Umgang mit Anhängen
Auf dieser Seite finden Sie Informationen zum generellen Umgang mit Anhängen, gesperrten Anhängen und Alternativen zum Versand von E-Mails mit großen Anhängen oder Datenmengen.
Umgang mit Anhängen
E-Mail-Anhänge können potenziell gefährliche Dateien (z. B. Malware) enthalten. Überprüfen Sie besonders bei E-Mails, welche Ihnen verdächtig oder ungewöhnlich vorkommen, ob es sich um eine legitime E-Mail und den korrekten Anhang handelt.
Fragen Sie im Notfall beim Absender der E-Mail nach. Wie Sie verdächtige Anhänge und E-Mails erkennen können und wie Sie im Umgang damit vorgehen sollten, können Sie im Artikel Verdächtige E-Mails nachlesen.
Besonders angehangene Dateien mit den Endungen .exe, .msi, .bat oder .zip, .rar können potenziell gefährlich sein. Aber auch andere Dateitypen mit enthaltenen Markos, beispielsweise .doc, .docx, .pdf können verwendet werden.
Um das Gefahrenpotenzial von Anhänge zu minimieren, filtert die RWTH Dateien die als gefährlich erkannt werden, oder potenziell gefährliche Makros enthalten bereits im Voraus. Informationen dazu können Sie im Artikel E-Mail-Makrofilterung finden.
Selbst mit der Filterung können nicht alle verdächtigen Dateien gefunden werden. Bevor Sie Anhänge speichern / herunterladen oder öffnen, können Sie diese zusätzlich über Antivirensoftware oder Seite wie Virustotal prüfen.
Gesperrte Anhänge in Outlook
Outlook sperrt aus Sicherheitsgründen bereits den Zugriff auf ausgewählte E-Mail-Anhänge. Andere E-Mail-Clients besitzen ähnliche Regeln. Wir würden Sie bitten zu überprüfen ob dies für den von Ihnen verwendeten E-Mail-Client zutrifft.
Die Einstellungen können selbstständig angepasst werden, wobei es drei Optionen gibt:
- Der Anhang ist komplett gesperrt: Dem Empfänger wird nur angezeigt, dass ein Anhang vorhanden ist, der Benutzer kann aber nicht darauf zugreifen.
- Der Anhang muss heruntergeladen und abgespeichert werden, bevor er ausgeführt und geöffnet werden kann.
- Der Anhang kann durch Doppelklicken direkt geöffnet werden.
Sie können bestimmte Anhang-Typen, bzw. Dateien mit bestimmten Dateiendungen aus diesem Filter entfernen, wenn legitime Anhänge mit diesen Dateiendungen gesperrt sind. Dies erhöht aber gleichzeitig das Risiko.
Um die Einstellungen zu ändern, folgen Sie diesen Schritten:
Schritt 1
Schließen Sie alle aktiven Outlook Instanzen.
Schritt 2
Suchen Sie über die Windows Suche oder Windows Ausführen nach regedit (alternativ Registry Editor / Registrierungs-Editor) und starten Sie die Applikation.
Schritt 3
Dadurch öffnet sich der Registrierungs-Editor.
Navigieren Sie nun zu nachfolgendem Pfad:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Versionsnummer\Outlook\Security
Die Versionsnummer kann je nach Ihrer Microsoft Office bzw. Outlook Version variieren, wählen Sie danach Outlook\Security. Beispielsweise:
- Outlook 2000:
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook\Security] - Outlook 2002:
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook\Security] - Outlook 2003:
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Security] - Outlook 2007:
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Security] - Outlook 2010:
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Security] - Outlook 2013:
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Security]
Schritt 4
Klicken Sie nun auf Bearbeiten -> Neu -> Zeichenfolge und geben Sie dort Level1Remove ein.
Dadurch wird ein Ordner mit dem Namen Level1Remove erstellt.
Schritt 5
Öffnen Sie nun mit Doppelklick den Ordner Level1Remove und geben Sie die Dateiendungen ein, die Sie gerne erhalten möchten. Diese werden dann aus dem Outlook internen Filter genommen und angenommen.
Denken Sie bitte daran, bei der Aktivierung mehrerer Dateiendungen, diese durch ein ";" zu trennen.
Bestätigen Sie die Eingabe mit Klick auf OK.
Schritt 6
Schießen Sie anschließend den Registrierungs-Editor, um die Änderungen zu speichern.
Nun können Sie Outlook wieder öffnen und die vorher gesperrten Dateitypen sind nun aktiviert und können geöffnet werden.
Versenden von großen Datenmengen
Wenn Sie große Datenmengen mit Dateianhängen per E-Mail an mehrere Adressen, oder Verteilerlisten versenden wollen, kann dies schnell zu Problemen führen:
- Je nach Menge der Adressaten (Verteilerlisten enthalten oft tausende von E-Mail-Empfängern) kann der Datenverkehr sehr hoch sein.
- Bekannte E-Mail-Provider erlauben in der Regel eine Gesamtmail-Größe von 20MB bis 40MB (Empfang & Versand)
- An der RWTH Aachen beträgt die maximale Mailgröße 25MB (Mailtext + Anhang) um zu gewährleisten, dass E-Mails innerhalb und außerhalb der RWTH Aachen zugestellt werden können.
- Mailpostfächer bieten in der Regel nur begrenzten Speicherplatz. Sie sind für die Aufbewahrung von großen Dateien nicht geeignet.
Es bietet sich daher an, Dateien auf alternativen Wegen zur Verfügung zu stellen. Z.B.: können Sie Dateien per Downloadlink auf einen Datenspeicher verfügbar machen. Neben den oben genannten Hinweisen, kann dies auch zu mehr Sicherheit in der Kommunikation führen.
Wenn Sie beispielsweise bei der Arbeit an kollaborativen Projekten bereits Services zur Datenspeicherung verwenden, so bieten diese oft integrierte Lösungen für das Teilen von Daten an.
Besonders beim Umgang mit Dokumenten empfiehlt sich der Einsatz eines entsprechenden Services, da man so gewährleisten kann, dass alle Adressaten stets auf die aktuellste Version eines Dokumentes zugreifen und nicht mehrere Versionen als z.B.: im Mail-Anhang im Umlauf sind.
Als Alternativen können Sie an der RWTH folgende Wege nutzen:
