Guide Einstellung neue Mitarbeitende
Im Folgenden finden Sie einen Guide, an dem sich IT-Administratoren und Personalverantwortliche bei der Einstellung neuer Mitarbeitender orientieren können. Die Empfehlungen beziehen sich auf IT-Dienste, die durch das IT Center bereitgestellt werden.
Im Idealfall beachtet man die Reihenfolge der folgenden Punkte, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
1. Die Couponeinlösung
(IdM ConnectMe durch die Mitarbeitenden)
Sobald neue Mitarbeitende Ihren Arbeitsvertrag unterschrieben haben, versendet die Personalabteilung einen ConnectMe-Coupon per E-Mail. Hierbei gelten Angestellte als RWTH Mitarbeitende, sofern sie einen Arbeitsvertrag mit der Personalabteilung (Abteilungen 8.1 und 8.2) abgeschlossen haben.
Personen, welche bereits einen Benutzernamen haben, ergänzen durch das Verfahren den Status "RWTH Mitarbeiter" zum bestehenden Benutzernamen (z.B.: Studentische Hilfskräfte, welche an der RWTH Aachen studieren oder Alumni).
Durch den ConnectMe-Coupon ist aber auch eine erstmalige Registrierung im Identiy Management der RWTH Aachen möglich. Dabei erhalten neue Mitarbeitende dann Ihren Benutzernamen (Format: ab123456).
Hinweise
Der ConnectMe-Coupon kann frühestens 6 Wochen vor Arbeitsantritt eingelöst werden. Nach Erhalt des Coupons dauert es 24 Stunden, bis dieser eingelöst werden kann.
Bei Verlust eines ConnectMe-Coupons wenden sich Mitarbeitende direkt an die Sachbearbeitung in der Personalabteilung.
2. Einrichten einer dienstlichen E-Mail-Adresse
(im MailAdm durch Inhaber der Rolle „Verwaltung RWTH-E-Mail“)
Dienstliche E-Mail-Adressen können im MailAdm von den lokalen Admins der entsprechenden Einrichtung eingerichtet werden.
Tipp
Wir empfehlen dienstliche E-Mail-Adressen erst anzulegen, nachdem die Freischaltung durch ConnectMe-Verfahren vollständig erfolgt ist und bereits ein Benutzername existiert. Andernfalls kommt es häufig zu der Anlage von Identitäts-Doubletten (mehreren Benutzernamen), was zu erheblichem Mehraufwand für alle Beteiligten führen kann (z.B.: zu verschieden Accounts mit unterschiedlichen Benutzernamen).
3. Registrierung der Telefonanlage
(im TK-Portal durch bestehende Mitarbeitende und die neuen Mitarbeitenden)
Die Registrierung neuer Mitarbeitenden für die Cisco Telefonanlage sollte über das TK-Portal als TK-Antrag "Registrierung beantragen" angestoßen werden. Diese muss dann selbständig von den neuen Mitarbeitenden durchgeführt werden, nachdem sie den Link zum Registrierungsformular per E-Mail bekommen haben. Für das Registrierungsformular gibt es eine Anleitung.
Tipp
Wir empfehlen die Registrierung im TK-Portal vor der Zuordnung im Personenverzeichnis vorzunehmen, damit für diesen Schritt bereits die Telefonnummer festgelegt ist.
4. Kontaktinformationen in RWTHcontacts
(im Personenverzeichnis durch Personen mit der Rolle "Verwaltung Organisation)
Neue Mitarbeitende müssen von Personen mit der Rolle „Verwaltung Organisation“ im Personenverzeichnis den jeweiligen Organisationen zugeordnet werden, an denen sie tätig werden. Dabei werden unter anderen Kontaktinformationen wie die dienstliche E-Mail-Adresse erfasst. Erst dann werden die neuen Mitarbeitenden in RWTHContacts sichtbar.
Der Eintrag ist unter anderem auch notwendig, um Rollen (z.B.: Konventioneller Einkäufer) an diese Personen vergeben zu können. So wird für die durch die Rollen autorisierten Prozesse sichergestellt, dass eine dienstliche Mailadresse verfügbar ist.
Tipps
Alle Mitarbeitenden können Ihren RWTHcontacts Eintrag auch selbst im Selfservice unter Benutzerdaten > RWTH Daten > RWTHcontacts Einrag einsehen.
Der Eintrag ist Grundvoraussetzung für die Annahme von vielen Rollen.
Ähnlich wie bei der Annahme von Rollen dauert es ca. 20-40 Minuten, bis die Zuordnung im Identity Management angekommen ist und Rollen Coupons erfolgreich eingelöst werden können.
5. Rollenvergabe
Nachdem die Personen im Personenverzeichnis eingetragen und eine dienstliche E-Mail-Adresse erfasst wurde, können alle erforderlichen Rollen an die neuen Mitarbeitenden durch die Rollenverwalter (Einrichtungs-intern) vergeben werden:
Vergabe von dezentralen Rollen durch den Rollenverwalter
6. RWTHonline
Neue Mitarbeitende werden nach der Freischaltung durch das ConnectMe-Verfahren nach RWTHonline übertragen. Dies geschieht nicht sofort, sondern dauert etwa 24 - 48 Stunden, bis der Login in RWTHonline möglich ist.
Funktionen in RWTHonline werden über die dortige Funktionsverwaltung vergeben. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Dokumentations-Portal zu RWTHonline (NUR aus dem RWTH-Netz erreichbar).
7. VPN (Virtual Private Network)
Mitarbeitende erhalten automatisch einen VPN-Account. Mit diesem haben sie von außen einen sicheren, verschlüsselten Zugang in des RWTH Netz. Einige Dienste und Dokumentation sind nur aus dem RWTH Netz abrufbar. Analog zur persönlichen E-Mail-Adresse muss in der Account-Liste im IdM Selfservice ein initiales Kennwort gesetzt werden.
Nach der Generierung des Kennworts muss mindestens ein Token für die Multifaktor-Authentifizierung im Tokenmanager erstellt werden.
VPN Zugang ist nur über den Cisco AnyConnect Client unterstützt. Installationslinks und Konfigurationsanleitungen, sowie weitere Informationen über das VPN finden Sie in unserer Dokumentation zum VPN.
8. Eduroam (WLAN)
Mitarbeitende können sich mit dem "eduroam" WLAN Netzwerk an der RWTH und anderen Hochschulen verbinden. Hierfür müssen Sie zuerst im eduroam Gerätemanager Anmeldedaten für Ihre Geräte erstellen. Die Anmeldung erfolgt über den RWTH Single Sign-On.
Bitte beachten Sie, dass sowohl einer neuer Benutzername als auch ein neues Kennwort im Gerätemanager erstellt werden. Weitere Informationen und Konfigurationsanleitungen finden Sie in unserer Dokumentation zu eduroam.
