden nun folgende Kontodaten angegeben:
- Die Server Konfiguration wird auf Benutzerspezifische Konfiguration gesetzt (1)
- Kontoinformationen eingeben (2)
- Kontoname (Anzeigename des neuen Kalenders)
- Benutzername (Benutzername für den OWA. Beispiel: ab123456@mustereinrichtung.rwth-aachen.de)
- Passwort (Kennwort für den OWA. Kann im Selfservice geändert werden)
- Server Adresse: mail.rwth-aachen.de
- Anschleißend kann das Konto hinzugefügt werden (3)
Als letztes muss das Konto aktiviert werden (1) und ein beliebiges Synchronisationsintervall gewählt werden (3).
Zusätzlich müssen die gewünschten Ressourcen ausgewählt werden, welche synchronisiert werden sollen (2).
Ihr Exchange-Kalender kann nun eingebunden und synchronisiert werden.
Bitte beachten Sie:
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Nachdem der neue Kalender eingebunden und synchronisiert ist, können Sie sich Ihre Termine und Aufgaben aus dem Exchange-Kalender über die entsprechende Schaltfläche im Fenster oben links anzeigen lassen.
