Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie als Rollenverwalter*in Rollen vergeben und verlängern.

Rollenverwalter*innen sind Rolleninhaber*innen der Rolle Verwaltung Rollen, also Personen, die Rollen an andere Nutzende vergeben können.

 

Hinweis für Rollenverwalter*innen der Zentralen Hochschulverwaltung

Eine Vergabe der Bestellerrollen ist nicht möglich. Für den Bedarf der ZHV hat der Kanzler die Beschaffungszuständigkeit auf die Abteilungen 7.3, 8.4, 5.0, 5.3 und 10.1 übertragen.

• Rolle vergeben
• Rollencoupon verlängern
• Rolle verlängern

Rolle vergeben

Schritt 1
Rufen Sie die Rollenverwaltung auf.

Schritt 2
Wenn Sie Rollenverwalter*in an mehreren Organisationen sind, wählen Sie bitte die entsprechende Organisationseinheit, Einrichtung oder Gruppe aus.

Schritt 3
Klicken Sie auf Rolle vergeben.

Schritt 4
Wählen Sie die Rolle aus, die Sie vergeben möchten (hier z.B. Bestellung IT).

Bitte beachten Sie:
Die Spalte "Anzahl" listet auf:

• der geringsten Anzahl an Personen, die die Rolle in der Organisation haben müssen (auf dem Bild z. B. 1),
• der Anzahl an Personen, die die Rolle aktuell besitzen (hier 90),
• der maximalen Anzahl an Personen, die die Rolle haben können (hier unbegrenzt). Sollten Sie mehr Rollen vergeben müssen, wenden Sie sich bitte an den Rolleneigner. Klicken Sie hierzu auf das "i" ("Rollendetails").

Schritt 5
Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 6
Tragen Sie folgende Informationen ein:

• Vorname und Nachname
• Ablaufdatum der Rolle
• E-Mail-Adresse der Person

Schritt 7
Wenn gewünscht, setzen Sie einen Haken bei "E-Mail sofort versenden".

Schritt 8
Klicken Sie auf Coupon ausstellen.

Hinweis:
Wenn Sie die Rolle an mehrere Personen vergeben möchten, können Sie eine CSV-Datei im UTF-8 Format unter "Coupons hochladen" hochladen. Das erforderliche Format lautet:

Vorname;Nachname;E-Mail-Adresse[;optionaler Kommentar (max. 200 Zeichen)]

Wenn Sie die Box in Schritt 7 ausgewählt haben, wird der Coupon nun per E-Mail an die Person geschickt. Um die Rolle nutzen zu können, muss sie den Rollencoupon einlösen.

Schritt 9
Wenn Sie die Box nicht gecheckt haben, wird Ihnen nun der Reiter "Coupons" angezeigt.

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Coupon auszustellen:

1. Klicken Sie auf das PDF-Symbol ("Coupon als PDF generieren"), um den Coupon herunterzuladen.
2. Klicken Sie auf den Umschlag ("Coupon als E-Mail verschicken"), um den Coupon per E-Mail zu verschicken.

Um die Rolle nutzen zu können, muss die Person den Rollencoupon einlösen.

Rollencoupon verlängern

Die Person hat 14 Tage Zeit, den Coupon einzulösen. Danach läuft er ab und ist nicht mehr einlösbar.

Der Coupon ist noch 14 Tage lang im Reiter "Coupons" zu finden.

Um den Coupon zu verlängern, klicken Sie auf das Akkusymbol ("Coupon verlängern"). Der Coupon kann nun für weitere 14 Tage eingelöst werden.

Sollte der Coupon in der Couponsübersicht nicht mehr erscheinen, vergeben Sie die Rolle erneut.

Rolle verlängern

Sie werden 14 Tage vor Ablauf einer Rolle per E-Mail benachrichtigt. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Rolle zu verlängern.

Auf diese Weise können Sie auch Ihre Rolle als Rollenverwalter*in verlängern.

Schritt 1
Rufen Sie die Rollenverwaltung auf.

Schritt 2
Klicken Sie im Menü links auf Rollen unter "Übersicht".

Schritt 3
Suchen Sie in der Übersichtstabelle nach der richtigen Person und Rolle.

Schritt 4
Klicken Sie auf das Akkusymbol ("Rollenzuweisung verlängern").

Schritt 5
Geben Sie ein neues Ablaufdatum ein.

Schritt 6
Klicken Sie auf Coupon ausstellen.

Der Coupon wird anschließend automatisch an die betroffene Person per E-Mail geschickt. Um die Rolle zu verlängern, muss sie den Rollencoupon einlösen.