Es gibt mehrere Szenarien, in denen es sinnvoll ist, Postfachinhalte zwischen Kolleg*innen zu teilen. Hierbei gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen:

1. Die Einrichtung von Stellvertretungsrechten:
   Diese Option wird im Normalfall bei persönlichen Postfächern konfiguriert. In diesem Fall obliegt die Konfiguration der Stellvertretungsrechte der Person, die für ihr Postfach eine Stellvertretung definieren möchte. Innerhalb dieser Konfiguration kann bestimmt werden, über welche Rechte, an welchen Ordnern, die Stellvertretung verfügen soll.
2. Die Einrichtung von Vollzugriffsrechten:
   Bei der Verwendung von funktionalen Postfächern möchte man im Regelfall die Bearbeitung von Mailinhalten an eine oder mehrere Kolleg*innen delegieren. Funktionale Postfächer können benutzt werden um ein Postfach, aufgrund geänderter Zuständigkeiten in der jeweiligen Einrichtung, mit einer anderen Identität zu verknüpfen.
3. Manuelles Konfigurieren von Zugriffsrechten:
   Wenn Sie weder Stellvertretungsrechte noch Vollzugriff auf ein Postfach konfigurieren wollen, können Sie explizit Zugriffsrechte auf einzelne Ordner des Postfachs vergeben.

1. Die Einrichtung von Stellvertretungsrechten:
   Stellvertretungsrechte können üblicherweise über Outlook konfiguriert werden.
   Hierzu starten Sie Outlook und rufen anschließend den Menüpunkt "Datei" mit der Option "Kontoeinstellung" – "Zugriffsrechte für Stellvertretung" auf:

Im ersten Dialogfeld wählen Sie die Kolleg*in aus, die auf Ihr Postfach Stellvertretungsrechte erhalten soll. Wenn Sie das getan haben können Sie in einem zweiten Schritt die Benutzerrechte bestimmen, mit denen diese Person auf Ihr Postfach Zugriff bekommen soll.

Wenn Sie für den "Posteingang" "Autor"-Rechte vergeben, dann kann Ihre Stellvertretung auch Mails in ihrem Namen versenden. Aufgrund mehrerer Mail Header Felder wird diese Mail beim Empfänger mit dem Anhang „[…] im Auftrag von […]“ angezeigt.

Ihre Stellvertretung muss nun nur noch Ihr Postfach in ihr eigenes Outlook Profil einbinden und kann unter Beachtung der konfigurierten Rechte auf Ihren Postfachinhalt zugreifen. Sollen weitere Ordner und deren Inhalt der Stellvertretung bereitgestellt werden, so müssen hierfür explizit Zugriffsrechte konfiguriert werden. Hierzu wählen Sie den Ordner aus für den Sie Berechtigungen konfigurieren wollen und öffnen anschließend den Reiter "Einstellungen" – "Berechtigungen".

Zum Einbinden eines Postfaches, für das Sie Stellvertretungsrechte eingeräumt bekommen haben, gehe Sie bitte wie folgt vor:

Wählen Sie den Menüpunkt "Datei" – "Kontoeinstellungen" – "Kontoeinstellungen" an.

Dort wählen Sie Ihr Postfach aus, mit dem Sie Rechte an einem zu stellvertretenden Postfach erhalten haben.

Anschließend wählen Sie "Ändern" – "Weitere Einstellungen" – "Erweitert" aus.

Standardmäßig ist die Einstellung „Freigegebene Ordner herunterladen“ ausgewählt. In der Vergangenheit hat sich gezeigt, dass es im Falle von geteilten Postfächern besser ist, diese Option zu deaktivieren.

2. Die Einrichtung von Vollzugriffsrechten:
   Sie können auch im Falle von Funktionalpostfächern, auf die mehrerer Kolleg*innen zugreifen können sollen, Stellvertretungsrechte konfigurieren. Allerdings ist es einfacher diese Änderungen über den MailAdm vorzunehmen.

   Im MailAdm haben Sie allerdings aus Vereinfachungsgründen nur die Möglichkeit „Vollzugriff“ für das gesamte Postfach und das Recht „Senden als“ auf das Funktionalpostfach zu definieren.
   Das Recht „Vollzugriff“ beinhaltet das Recht auf den gesamten Postfachinhalt des Funktional-Mail-Kontos zuzugreifen.

Im Falle des Rechtes „Senden als“ kann die Person, für die dieses Recht konfiguriert ist, E-Mails mit der Absenderadresse des Funktionalpostfaches versenden. Hierbei kann vom Empfänger dieser Mail im Gegensatz zu den Stellvertretungsrechten nicht mehr nachvollzogen werden, wer die E-Mail ursprünglich gesendet hat, da der Anhang „[…] im Auftrag von […]“ nicht enthalten ist, sondern nur die Absenderadresse des Funktionalpostfaches.

Sobald Vollzugriffsrechte konfiguriert werden, muss das Mailkonto nicht mehr explizit eingebunden werden, sondern es wird automatisch im Outlook Profile geöffnet, wenn sich eine Person, die über die Vollzugriffsrechte verfügt, am E-Mail-System anmeldet. Auch in diesem Fall ist wichtig, dass die Option „freigegebene Ordner herunterladen“ deaktiviert ist.

3. Manuelles Konfigurieren von Zugriffsrechten:
   Sie können auch Zugriffsrechte explizit vergeben ohne zuvor Stellvertretungsrechte oder Vollzugriffsrechte (im Falle von Funktionalpostfächern) vergeben zu haben. Damit aber die Personen, für die Sie Zugriffsrechte konfiguriert haben, auf ihr Postfach zugreifen können, müssen Sie auf Ebene des Postfaches mindestens das Benutzerrecht „Ordner sichtbar“ vergeben.

Diese Einstellung führt dazu, dass Ordner, auf die eine Person Zugriff hat, im Falle des eingebundenen Postfachs angezeigt werden. Fehlt dieses Recht können keine Ordner des Postfachs angezeigt werden unabhängig der auf die Ordner konfigurierten Einzelberechtigungen. Bitte beachten Sie weiter, dass sich Ordnerberechtigungen auf neu erstellte Unterordner vererben.