Auf dieser Website finden Sie einen Guide, an dem sich IT-Administrierende und Personalverantwortliche bei der Einstellung neuer Mitarbeitender orientieren können. Die nachfolgenden Informationen decken die wichtigsten IT-Dienste ab, die durch das IT Center bereitgestellt werden.

Wir empfehlen, der vorgegebenen Reihenfolge zu folgen, um eine reibungslose Einrichtung und Registrierung gewährleisten zu können.

1. Couponeinlösung
2. Einrichtung der Multifaktor-Authentifizierung
3. Einrichtung einer dienstlichen E-Mail-Adresse
4. Registrierung der dienstlichen Telefonnummer
5. Kontaktinformationen in RWTHcontacts
6. Zugang zu RWTHonline
7. Zugang zum VPN
8. Zugang zu eduroam

1. Die Couponeinlösung

Die Couponeinlösung erfolgt selbstständig über IdM ConnectMe durch die Mitarbeitenden. Nach Vertragsunterzeichnung erhalten neue Mitarbeitende per E-Mail einen ConnectMe-Coupon von der Personalabteilung. Die Einlösung des Coupons erfolgt über das ConnectMe-Verfahren.

• Informationen und eine ausführliche Anleitung zum Coupon-Verfahren für Mitarbeitende finden Sie unter folgendem Link.
• Hier können Sie IdM ConnectMe direkt öffnen.

Bitte beachten Sie:

• Im Identity Management können mehrere Status parallel geführt werden. Für studentische Hilfskräfte würde dies z.B. bedeuten, dass Sie nach Einlösung des Coupons neben den Status „RWTH Studierende(r)“ zusätzlich den Status „RWTH Mitarbeitende(r)“ besitzen.
• Sie erhalten im Identity Management den Status „RWTH Mitarbeiter*in“, sofern Ihr Arbeitsvertrag mit der Personalabteilung (Abteilungen 8.1 und 8.2) geschlossen wurde.
• Der ConnectMe-Coupon kann frühstens 6 Wochen vor Arbeitsantritt eingelöst werden. Nach Erhalt der Coupons dauert es 24 Stunden, bis dieser eingelöst werden kann.
• Nach Einlösung des Coupons über das ConnectMe-Verfahren dauert er 24 bis 48 Stunden, ehe die Neuregistrierung in den Zielsystemen verarbeitet wurde.

2. Einrichtung der Multifaktor-Authentifizierung

Die Einrichtung der Multifaktor-Authentifizierung erfolgt selbstständig über den Tokenmanager durch die Mitarbeitenden. Die Nutzung von MFA ist aus Sicherheitsgründen für alle Mitarbeitenden der RWTH verpflichtend.

• Informationen und eine ausführliche Anleitung zur Einrichtung der Multifaktor-Authentifizierung finden Sie unter folgendem Link.
• Hier können Sie den Tokenmanager. direkt öffnen.

Wichtig!

• Bitte, vergewissern Sie sich, dass Sie zumindest einen Token erfolgreich eingerichtet haben, bevor Sie sich aus dem Tokenmanager abmelden.
  Nach der Ersteinrichtung von einem Token ist es nicht mehr möglich, sich im Tokenmanager ohne Einmal Sicherheitscode anzumelden.

Falls Ihre Token nicht mehr funktionieren oder verloren sind, müssen Sie diese an einem Standort vom IT Center persönlich nach Vorlage eines gültigen, amtlichen Ausweisdokuments zurücksetzen lassen.

3. Einrichtung einer dienstlichen E-Mail-Adresse

Die Einrichtung einer dienstlichen E-Mail-Adresse erfolgt im MailAdm durch Inhabende der Rolle „Verwaltung RWTH-E-Mail“. 

• Informationen und eine ausführliche Anleitung zur Einrichtung der dienstlichen E-Mail-Adresse finden Sie unter folgendem Link.
• Informationen zum RWTH MailAdm finden Sie unter folgendem Link.
• Hier können Sie den MailAdm direkt öffnen.

Hinweis:

• Wir empfehlen dienstliche E-Mail-Adressen erst anzulegen, nachdem die Freischaltung durch das ConnectMe-Verfahren vollständig erfolgt ist und ein Benutzername existiert.
  Vermeiden Sie bitte das Anlegen von Identitäts-Doubletten (mehrere Benutzernamen)!

4. Registrierung der dienstlichen Telefonnummer

Die Registrierung der dienstlichen Telefonnummer wird im TK-Portal durch die IT-Administrierenden beantragt. Die Registrierung der dienstlichen Telefonnummer für neue Mitarbeitenden erfolgt über das TK-Portal, indem ein TK-Antrag mit der Option "Registrierung beantragen" erstellt wird.

• Informationen und eine ausführliche Anleitung zur Registrierung der dienstlichen Telefonnummer finden Sie unter folgendem Link.
• Informationen zur Telefonanlage finden Sie unter folgendem Link.
• Hier können Sie das TK-Portal direkt öffnen.

Hinweis:

• Wir empfehlen die Registrierung im TK-Portal vor der Zuordnung im Personenverzeichnis (PVZ) vorzunehmen, damit für diesen Schritt bereits die Telefonnummer der Mitarbeitenden festgelegt ist.
• Die Einrichtung und Nutzung von Webex kann unabhängig durchgeführt werden. Eine Anleitung dazu finden sie unter folgendem Link.

5. Kontaktinformationen in RWTHcontacts eintragen

Die Kontaktinformationen von neuen Mitarbeitenden werden im Personenverzeichnis (PVZ) durch Personen mit der Rolle „Verwaltung Organisation“ angelegt und gepflegt. RWTHcontacts ist das zentrale Verzeichnis für Organisationen und Personen an der RWTH Aachen. Es bietet eine öffentliche Anzeige von Informationen über Mitarbeitende und Organisationen der Hochschule.

• Informationen und eine ausführliche Anleitung zur Benutzung von RWTHcontacts finden Sie unter folgendem Link.
• Hier können Sie RWTHcontacts direkt öffnen.

6. Zugang zu RWTHonline einrichten

Der Zugang zu RWTHonline wird nach Einlösung des Mitarbeitercoupons automatisch eingerichtet. Das System benötigt für diesen Vorgang 24-48 Stunden. Danach ist ein Login in RWTHonline über den Single Sign-On und MFA möglich.

• Informationen und eine ausführliche Anleitung zur Benutzung von RWTHonline finden Sie unter folgendem Link.
• Hier können Sie RWTHonline direkt öffnen.

Hinweis:

• Funktionen in RWTHonline werden über die dortige Funktionsverwaltung vergeben. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Dokumentations-Portal zu RWTHonline (NUR aus dem RWTH-Netz erreichbar).

7. Zugang zum VPN (Virtual Private Network) einrichten

Einige Dienste und Dokumentationen sind nur aus dem RWTH Netzwerk abrufbar. Mitarbeitende erhalten deshalb automatisch nach Ihrer Freischaltung durch das ConnectMe-Verfahren einen VPN-Account. Mit diesem haben sie von außerhalb (z.B. im Homeoffice, während Dienstreisen) einen sicheren, verschlüsselten Zugang in das RWTH Netzwerk.

• Informationen zum RWTH VPN finden Sie unter folgendem Link.
• Informationen zum Instituts-VPN finden Sie unter folgendem Link.
• Hier finden Sie Installations- und Konfigurationsanleitungen für die Einrichtung des Clients für Windows und Mac.
• Hier können Sie das Download-Menü für den Cisco AnyConnect Client direkt öffnen.

Wichtig!

• Der VPN ist durch MFA geschützt. Es ist also zwingend erforderlich, vor der Benutzung bereits Token zum Generieren von Einmal-Sicherheitscodes über den Tokenmanager erstellt zu haben.

8. Zugang zu eduroam (WLAN) einrichten

Der Zugang zu eduroam wird selbstständig durch die Mitarbeitenden über den eduroam Gerätemanager eingerichtet. eduroam ist das WLAN-Netzwerk, das überall auf dem Gelände der RWTH Aachen verfügbar ist.

• Informationen zu eduroam finden Sie unter folgendem Link.
• Hier können Sie den eduroam Gerätemanager direkt öffnen.

Hinweis:

• Die Zugangsdaten für RWTH-Institutes werden über das gleiche Verfahren erstellt, wie die Zugangsdaten für eduroam.