Stellvertretungen konfigurieren
Es gibt mehrere Szenarien, in denen es sinnvoll ist, Postfachinhalte zwischen Kolleg*innen zu teilen. Hierbei gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen:
- Die Einrichtung von Stellvertretungsrechten
- Die Einrichtung von manuellen Zugriffsrechten
- Die Einrichtung von Vollzugriffsrechten
Diese Option wird im Normalfall bei persönlichen Postfächern konfiguriert. In diesem Fall obliegt die Konfiguration der Stellvertretungsrechte der Person, die für ihr Postfach eine Stellvertretung definieren möchte. Innerhalb dieser Konfiguration kann bestimmt werden, über welche Rechte, an welchen Ordnern, die Stellvertretung verfügen soll.
Hinweis: Um Zugriffsrechte für Stellvertretung für ein funktionales E-Mail-Postfach über Outlook zu konfigurieren, fügen Sie den funktionalen Account in Outlook hinzu oder richten Sie ein separates Outlook-Profil für das Postfach ein. |
I. Stellvertretungsrechte einrichten
Stellvertretungsrechte können üblicherweise über Outlook konfiguriert werden.
Hierzu starten Sie Outlook und rufen anschließend den Menüpunkt "Datei" mit der Option "Kontoeinstellung" – "Zugriffsrechte für Stellvertretung" auf:
Im ersten Dialogfeld könne Sie nun "Hinzufügen“ auswählen, um nach einer Person aus Ihrem Adressbuch zu suchen, der Sie Stellvertretungsrechte erteilen möchten. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK“.
Wenn Sie das getan haben können Sie in einem zweiten Schritt die Benutzerrechte bestimmen, mit denen diese Person auf Ihr Postfach Zugriff bekommen soll.
- (1) Hier können Sie die Berechtigungsstufe auswählen.
- (2) Durch aktivieren dieses Feldes bekommen Stellvertreter*innen eine E-Mail mit der Zusammenfassung der vergebenen Berechtigungen.
- (3) Durch aktivieren dieses Feldes können Stellvertreter*innen auf Ihre privaten Elemente zugreifen.
Wenn Sie für den "Posteingang" "Autor"-Rechte vergeben, dann kann Ihre Stellvertretung auch Mails in ihrem Namen versenden.
Aufgrund mehrerer Mail Header Felder wird diese Mail beim Empfänger mit dem Anhang „[…] im Auftrag von […]“ angezeigt.
Ihre Stellvertretung muss nun nur noch Ihr Postfach in ihr eigenes Outlook Profil einbinden und kann unter Beachtung der konfigurierten Rechte auf Ihren Postfachinhalt zugreifen. Sollen weitere Ordner und deren Inhalt der Stellvertretung bereitgestellt werden, so müssen hierfür explizit Zugriffsrechte konfiguriert werden. Hierzu wählen Sie den Ordner aus für den Sie Berechtigungen konfigurieren wollen und öffnen anschließend den Reiter "Einstellungen" – "Berechtigungen".
II. Freigegebenes Postfach einbinden
Zum Einbinden eines Postfaches, für das Sie Stellvertretungsrechte eingeräumt bekommen haben, gehe Sie bitte wie folgt vor:
Wählen Sie den Menüpunkt "Datei" – "Kontoeinstellungen" – "Kontoeinstellungen" an.
Dort wählen Sie das Postfach aus, mit dem Sie Rechte an einem zu stellvertretenden Postfach erhalten haben.
Anschließend wählen Sie "Ändern" – "Weitere Einstellungen" – "Erweitert" aus.
Standardmäßig ist die Einstellung „Freigegebene Ordner herunterladen“ ausgewählt. In der Vergangenheit hat sich gezeigt, dass es im Falle von geteilten Postfächern besser ist, diese Option zu deaktivieren.
2. Die Einrichtung von manuellen Zugriffsrechten
Wenn Sie weder Stellvertretungsrechte noch Vollzugriff auf ein Postfach konfigurieren wollen, können Sie explizit Zugriffsrechte auf einzelne Ordner des Postfachs vergeben.
Sie können auch Zugriffsrechte explizit vergeben ohne zuvor Stellvertretungsrechte oder Vollzugriffsrechte (im Falle von Funktionalpostfächern) vergeben zu haben.
I. Manuelle Zugriffsrechte konfigurieren
Klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf Ihr Postfach, um den Menüpunkt „Ordnerberechtigungen“ zu öffnen.
In dem neuen Fenster können Sie nun Personen hinzufügen und die Berechtigungen dieser individuell anpassen.
- (1) Hier können Sie die Person aus Ihrem Adressbuch heraussuchen, die einen dauerhaften Zugriff auf Ihr Postfach erhalten sollen.
- (2) Hier können Sie die Berechtigungsstufe auswählen.
- (3) Die Einstellungen der Berechtigungsstufe werden hier angezeigt. Sie können die Berechtigungen dort auch gegebenenfalls selbst ändern bzw. anpassen.
- (4) Damit die Person, der Sie Berechtigungen erteilen wollen, auch Ihr Postfach bzw. Ihre Ordner sehen kann, muss der Haken bei „Ordner sichtbar“ gesetzt werden.
- (5) Abschließend klicken Sie auf „Übernehmen“ und „OK“. Damit wurden Ihre Einstellungen übernommen und Ihr Stellvertreter hat einen dauerhaften Zugriff auf Ihr Postfach.
Damit aber die Personen, für die Sie Zugriffsrechte konfiguriert haben, auf ihr Postfach zugreifen können, müssen Sie auf Ebene des Postfaches mindestens das Benutzerrecht „Ordner sichtbar“ vergeben.
Diese Einstellung führt dazu, dass Ordner, auf die eine Person Zugriff hat, im Falle des eingebundenen Postfachs angezeigt werden. Fehlt dieses Recht können keine Ordner des Postfachs angezeigt werden unabhängig der auf die Ordner konfigurierten Einzelberechtigungen. Bitte beachten Sie weiter, dass sich Ordnerberechtigungen auf neu erstellte Unterordner vererben.
Nun kann die Berechtigte Person Ihr Postfach in Outlook öffnen und einbinden.
II. Freigegebenes Postfach öffnen
Als Stellvertreter müssen Sie den Posteingang der Person, die Sie vertreten, immer wieder öffnen, wenn Sie Einsicht in diesen haben wollen.
Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, das Postfach in Outlook einzubinden. Sie können das eingebundene Postfach jede Zeit wieder entfernen.
Um ein freigegebenes Postfach zu öffnen, wählen Sie im Reiter „Datei“ unter „Öffnen“ den Menüpunkt „Ordner eines anderen Benutzers“ aus.
In dem neuen Fenster tragen Sie nun die Person ein, deren Postfach Sie öffnen möchten und drücken anschließend auf „OK“. Nun sehen Sie das Postfach der Person.
Sobald Sie nun auf ein anderes Modul oder Ihr Postfach klicken, schließt sich das Postfach der geöffneten Person. Dann müssen Sie den Vorgang wiederholen.
III. Freigegebenes Postfach einbinden
Öffnen Sie das Modul „Datei“ und klicken den Menüpunkt „Kontoeinstellungen“ an.
Nun öffnet sich das Fenster „Kontoeinstellungen“. Klicken Sie auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf „Ändern“.
In dem nächsten Fenster klicken Sie auf „Weitere Einstellungen“.
Klicken Sie im neuen Fenster auf den Reiter „Erweitert“ und danach auf „Hinzufügen“, um ein Postfach einzubinden.
* Wenn ein Postfach von mindestens drei Personen benutzt werden soll, wird es empfohlen, den Haken neben "Freigegebene Ordner herunterladen" zu entfernen.
Tragen Sie nun den Namen der Person ein, deren Postfach Sie einbinden möchten und bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“. Hier reicht der Name allein, da der Name auf dem Exchange Server gesucht wird. Sollte dieser nicht gefunden werden, wird eine Fehlermeldung ausgegeben.
Um die Eingabe zu bestätigen, drücken Sie nun auf „OK“. Das Microsoft Exchange-Fenster wird geschlossen. Danach ist das Postfach eingebunden.
IV. Eingebundene Postfächer entfernen
Um das Postfach wieder zu entfernen, gehen Sie wie beschrieben bis zum Microsoft Exchange-Fenster vor und Entfernen dort das Postfach.
3. Die Einrichtung von Vollzugriffsrechten
Im Falle von Funktionalpostfächern, auf die mehrerer Kolleg*innen zugreifen können sollen, können ebenfalls Stellvertretungsrechte konfiguriert werden.
Allerdings ist es einfacher diese Änderungen über den MailAdm (Zugriff nur für E-Mail Administratoren) vorzunehmen. Wenden Sie sich hierfür bitte an eine zuständigen Mail Administrator Ihrer Organisation.
Im MailAdm besteht allerdings aus Vereinfachungsgründen nur die Möglichkeit „Vollzugriff“ für das gesamte Postfach und das Recht „Senden als“ auf das Funktionalpostfach zu definieren.
Das Recht „Vollzugriff“ beinhaltet das Recht auf den gesamten Postfachinhalt des Funktional-Mail-Kontos zuzugreifen.
Eine Anleitung dazu finden Sie hier.
