Datenschutzhinweise
1. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der:
Rektor der RWTH Aachen University
Templergraben 55
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Telefon: +49 241 80 1
Telefax: +49 241 80 92312
E-Mail: rektorat@rwth-aachen.de
Website: www.rwth-aachen.de/rektorat
Für die Umsetzung des
RWTH Aachen University
IT Center RWTH Aachen University
Leitung der Einrichtung
Seffenter Weg 23
52074 Aachen
Telefon: +49 241 80 24680
E-Mail: servicedesk@itc.rwth-aachen.de
Webseite: www.itc.rwth-aachen.de
2. Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten
Erreichbarkeit der behördlich bestellten Datenschutzbeauftragten
Stabsstelle Datenschutz der RWTH Aachen University
Templergraben 83
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Deutschland
Telefon: +49 241 80 94114
E-Mail: dsb@rwth-aachen.de
3. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Gegenstand und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
Erstellung eines Online-Kontos zur Nutzung der MATLAB und Simulink Einzelplatzlizenz / nutzerbezogenen Lizenz.
Durch die Erstellung des Online-Kontos können zusätzlich weitere von Mathworks bereitgestellte Dienste im Rahmen der vorhandenen Lizenz genutzt werden. Dies wird von der RWTH nicht empfohlen und kann technisch nicht unterbunden werden.
Die von MATLAB in der Cloud angebotenen Dienste sowie die nutzerbezogenen Lizenzen werden auf externen Servern bereitgestellt, die Drittanbietern, u.a. AWS, gehören. Die RWTH Aachen hat physisch keinen Zugriff auf die Hardware. Die RWTH Aachen ist jedoch für die Realisierung der Authentifizierung und Verwaltung der Lizenzen verantwortlich.
Um die Authentifizierung sowie die Verwaltung der Dienste und der Einzelplatzlizenzen technisch zu ermöglichen, werden beim Login über Shibboleth Single-Sign-On (SSO) folgende Daten übermittelt:
- Status
- RWTH E-Mail-Adresse (Endung auf @rwth-aachen.de oder @<Abkürzung der Einrichtung>.rwth-aachen.de)
- eduperson Target ID
Es werden keine weiteren Daten von der RWTH an MathWorks übertragen.
Bei der Erstellung des Online-Account werden durch MathWorks weitere personenbezogenen Daten abgefragt. Diese werden nicht von der RWTH übertragen, sondern müssen von Nutzenden selbst angegeben werden. Folgende Daten werden abgefragt:
- Vor- und Nachname (Wir empfehlen Ihnen ein Pseudonym, statt Klarnamen anzugeben)
- Physischer Standort
- Abteilung
- Beschreibung der Tätigkeit
MathWorks verwendet die von der RWTH übermittelten personenbezogenen Daten insbesondere zur:
- Bereitstellung, Betrieb und kontinuierliche Verbesserung von Produkten
- Services und Support (inkl. Konten-/Lizenzverwaltung, Authentifizierung, Schulungen/Events)
- Bearbeitung von Kundenanfragen und Kommunikation
- Integration mit Drittanbietern sowie
- Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen.
Die Datenverarbeitung beruht auf einem zwischen der RWTH und MathWorks Inc. abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages.
Bei den in der Cloud angebotenen Diensten ist eine vollständige Beurteilung Ihrer Sichtbarkeit nicht abschließend möglich. Nachfolgend wird auf die gängigsten Anwendungen und verfolgbare Sichtbarkeiten eingegangen:
- Ihre Aktivitäten können immer dann sichtbar sein, wenn Sie sich im Rahmen dieser Clouddienste mit anderen Nutzenden zusammenschließen.
- Wenn Dateien über MATLAB Drive oder andere Clouddienste freigegeben werden, können diese für andere Nutzende sichtbar sein.
- Andere Nutzende können Sie im Rahmen der Clouddienste einladen. Dabei können Ihr Name sowie weitere Daten aus Ihrem MATLAB-Konto sichtbar sein.
- Bei der Zusammenarbeit an Dokumenten können die Änderungen, die Sie oder Andere an geteilten Dokumenten vornehmen sowie Metadaten wie Änderungszeitpunkte usw., sichtbar sein.
Folgende Datenkategorien (1-5) werden bei der Nutzung von MATLAB und Simulink verarbeitet und gespeichert:
- Personenbezogene Basis- und Kontaktdaten (Status, die dienstliche E-Mail Adresse / Studierenden-E-Mail-Adresse und die „eduperson Target ID“ - erfolgt über Shibboleth (SSO))
- Profilerstellung (die Daten, die bei den Nutzenden im Online-Konto von MATLAB und Simulink erhoben werden)
- Logfile mit Zugriffen
- System generierte Protokolldaten (z.B. Änderungshistorie)
- Dokumente und Dateien
Betroffene Personen sind diejenigen mit einem Online-Konto zur Nutzung der MATLAB- und Simulink-Einzelplatzlizenz/nutzerbezogenen Lizenz.
Bei der Nutzung von MATLAB und Simulink gelten die Nutzungsbedingungen von MathWorks und die Nutzungsbedingungen der RWTH zu MathWorks. Die Datenschutzinformationen von MathWorks zu MATLAB und Simulink finden Sie auf der MathWorks webseite.
Empfänger der Daten
Zugriffsberechtigte Personen sind grundsätzlich die Beschäftigten der verantwortlichen Stelle, die auf Grund ihrer Position oder Funktion Zugang zu bestimmten dafür relevanten Daten haben.
Administrierende des IT Centers haben Zugriff auf das Adminportal zur Verwaltung der Lizenzen und Supportzwecken (sichtbar: Vor- und Nachname ggfs. vom User pseudonymisiert, E-Mail Adresse, Host-Id)
Weitere Empfänger der Daten: The MathWorks Inc., zwecks Auftragsverarbeitung und Vertragserfüllung
MATLAB und Simulink gehören zur Firma The MathWorks Inc., Natick, Apple Hill Campus 1 Apple Hill Drive Natick, MA 01760-2098 UNITED STATES.
Die Datenübermittlung geschieht auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags und des EU-U.S. Data Privacy Frameworks.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten
Die Bereitstellung von Matlab und Simulink und die Nutzung durch Mitarbeitende und Studierende der RWTH erfolgt mit folgender Rechtsgrundlage:
- Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3, i.V.m. § 18 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. § 3 Ab. 1 HG NRW - Nutzung von Matlab und Simulink erfolgt in der Rolle als Beschäftigte der RWTH zur Erfüllung der damit verbundenen Aufgaben der Hochschule
- Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 3 DSG NRW i.V.m. § 3 Abs. 1 HG NRW- Nutzung von Matlab und Simulink erfolgt in der Rolle als Studierender der RWTH im Rahmen des Studiums an der RWTH
Datenlöschung und Speicherdauer
Eine Löschung des Online-Kontos bei Mathworks erfolgt bei manueller Löschung (z.B. durch den Nutzenden oder durch ein Löschersuchen) oder bei Kündigung des Lizenzvertrags seitens der RWTH. Dabei gilt:
- MathWorks löscht Ihre Daten oder gibt sie, je nach Vorgabe, der verantwortlichen Stelle, zurück.
- Sämtliche Kopien Ihrer personenbezogenen Daten werden ebenfalls entfernt.
Bei einem Verlust der Autorisierung (z.B. Exmatrikulation oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses) ist ein Login in das Online-Konto nicht mehr möglich.
4. Kontaktaufnahme
Gegenstand und zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
Für Ihre Kontaktaufnahme mit dem IT Center der RWTH für Hilfe technischer Art (Installation, Verfügbarkeit, aktuelle Versionen) bieten wir Ihnen die Möglichkeit über das IT-ServiceDesk in Kontakt zu treten. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens, wie beispielsweise der Beantwortung Ihrer Frage oder für die Erfüllung von Betroffenenrechten. Die Speicherung dient der weiteren Korrespondenz im Rahmen der Tätigkeit des IT Centers der RWTH. Bei einer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder Chat werden die von Ihnen freiwillig mitgeteilten Daten gespeichert, damit wir auf Ihr Anliegen eingehen können.
Nutzern der MathWorks-Produktfamilie steht außerdem kostenloser Technischer Support über das Webportal von MathWorks "MATLAB Hilfe-Center", oder Telefon zur Verfügung. Die Verarbeitung dieser Daten geschieht laut den Bedingungen von MathWorks.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Diese Verarbeitung dient der Wahrnehmung der Aufgaben der Hochschule und erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. § 3 Abs. 1 HG NRW.
Datenlöschung und Speicherdauer
Die anfallenden personenbezogenen Daten, die wir per E-Mail oder Kontaktformular erhalten bzw. auf Basis Ihrer postalischen Eingabe erfassen, löschen wir, sobald die Speicherung nicht mehr für den von Ihnen verfolgten Zweck oder im Zusammenhang mit damit ausgelösten Verwaltungsvorgängen und den hierfür geltenden Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Die Frist zur Aufbewahrung eines Verwaltungsvorgangs beträgt zehn Jahre nach Bearbeitung des letzten Eintrags. Die Frist für die Aufbewahrung im Zusammenhang mit der Wahrnehmung von Betroffenenrechten beträgt 3 Jahre.
5. Rechte der betroffenen Person
Werden personenbezogene Daten von dem/der Betroffenen verarbeitet, stehen ihm/ihr folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu.
Der/ die Betroffene hat gemäß Artikel 15 ff. DSGVO dem Verantwortlichen gegenüber unter den dort definierten Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Auch hat er/sie gemäß Artikel 77 DS-GVO das Recht der Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn der/die Betroffene der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der ihn/sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt. Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung des/der Betroffenen beruht (vgl. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO), hat er/sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird; dieser entfaltet seine Wirkung erst für die Zukunft.
Zur Ausübung der vorgenannten Rechte sendet der/ die Betroffene eine E-Mail an servicedesk@itc.rwth-aachen.de
