Allgemeine Informationen

Aufgrund der Tätigkeiten der Stipendiat*innen an der RWTH Aachen ist die Nutzung von elektronischen Diensten mit an einen Mitarbeitendenstatus angenäherten Berechtigungen essentiell.

Bisher wurde der Personenkreis als „RWTH-Partner*in“ erfasst, was einen deutlich eingeschränkten Rechteumfang auf der einen und vielen Workarounds bei unterschiedlichen Prozessen auf der anderen Seite erforderlich gemacht hat.

Um den im Vergleich zu einer RWTH-Partner*in erweiterten Berechtigungsumfang und Status als Stipendiat*in zu erhalten, ist daher eine Registrierung im Identity Management notwendig.

Beteiligte Personen:

Stipendiat*innen

Stipendiat*innen sind alle Personen, die befristeten wissenschaftlichen oder künstlerischen Tätigkeiten zur Aus- und Weiterbildung an der RWTH Aachen nachgehen und deren Aufenthalt i.d.R. von Dritten finanziert wird (Stipendium).

Inhaber*in der Rolle "Verwaltung Stipendiaten"

Rolleninhaber*in können nur alle wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Mitarbeitende der RWTH Aachen University sein, die einen Arbeitsvertrag mit dem Dezernat 8 abgeschlossen haben. Ferner muss die Rolle „Verwaltung Stipendiat*innen“ vom Rollenverwaltenden der Hochschuleinrichtung vergeben und anschließen von der empfangenden Person aktiviert werden.

Die Rolleninhaber*in bestätigt durch die Erfassung einer Stipendiat*in die dienstliche Erforderlichkeit der erweiterten Rechte der Stipendiat*in. Alle Eintragungen haben mit angemessener Sorgfalt zu erfolgen.

Ablauf des Verfahrens

Die Stipendiatenverwalter*in einer Einrichtung holt das Einverständnis der Stipendiat*in ein und füllt das Erfassungsformular für Stipendiaten aus. Zusammen mit der Einverständniserklärung wird das Formular auf elektronischem Wege an die Abteilung 8.1 – Personalangelegenheiten des wissenschaftlichen Personals zur Prüfung geschickt.

Diese wiederum stößt die Generierung eines Coupon-Codes an, der der personalverantwortlichen Person per E-Mail zugeht und anschließend von dieser an die Stipendiat*in ausgehändigt wird.

Mit dem Coupon kann die Stipendiat*in sich im Identity Management registrieren. Dabei hat die Stipendiat*in die Möglichkeit, sich mit ihrem bereits bestehenden Benutzernamen (Format: ab123456) zu verknüpfen. Nach erfolgreicher Registrierung wird die Stipendiat*in, falls noch nicht vorhanden, im Identity Management aufgenommen und erhält einen Status, mit dem sie die Dienste der RWTH nutzen kann. Dazu gehören aktuell:

• RWTH Mailservice
• VPN
• Nutzung des WLANs
• WLAN-Gastkennungen
• UMS
• Telefonkonferenzen
• Freiquota Exchange (Im IT-ServiceDesk melden)

• Zugang zu Verlagen in der UB
• Online-Verlage der UB
• Tivoli Storage Manager – Archiv
• Hochleistungsrechnungen der RWTH
• Zugang zu PC-Pools an verschiedenen Standorten
• Zugang zum RWTH Intranet
• RWTH Parkausweis
• sciebo Cloud-Dienst der NRW-Hochschulen

Der Status „Stipendiat*in“ ist zeitlich auf die Dauer des Aufenthalts an der RWTH beschränkt. Sollten sich Änderungen zur ursprünglich angegeben Aufenthaltsdauer ergeben, kann diese jederzeit von der Stipendiatenverwalter*in in dem Erfassungsformular angepasst werden.

Mit Ablauf der Aufenthaltsdauer entfallen die Stipendiat*in-spezifischen Rechte und die Stipendiat*in wird inkl. aller Accounts aus Datenschutzgründen gelöscht. Hat die Stipendiat*in Accounts, die sie über die Dauer des Stipendiums hinaus nutzen darf, bleiben diese und die dafür erforderlichen persönlichen Daten im IdM gespeichert.