Dokumente mit Adobe Acrobat digital signieren
Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie Dokumente mit Adobe Acrobat signieren und Unterschriften im Dokument prüfen.
Um Dokumente digital signieren zu können, müssen Sie eine digitale Signatur im Vorfeld konfigurieren.
Dokumente digital signieren
Um ein PDF-Dokument digital zu signieren, führen Sie bitte folgende Schritte durch.
Schritt 1
Öffnen Sie Adobe Acrobat Reader und klicken Sie unter Werkzeuge > Zertifikate auf Öffnen:
Schritt 2
In der Werkzeugleiste klicken Sie dann bitte auf Digital unterschreiben:
Schritt 3
Sie können entscheiden, ob Sie das daraufhin sich öffnende Meldungsfenster weiterhin angezeigt bekommen wollen. Bitte bestätigen Sie Ihre Entscheidung mit OK:
Schritt 4
Abhängig von der Gestaltung des Formulars ziehen Sie bitte an der vorgesehenen Stelle im Formular mit der Maus einen Bereich für die Platzierung der elektronischen Unterschrift auf:
Schritt 5
Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie auswählen können, mit welcher digitalen ID das Dokument unterschrieben werden soll. Die vorkonfigurierte digitale ID ist dabei vorausgewählt.
Bitte beachten Sie:
Das Signieren mit digitalen IDs zu Gruppenzertifikaten nicht zulässig ist. Gruppenzertifikate erkennen Sie an dem vorangestellten Kürzel „GRP“:
Schritt 6
Bestätigen Sie die Auswahl über den Klick auf den Button Weiter:
Schritt 7
Nutzen Sie die elektronische Unterschrift das erste Mal, kann es sein, dass Sie abhängig von Ihren Windows‑Sicherheitseinstellungen dem Acrobat Reader DC erlauben müssen, auf Ihren privaten Schlüssel Ihres persönlichen Nutzerzertifikats zuzugreifen. Bitte bestätigen Sie dies über den Klick auf Zulassen:
Schritt 8
Es öffnet sich das Vorschau‑Fenster zur elektronischen Unterschrift. Bitte wählen Sie als Erscheinungsbild die Anzeige als Standardtext aus.
Bitte beachten Sie:
Sollte das Dokument durch mehrere Personen unterschrieben werden, darf die Checkbox nur durch die letzte Person aktiviert werden. Alle Personen, die das Dokument im Vorfeld unterzeichnen, sollen die Checkbox nicht auswählen. Ist die Checkbox aktiviert, kann das Dokument nicht mehr verändert werden:
Schritt 9
Mit Klick auf Unterschreiben wird die Signierung des Dokuments gestartet. Im Normalfall öffnet sich beim Klick auf Unterschreiben ein Dialogfenster und Sie werden aufgefordert, das Dokument unter einem neuen Namen zu speichern. Erst nach dem Speichern wird die elektronische Unterschrift auf dem Dokument angezeigt.
Schritt 10
Wird Ihnen vor oder nach Öffnen des Speichern‑unter-Dialogs eine Sicherheitswarnung bezüglich des DFN‑Zeitstempelservers präsentiert, können Sie das Häkchen Gewählte Aktion für diese Webseite für alle PDF‑Dokumente speichern aktivieren, sodass Sie diese Meldung nur beim ersten Mal über den Klick auf den Button Zulassen bestätigen müssen:
Sollten Sie während des Unterschriftsvorgangs keinen Zugriff auf das Internet haben oder kann der DFN‑Zeitstempelserver aus anderen Gründen nicht erreicht werden, erhalten Sie eine Fehlermeldung:
In diesem Fall wird anstelle des DFN‑Zeitstempelservers die lokale Uhrzeit des Rechners verwendet. Da diese manipuliert werden kann, ist das für Dokumente mit Fristen nicht zulässig. Stellen Sie sicher, dass der DFN‑Zeitstempelserver erreichbar ist, und führen Sie die Signatur erneut aus.
Schritt 11
Wird Ihnen nach dem Speichern in der Statusleiste des Dokuments die Meldung Unterschrieben und alle Unterschriften sind gültig angezeigt, haben Sie das Dokument verbindlich elektronisch signiert:
Das Dokument kann danach nicht mehr verändert werden, falls Sie die Checkbox Dokument nach dem Signieren sperren aktiviert haben.
Elektronische Unterschriften prüfen
Um elektronische Unterschriften zu prüfen, bitte führen Sie folgende Schritte durch.
Schritt 1
Bitte konfigurieren Sie zur Prüfung von elektronischen Unterschriften Ihren Acrobat Reader sorgfältig. Dazu klicken Sie bitte im Dialogfenster Einstellungen unter dem Navigationspunkt Unterschriften im Bereich Überprüfung auf den Button Weitere:
Schritt 2
Es öffnet sich das Dialogmenü Voreinstellungen für das Prüfen von Unterschriften. Bitte ändern Sie im Bereich Zeitpunkt der Überprüfung die Prüfkriterien, um in In Signatur eingebettete Zeit (Zeitstempel) sichern.
Schritt 3
Es wird nicht empfohlen, Zertifikate aus dem Windows‑Zertifikatsspeicher zu verwenden. Deaktivieren Sie daher im Bereich Windows‑Integration das Überprüfen von zertifizierten Dokumenten und Überprüfen von Unterschriften:
Da die Deaktivierung beider Checkboxen nicht gleichzeitig möglich ist, wiederholen Sie den Vorgang für die Checkbox Überprüfen von Unterschriften separat und bestätigen Sie mit OK:
Sollten Sie dennoch vertrauenswürdige Zertifikate aus Ihrem Windows‑Zertifikatsspeicher verwenden wollen, exportieren Sie diese und importieren sie vergleichbar dem T‑TeleSec Global Root2‑Zertifikat.
Schritt 4
Öffnen Sie ein elektronisch unterschriebenes PDF‑Dokument im Acrobat Reader DC. Wird Ihnen in der Statusleiste die Meldung Unterschrieben und alle Unterschriften sind gültig angezeigt, sind alle elektronischen Unterschriften im Dokument gültig:
Schritt 5
Wenn Sie die Details der elektronischen Unterschriften prüfen möchten, können Sie durch Klick auf den Button Unterschriftenfenster die Listenansicht aller elektronischen Unterschriften des Dokuments öffnen:
Schritt 6
Klicken Sie auf eine elektronische Unterschrift, springt die Dokumentenanzeige an die entsprechende Stelle im Dokument:
Im Dokument selbst können Sie auf die elektronische Unterschrift klicken, um die Gültigkeit der Unterschrift zu prüfen:
Schritt 7
Beim Klick auf die Unterschrift öffnet sich das Dialogfenster Unterschriftenvalidierungsstatus. Mit einem Klick auf den Button Unterschrifteneigenschaften können Sie weitere Prüfdetails zum unterschriebenen Dokument einsehen:
Schritt 8
Es werden Ihnen in einem weiteren Dialogfenster Informationen zur Gültigkeit und Validierung angezeigt. Abhängig von den beim Signieren vorgenommenen Einstellungen bestätigt die gültige Unterschrift die jeweiligen Sachverhalte:
Durch Klick auf Zertifikat des Ausstellers anzeigen können Sie die Zertifikatseigenschaften (z. B. Gültigkeitszeitraum, Zeitstempel) prüfen:
Die Authentizität des eingebundenen Zeitstempeldienstes prüfen Sie über Erweiterte Eigenschaften im vorherigen Dialog. Nutzt die Signatur den DFN‑Zeitstempeldienst, wird die Zusammenfassung des zugehörigen Zertifikats angezeigt:
Schritt 9
Die Zertifikatsanzeige enthält verschiedene Module. Nutzen Sie die Reiter, um weitere Details zum Nutzerzertifikat und zu allen weiteren Zertifikaten der Kette anzuzeigen:
Schritt 10
Bei mehreren elektronischen Unterschriften im Dokument können Sie den Validierungsprozess für alle Unterschriften gleichzeitig starten, indem Sie auf den Button Alle prüfen klicken:
Schritt 11
Bei der gleichzeitigen Prüfung aller Unterschriften erscheint ein Meldungsfenster. Sie können über die Checkbox dieses Fenster für zukünftige Prüfungen deaktivieren:
Bitte bestätigen Sie die durchgeführte Validierung mit OK:
Schritt 12
Wird bei der Überprüfung die Meldung Es gibt bei mindestens einer Unterschrift Probleme angezeigt, kann das daran liegen, dass das Zertifikat der digitalen ID inzwischen abgelaufen ist oder nicht alle Stammzertifikate unter Vertrauenswürdige Zertifikate hinzugefügt wurden:
