Im Software-Shop werden zwei Kategorien von Produkten angeboten. Zum einen die durch die RWTH Aachen vorfinanzierten A-Produkte und zum anderen die B-Produkte aus Rahmenverträgen. Je nach Produktkategorie unterscheiden sich die Abrechnungsprozesse. Dieser Artikel enthält eine Zusammenfassung des Rechnungsstellungsprozess im neuen Software-Shop.

Abrechnung der A-Produkte

Rechnungen für A-Produkte, die über den Software-Shop erstellt werden, werden intern zwischen dem Konto des IT Centers und dem Konto der Einrichtung umgebucht. Dazu wird beim Kauf der Software ein PSP Element angegeben. Nach der Bestellung wird direkt eine Bestellinformation an den Bestellenden gesandt.

Das IT Center führ einmal im Monat die Abrechnung vom Vormonat durch. Dies geschieht über Schnittstellenbuchungen. Die Buchung wird automatisch durch die ZHV durchgeführt und das beim Kauf angegebene PSP-Element der Einrichtung belastet. Im Datensatz von SAP können die Einrichtungen dann die Rechnungen abrufen.

Abrechnung der B-Produkte

Bei B-Produkten erfolgt die Rechnungsstellung über den Händler des jeweiligen Rahmenvertrages an die zentrale Rechnungsstelle der RWTH Aachen, d.h. die Rechnung ist in FIORI sichtbar.
Daher muss während des Bestellprozesses im Software-Shop kein PSP-Element angegeben werden. Im Anschluss der Bestellung erhält der Bestellende und die zentrale Adresse der Einrichtung eine Bestellbestätigung per Email und der Händler des Vertrages wird über die Bestellung informiert. Dieser stellt die Rechnung an die zentrale Rechnungsstelle der RWTH Aachen.
 

Der Prozess wird hier veranschaulicht: