Auf dieser Seite finden Sie die Datenschutzhinweise zur Beschaffung und Zuweisung von zentral bereitgestellten Lizenzen über den Software-Shop.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
2. Datenschutzbeauftragte
3. Allgemeines zur Datenverarbeitung
4. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles
5. Verwendung von Cookies
6. Kontaktaufnahme
7. Rechte der betroffenen Person

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Rektor der RWTH Aachen University
Templergraben 55
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
E-Mail: (E-Mail schreiben an:) rektorat@rwth-aachen.de
Website: www.rwth-aachen.de/rektorat (wird in neuem Tab geöffnet)

Verantwortliche Stelle für die interne Verarbeitung:

IT Center der RWTH Aachen University 
Seffenter Weg 23
52074 Aachen
E-Mail: (E-Mail schreiben an:) servicedesk@itc.rwth-aachen.de
Webseite: www.itc.rwth-aachen.de (wird in neuem Tab geöffnet)

2. Datenschutzbeauftragte

Erreichbarkeit der behördlich bestellten Datenschutzbeauftragten:

Stabsstelle Datenschutz der RWTH Aachen University
Templergraben 83
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Deutschland
E-Mail: (E-Mail schreiben an:) dsb@rwth-aachen.de
Website: www.rwth-aachen.de/datenschutz (wird in neuem Tab geöffnet)

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Gegenstand und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Der RWTH Software Shop ist eine Dienstleistung der Academic Software BV. Der Shop läuft nicht auf Servern der RWTH, sondern wird vollständig vom Dienstleister bereitgestellt. Der Software-Shop dient zur Zuweisung von zentral beschaffter Software. Über den Software-Shop kann von Mitarbeitenden, Einrichtungen und Studierenden verschiedene Software bestellt werden, welche von der RWTH Aachen zentral zur Verfügung gestellt wird. Der Login erfolgt über den RWTH Single Sign-On.

Die Inhalte (Softwareprodukte) werden durch das IT Center in den Shop eingestellt. Darüber hinaus können weitere Rahmenverträge perspektivisch so in den Shop integriert werden, dass Einrichtungen der RWTH Aachen Lizenzen selbstständig beschaffen können. Der Software-Shop ist an SAP angebunden. Ein RANF Export wird an Dezernat 7 übermittelt. RANF bezeichnet die Rechnungsanforderung, welche für die zentralen Dienste innerhalb der RWTH zur Umbuchung der anfallenden Kosten dient. Das IT Center erhält monatlich einen Export mit der Übersicht über die Bestellungen.

Folgende Daten werden beim Login abgefragt:

• Vor- und Nachname
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse)
• Rolle der Person (IT-Besteller)
• Status (member,employee,student)
• Pairwiseid (Eindeutiger Identifier der Person für genau diesen ServiceProvider)
• IP-Adresse
• Organisationseinheit (Straße, PLZ, Ort, Postfach); Org-ID; Name der Einrichtung

Zudem werden beim Bestellprozess noch folgende Daten gespeichert:

• Bestellinformationen (Bestellnummer, Waren und Warenmengen)

Empfänger der Daten

Die RWTH Aachen übermittelt personenbezogene Daten über den RWTH Single Sign-On an Academic Software BV (Betreiber des Software Shop). Folgende Daten werden übermittelt:

Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Status, die Rolle der Person, pairwiseid, Organisationseinheit und IP-Adresse.

Die RWTH Aachen und Academic Software BV haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen.

Das IT Center erhält einen monatlichen Export mit allen Bestellungen. Dezernat 7 erhält einen RANF Export, welcher Informationen zur Bestellung enthält.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) Abs. 3 DSGVO, i.V.m. § 18 Abs. 1 DSG NRW, d. h. Nutzung vom Software-Shop der Academic Software erfolgt in der Rolle als Beschäftigter der RWTH zur Erfüllung der damit verbundenen Aufgaben der Hochschule (IT-Besteller*innen) Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO d.h. Nutzung von Software-Shop der Academic Software erfolgt in der Rolle als Studierender der RWTH im Rahmen des Studiums an der RWTH.

Datenlöschung und Speicherdauer

Beim Login in den Software-Shop wird automatisch ein Account dort angelegt. Die Accountdaten, inkl. vorgenommener Bestellungen werden grundsätzlich fünf Jahre aufbewahrt und anschließend durch den Betreiber des Software-Shops gelöscht.

Bei Vertragsende werden sämtliche Daten der RWTH auf Seiten des Software Shop Betreibers vollständig gelöscht.

Bei Bestellungen werden die Daten inklusive der personenbezogenen Daten der Bestellenden bei der RWTH Aachen 10 Jahre ab Bestelldatum aufbewahrt.

4. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Gegenstand und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Bei jedem Login im Software-Shop ist technisch ein Austausch von Informationen zwischen Ihrem Endgerät, beispielsweise Ihrem Computer, Tablet oder Mobiltelefon und Servern des Software-Shops erforderlich, um eine Kommunikation zwischen Ihrem Endgerät und dieser Webseite herzustellen. Bei jedem Zugriff auf die Webseite werden zudem Daten über diesen Vorgang vorübergehend in einer Protokolldatei (Logfile) verarbeitet und gespeichert. Im Einzelnen fallen folgende Daten an:

Bitte prüfen, was für Ihren Fall zutreffend ist. Überflüssiges bitte entfernen. Zusätzliches bitte ergänzen.

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• IP-Adresse des Nutzers
• Anfragedetails und Zieladresse
• Name der abgerufenen Datei
• übertragene Datenmenge
• Meldung, ob der Zugriff / Abruf erfolgreich war
• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
• Informationen über das Betriebssystem des Nutzers
• Den Internet-Service-Provider des Nutzers
• Websites, von denen das System des Nutzers auf die Webseite der RWTH Aachen University gelangt
• Informationen über die aufgerufenen Webseiten und Dateien

Logdaten: IP Adresse und Bestellinformationen (Bestellnummer, Waren und Warenmengen)

Die Protokolldaten werden für einen ordnungsgemäßen Betrieb der Webseiten, das heißt zum Erkennen, Eingrenzen oder Beseitigen von Störungen oder Fehlern verarbeitet.

Darüber hinaus werden die Protokolldaten zur technischen Sicherheit, insbesondere zum Schutz vor und zur Abwehr von Cyberangriffen verarbeitet. Dies erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), 32 Abs. 1 DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die vorübergehende Speicherung der Daten zur technischen Kommunikation und der Protokolldateien erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. §3 HG NRW.

Datenlöschung und Speicherdauer

Academic Software speichert weder die IP-Adressen der Nutzenden noch andere Arten von personenbezogenen Daten in den Logdateien. Dadurch kann niemand in den Logdateien identifiziert werden. Nach 6 Monaten werden die Logdateien gelöscht.

5. Verwendung von Cookies

Der Software-Shop der RWTH Aachen University verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Informationen, die durch den Internetbrowser, in der Regel in einer Datenbank, verwaltet werden. Ruft ein Nutzer den Software-Shop auf, so kann ein Cookie auf dem Computersystem des Nutzenden gespeichert werden.

Genauere Beschreibungen zu den von Academic Software eingesetzten Cookies finden Sie in der Wissensdatenbank von HubSpot (wird in neuem Tab geöffnet).

6. Kontaktaufnahme

Die Kontaktaufnahme erfolgt im Rahmen des Software-Shops über den in der Webanwendung unten rechts zu findenden Support-Button, um Hilfestellungen für die Anwender zu gewährleisten. Hierzu werden von Academic Software folgende Daten abgefragt und durch den Nutzenden explizit eingegeben:

• Name
• Email-Adresse
• Name der Hochschule
• Studierende oder Mitarbeitender

Die Verarbeitung dieser Daten geschieht laut den Bedingungen von Academic Software (wird in neuem Tab geöffnet).

7. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von dem/der Betroffenen verarbeitet, stehen ihm/ihr folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu.

Der/ die Betroffene hat gemäß Artikel 15 ff. DS-GVO dem Verantwortlichen gegenüber unter den dort definierten Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Auch hat er/sie gemäß Artikel 77 DS-GVO das Recht der Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde (wird in neuem Tab geöffnet), wenn der/die Betroffene der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der ihn/sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt. Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung des/der Betroffenen beruht (vgl. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO), hat er/sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird; dieser entfaltet seine Wirkung erst für die Zukunft.

Zur Ausübung der vorgenannten Rechte sendet der/ die Betroffene eine E-Mail an:

(E-Mail schreiben an:) servicedesk@itc.rwth-aachen.de
 

Stand: Oktober 2026