Rolleneigner
Jede Rolle ist einem oder mehreren sogenannten „Rolleneignern“ zugeordnet. Rolleneigner*innen sind Verantwortliche für die jeweilige Rolle, wie z. B. für die Rolle „Konventioneller Einkäufer“.
Die Rolleneigner*innen entscheiden anhand rechtlicher und organisatorischer Vorgaben darüber, in welchen Organisationseinheiten die Rolle vergeben werden darf. Sie legen weiterhin die Bedingungen fest, die Rolleninhaber*innen erfüllen müssen, um eine Rolle nutzen zu können (z. B. Prüfung, ob eine PVZ-Verknüpfung für die Rolleninhaber*innen vorhanden sein muss). Schließlich entscheiden sie, für welche Systeme die Rolle genutzt werden kann und welche Berechtigungen über die Rolle erteilt werden.
Konfiguration der Rolle durch Rolleneigner*in
Die Rollenverwaltung stellt den Rolleneigner*innen in der Rollenverwaltung unter dem Menüpunkt „Rolle konfigurieren“ hierfür ein Konfigurationswerkzeug zur Verfügung. In der Navigation links sehen Rolleneigner*innen den Punkt "Rolle konfigurieren". Nach Auswahl der Rolle folgt eine Tabelle mit sechs Konfigurationspunkten. Nachdem der gewünschte Punkt markiert und über die Schaltfläche "weiter" bestätigt wurde, öffnet sich die entsprechende Konfigurationsseite, die im Folgenden der Reihe nach beschrieben werden.
Rollendetails
Einige der hier sichtbaren Felder werden beim Anlegen der Rolle festgelegt und an dieser Stelle automatisch vom System befüllt und sind nicht veränderbar (z. B. die ID, Anzeigename usw.).
Die folgenden Felder sollten durch Rolleneigner*innen ausgefüllt werden:
| Keywords | Keywords werden den Rolleneigner*innen und Rollenverwalter*innen in der Rollenverwaltung angezeigt. Sie können zur Suche können genutzt werden. Es wird gebeten, mehrere Keywords durch ein Komma gefolgt von einem Leerzeichen zu trennen. |
| Startdatum | Dieses Datum dient zur Steuerung der Sichtbarkeit dieser Rolle. Es sollte auf das Datum des Produktionsstarts der Rolle gesetzt werden. Ab diesem Zeitpunkt wird diese Rolle im Bereich Verfügbare Rollen der Rollenverwaltung öffentlich angezeigt, werden alle Rolleneigner*innen über die Einrichtung neuer Kontext per E-Mail informiert und die Rolle kann für Kontexte freigeschaltet werden. |
| Beschreibung | Hier wird eine Beschreibung ergänzt, was mit der Rolle gemacht werden kann. Dieser Text wird den Rollenverwalter*innen in der Rollenverwaltung und den Rolleninhaber*innen im Selfservice angezeigt. |
| Kontakt | Dieser Kontakt wird gemeinsam mit den Namen der Rolleneigner*innen allen Rollenverwalter*innen in der Rollenverwaltung angezeigt. Rollenverwalter*innen werden diesen Kontakt nutzen, um die Freischaltung von Rollen für ihren jeweiligen Kontext zu beantragen. |
| Rolleneigner | Rolleneigner*innen können selbstständig weitere Personen dazu ernennen und sich selbst die Berechtigung entziehen. Es muss mindestens eine Person als Rolleneigner*in eingetragen sein. |
Info- und Zielsystem-Links
Info-Links
Die hier konfigurierten Links werden den Rolleninhaber*innen im Selfservice unter dem Menüpunkt "Rollen" angezeigt. Diese Links enthalten erweiterte Beschreibungen der Rollen wie z. B. Dokumentation der Rechte und Pflichten.
Zielsystem-Links
Die Zielsystem-Links werden den Rolleninhaber*innen ebenso im Selfservice unter dem Menü "Rollen" angezeigt. Diese Links führen zu Systemen, in denen durch Erhalt der Rolle gearbeitet werden kann.
Bedingungen
Über die Bedingungen legen die Rolleneigner*innen fest, welche Bedingungen eine Person bei der Einlösung des Rollen-Coupons erfüllen muss. Sind die Bedingungen nicht erfüllt, kann die Person die Rolle nicht annehmen. Die Bedingungen "hat Ablaufdatum" und "PVZ" werden täglich überprüft und führen bei Nichterfüllung zum Verlust der Rolle. Dies löst eine Infomail an die betroffene Person und an die Rollenverwalter*innen des entsprechenden Kontexts (i. e.Organisationseinheit) aus.
Kontexte
Hier kann eingestellt werden, welche Organisationseinheit die Rolle vergeben darf. Bei einer neu eingerichteten Rolle müssen die Rolleneigner*innen parallel zur Information der Rollenverwalter der betroffenen Kontexte für diese die Rolle freischalten.
Im Auslieferungszustand kann die Rolle in keinem Kontext verwendet werden.
Sobald der Haken bei einem Kontext entfernt wird, kann die Rolle dort nicht neu vergeben werden.
Rollen-Coupons der konfigurierten Rollen können nicht mehr an neue Personen vergeben werden, sobald das Maximum erreicht ist. Rolleninhaber*innen kann ihre Rolle nicht mehr entzogen werden (weder manuell noch automatisch), sobald das Minimum erreicht wurde.
Automatische Freischaltung in neuen Kontexten
Hier kann angegeben bzw. ausgewählt werden, wenn eine Rolle automatisch in neuen Kontexten (Organisationseinheiten) der dargestellten Kategorien verfügbar sein soll.
Wird das Kästchen in der Überschriftenzeile angehakt, werden alle Organisationseinheiten ausgewählt.
Einzelne Organisationseinheiten können dann entsprechend auch wieder abgewählt werden. Es können auch nur einzelne Kontexte angeklickt werden, wenn die Rolle nur in wenigen Organisationseinheiten vergeben werden soll.
Rechts neben jedem Kontext befindet sich eine Spalte, um die minimale Anzahl an Rolleninhaber*innen für diesen Kontext festzulegen.
Manuelle Freischaltung in bestehenden Kontexten
Hier kann ausgewählt werden, bei welchen bestehenden Organisationseinheiten die Rolle verfügbar sein soll.
Rechts neben jedem Kontext befinden sich zwei Spalten, um die minimale und maximale Anzahl an Rolleninhaber*innen für diesen Kontext festzulegen.
Rollen entziehen
Folgende Übersicht zeigt alle Kontexte (Organisationseinheiten), in denen die ausgewählte Rolle nicht mehr neu vergeben werden kann.
Angezeigt wird die Anzahl der Rolleninhaber*innen (Personen). Mit dem Löschen-Kreuz können Sie allen Rolleninhaber*innen im jeweiligen Kontext die Rolle entziehen.
Möchten Sie die Rolle im jeweiligen Kontext wieder neu verfügbar machen, so wählen Sie im vorherigen Menü die entsprechenden Kontextfigurationen aus.
