Für die Verwaltung der Telefonendgeräte ist das IT Center verantwortlich. Bei der Netzerneuerung erfolgt eine Ersatzbereitstellung 1:1 entsprechend des bisherigen Bestandes. Der bisherige Bestand der veralteten Endgeräte wird abgebaut. Die Ersatzbeschaffung für die gesamte RWTH Aachen ist durch einen Finanzierungsantrag und die Zusage des Landes NRW abgedeckt. Die Nutzenden werden also bei der Neuausstattung (1:1) nicht finanziell belastet. 

Die Kompensation für gegebenenfalls in der Vergangenheit selbst finanzierte Endgeräte oder aktuellen Minderbedarf an Telefonendgeräten ist nicht möglich.

Auch wenn weniger Telefonendgeräte gewünscht oder erforderlich sind, entstehen Kosten für die Nutzung von Geräte-Lizenzen.

Bei Mehrbedarf sind nutzerseitig die Mehrbedarfskosten zu tragen. Bezahlt wird nicht das Endgerät selbst, sondern die Bereitstellung. Diese umfasst das Endgerät inkl. Lizenz und Ersatz im Falle eines defekten Endgerätes. 

Der Verlust von Endgeräten ist durch die jeweilige Einrichtung finanziell auszugleichen (Wiederbeschaffungswert).