[Für IT-Admins] Meine E-Mail-Domains im RA-Portal
Auf dieser Seite erhalten Sie eine Übersicht der Funktionen im Bereich Meine E-Mail-Domains.
Um den Bereich und bestimmte E-Mail-Domäne zu sehen, müssen Sie Mitglied der primären Kontaktgruppe für diese Domäne (Netzansprechperson) sein.
- E‑Mail‑Adressen für die Nutzenden freischalten
- E‑Mail‑Adresse der Domäne verwalten
- E‑Mail‑Adresse wieder verwenden
- Namensänderung
- Umgang mit funktionalen E-Mail-Adressen
E-Mail-Adressen für die Nutzenden freischalten
Damit Nutzende die Nutzerzertifikate über das RA-Portal beantragen können, sind folgende Schritte notwendig:
- E-Mail-Adressen müssen im RA-Portal vom Netzansprechperson eingetragen werden (manuell oder per CSV-Import).
- Für jede E-Mail-Adresse muss eine Challenge-E-Mail aus dem RA-Portal verschickt werden.
Der Nutzer bzw. die Nutzerin hinter der Challenge-E-Mail-Adresse muss die Challenge-E-Mail bestätigen, um Ihren Benutzernamen mit der E-Mail-Adresse im RA-Portal zu verknüpfen. Anschliessend können die Nutzenden ein Nutzerzertifikat beantragen.
E-Mail-Adresse der Domäne verwalten
Die Netzansprechperson (NAP) kann die Liste der eingetragenen E-Mail-Adressen verwalten
- die Liste enthält Zeilen mit u.a. (Absender-E-Mail, Anzeigename, Alias-E-Mail-Adressen (maximal 2), persönliches/funktionales-Postfach)
- die Absender-E-Mail-Adresse (primäre) ist nicht editierbar
- die Absender-E-Mail-Adresse (und somit die ganze Zeile) ist löschbar, solange es keine Challenge-E-Mails ausgelöst worden sind
- nehmen Sie nur solche Alias-E-Mail-Adressen auf (maximal 2), die auch E-Mails verschicken sollen
- eine Challenge-E-Mail kann nur einmal bestätigt werden
- es wird eine Challenge-E-Mail pro E-Mail-Adresse einer Zeile verschickt
- es können beliebig oft Challenge-E-Mails für eine Zeile ausgelöst werden, die Nächste invalidiert die Vorherige
- editieren der Alias-E-Mail-Adressen bewirkt, dass ausstehende Challenges ungültig werden
- eine Zeile kann deaktiviert werden (z.B. Nutzer*in ausgeschieden, Postfach inaktiv)
- bei einer deaktivierten Zeile kann die Netzansprechperson das gültige Zertifikat sperren
- die Netzansprechperson sollte das Zertifikat einer ausgeschiedenen Nutzer*in sperren, sonst kann das weiter benutzt werden, um z.B. Dokumente zu signieren.
- bei einer deaktivierten Zeile darf die Nutzer*in keine weiteren Zertifikate für diese E-Mail-Adresse(n) beantragen.
- reaktivieren eine Zeile muss nicht mit neuen Challenges einhergehen, kann es aber.
- die Liste kann Zeile pro Zeile oder per CSV-Upload ergänzt/editiert werden.
Folgende E-Mail-Adressen Verwaltungsschritte sind auch über API-Endpunkte möglich:
- auflisten, eintragen, bearbeiten von E-Mail-Adressen
- versendet der Challenge-Email(s)
- widerrufen des Client-Zertifikats
E-Mail-Adresse wiederverwenden
Wir raten dringend davon ab, eine E-Mail-Adresse wieder zu verwenden. Sollte eine E-Mail-Adresse doch an eine andere Person vergeben werden, gehen Sie wie folgt vor:
- deaktivieren Sie die Zeile
- unbedingt das Zertifikat sperren
- editieren Sie die Zeile mit dem neuen Anzeigenamen
- aktivieren Sie die Zeile
- verschicken Sie neue Challenge-E-Mails
- neue Benutzerkennung wird mit alter E-Mail-Adresse verknüpft
Namensänderung
Im Falle der Namensänderung eines Nutzers, haben Sie folgende Möglichkeiten:
- bei Änderung der Absender-E-Mail-Adresse der Nutzer*in
- alte Zeile deaktivieren
- Zertifikat sperren
- neue Zeile eintragen, mit neuer Absender-E-Mail-Adresse
- Challenges auslösen
- Alte Benutzerkennung wird mit neuer E-Mail-Adresse verknüpft
- bei gleicher Absender-E-Mail-Adresse
- Zeile deaktivieren
- Zertifikat sperren
- Admin-Friendly-User-Name anpassen (hat keine Wirkung auf CN, der kommt aus IdM)
- Zeile reaktivieren
- Alte Benutzerkennung bleibt mit E-Mail-Adresse verknüpft, man braucht keine neuen Challenges
Umgang mit funktionalen E-Mail-Adressen
Zertifikate für funktionale Postfächer enthalten seit dem 1.9.2023 keinen Common Name mehr, sondern nur die E-Mail-Adresse des Postfachs.
Um das Beantragen eines Zertifikats für eine funktionale E-Mail-Adresse zu ermöglichen, muss diese mit einer Person verknüpft werden. Für diesen Zweck wird eine Challenge-E-Mail an die E-Mail-Adresse der gewünschten Person versendet. Diese Person agiert dann als Antragsteller und sieht die funktionale E-Mail-Adresse unter Meine Client-Zertfikate.
Die E-Mail-Adresse des Antragstellers kann in der CSV-Datei eingetragen werden:
- den Mailboxtype auf "functional" setzen
- die Spalte "Last Name" wird den Anzeigenamen des Postfachs in der Tabelle "Meine E-Mail-Domains" darstellen, "First Name" leer lassen
- die Spalte "Applicant E-Mail" ist die Zertifikatsantragsteller*in und erhält die einzige Challenge-E-Mail für die Zeile
Sollten Sie die Antragsteller ändern wollen, gehen Sie wie folgt vor:
- deaktivieren Sie die Zeile
- editieren Sie die "Applicant E-Mail"
- sperren Sie eventuell das Zertifikat
- aktivieren Sie die Zeile
- verschicken Sie eine neue Challenge-E-Mail
- die neue Antragsteller*in verknüpft Ihre Benutzerkennung mit der E-Mail-Adresse des funktionales Postfachs im RA-Portal
- die bis dato ausgestellte Zertifikate für das Postfach werden nur der vorherigen Angtrasteller*in angezeigt
