Postfächer verwalten
In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie im MailAdm E-Mail-Accounts Ihrer Domänen einrichten, bearbeiten, deaktivieren und weiterführend verwalten können.
Nach erfolgreicher Anmeldung und Auswahl der zu verwaltenden Domäne wird standardmäßig der Menüpunkt Postfächer anzeigen dargestellt.
Postfächer anzeigen
Nach erfolgreicher Anmeldung im MailAdm und Auswahl der zu verwaltenden Domäne wird standardmäßig dieser Menüpunkt gezeigt.
Dies ist der erste Menüpunkt unter dem Menüpunkt Postfächer und kann über die Navigationsleiste am linken Bildschirmrand mit Klick auf Postfächer anzeigen ebenfalls manuell ausgewählt werden.
Im Menüpunkt Postfächer anzeigen werden alle aktiven Postfächer angezeigt, die der ausgewählten Domäne (in diesem Beispiel @rz-test.rwth-aachen.de) angehören.
- Über Die Suchfunktion (1) können Postfächer per Namen gesucht werden.
- In der Übersicht werden standardmäßig die primäre E-Mail-Adresse, aktive Aliasadressen, der Postfachtyp, das Quota und der Postfach-Status angezeigt.
- Über Ansicht (2) kann angepasst werden, was in der Übersicht gezeigt werden soll. Alle Optionen können manuell ein- oder ausgeblendet werden:
- Primäre Adresse
- Aliasadressen
- Vorname
- Loginname
- Nachname/Anzeigename
- Postfachtyp
- Quota (MB) (Per Mouseover wird Ihnen angezeigt wie viel Speicherplatz das Postfach insgesamt besitzt und wie viel Platz bereits belegt ist.)
- Besitzer
- Status (Eine Erklärung zur Farbkodierung finden Sie über das Ausrufezeichen-Symbol (!) rechts neben der Spaltenüberschrift Status.)
- Über das Drei-Punkte-Symbol (3) können Sie das Aktionsmenü öffnen und ein Postfach umhängen, deaktivieren oder dazugehörige Backlinks erhalten (Diese zeigen vergebene Vollzugriffs- und Senden-Als-Berechtigungen).
- Umhängen kann genutzt werden, um funktionale Postfächer an neue Besitzer zu hängen.
- Über den kleinen Pfeil (4) am Anfang der jeweiligen Zeile können Postfächer editiert werden.
- Durch Anhaken der Box (5) vor der primären E-Mail-Adresse können mehrere Postfächer für Aktionen ausgewählt werden.
- Ist eine Mehrfachauswahl aktiv, können mehrere Postfächer gleichzeitig deaktiviert, umgehangen oder exportiert (6) werden.
- Über die Option Einladung erstellen (7) kann ein neues Postfach angelegt und die Einladung an den Nutzenden versendet werden.
Postfächer anlegen
Um ein neues Postfach zu erstellen, folgen Sie bitte diesen Schritten.
Schritt 1
Klicken Sie auf den Button Einladung erstellen am oberen rechten Rand.
Es kann zwischen Persönlichen-, Funktionalen-, Raum- und Equipment-Postfächern gewählt werden. Standardmäßig ist der Typ persönliches Postfach ausgewählt.
Ein persönliches Postfach ist vorgesehen für die Nutzung durch eine natürlichen Person. Funktionale-, Raum-, und Equipment-Postfächer sind nicht für den persönlichen Gebrauch vorgesehen, sondern Sie dienen immer einem dienstlichen Zweck. Ein Beispiel für ein funktionales Postfach könnte Sekretariat@mustereinrichtung.rwth-aachen.de sein. Die Funktion dieses Postfaches wäre die Verwaltung der Dienste eines Sekretariates zu unterstützen. Funktionale Postfächer können dabei von mehreren Personen verwaltet werden.
Schritt 2
Beim Erstellen von Postfächern müssen bestimmte Punkte ausgefüllt werden. Je nach Postfachtyp unterscheiden sich die benötigten Informationen.
Wenn Sie vergessen haben ein Pflichtfeld auszufüllen bekommen Sie eine entsprechende Meldung und die Erstellung kann nicht fortgesetzt werden, bis das Feld ausgefüllt ist.
Sobald Sie alle Informationen eingetragen haben, klicken Sie auf Weiter.
Beispielansicht Postfach erstellen (persönliches Postfach):
Folgende Felder können beim Erstellen von Postfächern ausgefüllt werden:
- Vorname / Nachname (Persönliche Postfächer)
- Anzeigename (Funktionale- / Raum- / Equipment- Postfächer)
- E-Mailadresse
- Die E-Mail / Absenderadresse kann nur unterstützte Zeichen enthalten. Bestimmte Sonderzeichen, beispielsweise auch das Plus-Zeichen "+" werden nicht unterstützt.
- Aliasadressen verwalten
- Ein E-Mail-Alias ist eine alternative E-Mail-Adresse, die auf ein vorhandenes Postfach verweist.
- Für eine bestehende E-Mail-Adresse können beliebig viele Aliasadressen eingerichtet werden.
- Die Aliasadressen müssen immerin derselben Domäne liegen. Die Erstellung eines domänenfremden Alias ist nicht möglich!
- Aliasadressen können nach folgender Anleitung angelegt werden.
- Mitglied von verwalten
- In diesem Feld kann die Mitgliedschaft in einer oder mehreren Verteilerlisten angegeben werden
- Quotapool:
- Durch klicken auf den Pfeil am rechten Ende kann in einem Drop-Down Menü ausgewählt werden, in welchem Kontingent die Daten des Mailaccounts gespeichert werden sollen.
- Speicherplatz:
- Hier wird der für den Mailaccount zur Verfügung stehende Speicherplatz festgelegt.
- Vollzugriff (Funktionale- / Raum- / Equipment- Postfächer)
- Über dieses Feld kann einem anderem Mailaccount Vollzugriff auf diesen Mailaccount gewährt werden.
Schritt 3
Nach Eingabe der nötigen Informationen, besteht die Möglichkeit das Postfach mit einer existierenden PVZID (Mitarbeitende der RWTH) oder der Matrikelnummer (Studierende der RWTH) aus dem Identity Management zu verknüpfen.
Dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich, und dieser Schritt kann übersprungen werden, wenn die Daten nicht bekannt sein sollten.
- Die PVZID kann in RWTHcontacts eingesehen werden, sobald eine Person über das Personenverzeichnis eingetragen wurde.
- Die PVZID wird als Teil des Links eines Personeneintrags angezeigt und beginnt immer mit „PER“: https://rwthcontacts.rwth-aachen.de/person/PER-AB12CDFE
- Mitarbeitende können ihre PVZID und Studierende ihre Matrikelnummer im IdM Selfservice unter RWTH Daten einsehen.
Schritt 4
Die Bestätigungsmail zur Erstellung des neuen Postfaches wird bei sofortiger Verknüpfung mit dem Identity Management an die dort eingetragene Kontakt-E-Mail-Adresse geschickt.
Wird das neue Postfach nicht direkt verknüpft (da ggf. die PVZID oder Matrikelnummer noch nicht bekannt oder vorhanden sind), muss der generierte Couponcode aus dem Menüpunkt Offene Einladungen manuell an die Person, die auf das Postfach zugreifen soll, gesendet werden.
Postfach editieren
Sie können existierende Postfächer nachträglich bearbeiten. Nicht alle Daten lassen sich nachträglich anpassen. Vor- und Nachname sowie der Loginname werden bei Verknüpfung mit einem IdM Account aus dem IdM bezogen und müssen im Ursprungssystem angepasst werden.
Schritt 1
Suchen Sie über die Suchfunktion nach dem Namen des Postfaches.
Schritt 2
Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Anfang der Zeile des gesuchten Postfaches.
Es öffnet sich ein Dropdown Menü, in dem Sie das Postfach bearbeiten können.
Schritt 3
Der Prozess ist hierbei für alle Arten von Postfächern - Persönliche Postfächer, Funktionale Postfächer, Raum-Postfächer und Equipment-Postfächer - gleich.
Je nach Postfachtyp bestehen zusätzliche Bearbeitungsmöglichkeiten.
Beispielansicht Postfach editieren (Persönliches Postfach):
Folgende Felder können beim Editieren von Postfächern ausgefüllt werden:
- Anzeigename (Funktionale- / Raum- / Equipment- Postfächer)
- E-Mailadresse
- Die E-Mail / Absenderadresse kann nur unterstützte Zeichen enthalten. Bestimmte Sonderzeichen, beispielsweise auch das Plus-Zeichen "+" oder Umlaute werden nicht unterstützt.
- Aliasadressen verwalten
- Ein E-Mail-Alias ist eine alternative E-Mail-Adresse, die auf ein vorhandenes Postfach verweist.
- Für eine bestehende E-Mail-Adresse können beliebig viele Aliasadressen eingerichtet werden.
- Die Aliasadressen müssen immerin derselben Domäne liegen. Die Erstellung eines domänenfremden Alias ist nicht möglich!
- Aliasadressen können nach folgender Anleitung angelegt werden.
- Quotapool
- Durch klicken auf den Pfeil am rechten Ende kann in einem Drop-Down Menü ausgewählt werden, in welchem Kontingent die Daten des Mailaccounts gespeichert werden sollen.
- Speicherplatz / Verwendeter Speicherplatz
- Hier werden der für den Mailaccount zur Verfügung stehende und aktuell bereits belegte Speicherplatz angezeigt.
- Mailausgangsvolumen:
- Hier kann definiert werden, wie vielen Mails aus dem Postfach pro Tag verschickt werden dürfen.
- Wenn für ein funktionierendes Mailkonto ein höheres Volumen an ausgehenden Mails gewünscht wird, kann dies über diese Option konfiguriert werden.
- Diese Konfiguration ist 7 Tage lang gültig und wird nach dieser Zeit automatisch auf die Standardeinstellung zurückgesetzt.
- Mitglied von verwalten
- In diesem Feld kann die Mitgliedschaft in einer oder mehreren Verteilerlisten angegeben werden.
- Vollzugriffsberechtigungen verwalten (Funktionale- / Raum- / Equipment- Postfächer)
- Über dieses Feld kann einer anderen Person Vollzugriff auf diesen Mailaccount gewährt werden.
- Senden-Als Berechtigungen verwalten (Funktionale- / Raum- / Equipment- Postfächer)
- In diesem Feld eingetragene Postfächer haben die Möglichkeit, E-Mails mit der Absenderadresse des ausgewählten Accounts zu versenden.
Alias anlegen
Das Anlegen einer Aliasadresse kann beispielsweise nötig sein, wenn sich bei einer Person eine Namensänderung ergibt und die E-Mail- / Absenderadresse geändert werden soll.
Der Prozess sollte dabei erst durchgeführt werden, sobald die Namensänderung im IdM ersichtlich ist. Nach Änderung des Namens durch das Studierendensekretariat oder die Personalabteilung dauert dies in der Regel 24 Stunden.
Mann kann dies selbstständig im Selfservice unter Persönliche Daten einsehen. Der hinterlegte Vor- und Nachname der E-Mail-Adresse sollten zeitgleich automatisch geändert werden.
Um die E-Mail / Absenderadresse anzupassen, muss ein Alias angelegt werden. Folgen Sie dazu nachfolgenden Schritten:
Schritt 1
Gehen Sie zum Menüpunkt Postfächer anzeigen und Suchen Sie das Postfach, für welches Sie einen Alias anlegen wollen.
Klicken Sie dann auf den kleinen Pfeil am Anfang der Zeile.
Schritt 2
Im Dropdown Menü Postfach editieren, kopieren Sie zunächst den ursprünglichen Namen vor dem @ unter E-Mailadresse in die Zwischenablage.
Schritt 3
Ändern Sie nun diesen Namen in die gewünschte neue E-Mail / Absenderadresse.
Klicken Sie danach auf den Button Speichern am unteren Ende des Menüs.
Schritt 4
Suchen Sie nun nach dem Postfach mit dem neu vergebenen Namen und klicken Sie erneut auf den kleinen Pfeil am Anfang der Zeile.
Schritt 5
Sobald Sie sich im Fenster Postfach bearbeiten befinden, klappen Sie nun den Reiter Aliasadressen verwalten auf.
Hier können Sie einsehen, ob bereits eine Aliasadresse eingetragen ist.
Schritt 6
Klicken Sie auf den Button Neue Aliasadresse und geben Sie die ursprüngliche E-Mail / Absenderadresse ein bzw. fügen Sie sie ein, sofern Sie noch in Ihrer Zwischenablage ist.
Schritt 7
Klicken Sie danach auf den blauen Button Speichern.
Damit ist die Aliasadresse eingerichtet. Durch das beschriebene Vorgehen wird die neue E-Mail / Absenderadresse als primäre Absenderadresse verwendet und ausgehende E-Mails werden sofort von mit der neuen Absenderadresse verschickt.
Alle E-Mails, die an die alte oder neue E-Mail-Adresse gesendet werden, kommen im Postfach des Nutzenden an.
An der Anmeldung für die RWTH-E-Mail-Adresse ändert sich nichts. Benutzername und Passwort bleiben gleich.
Vollzugriffsrechte einrichten
Sie können im Falle von Funktionalpostfächern, auf die mehrerer Kolleg*innen zugreifen sollen, Stellvertretungsrechte konfigurieren.
Im MailAdm haben Sie die Möglichkeit Vollzugriff für das gesamte Postfach und das Recht Senden als auf das Funktionalpostfach zu definieren.
Vollzugriff beinhaltet das Recht auf den gesamten Postfachinhalt des Funktionalpostfaches lesend und schreibend zuzugreifen. E-Mails können nicht versendet werden.
Mit der Berechtigung Senden als, kann die Person, für die dieses Recht konfiguriert ist, E-Mails mit der Absenderadresse des Funktionalpostfaches versenden. Hierbei kann vom Empfänger dieser Mail im Gegensatz zu den Stellvertretungsrechten nicht mehr nachvollzogen werden, wer die E-Mail ursprünglich gesendet hat, da der Anhang „[…] im Auftrag von […]“ nicht enthalten ist, sondern nur die Absenderadresse des Funktionalpostfaches.
Sobald Vollzugriffsrechte konfiguriert wurden, muss das Mailkonto nicht mehr explizit eingebunden werden, sondern es wird automatisch im Outlook Profile geöffnet, wenn sich eine Person, die über die Vollzugriffsrechte verfügt, am E-Mail-System anmeldet. Auch in diesem Fall ist wichtig, dass die Option freigegebene Ordner herunterladen deaktiviert ist.
Postfach umhängen
Um funktionale Postfächer einem neuen Besitzer zuzuordnen, müssen diese umgehangen werden. Dabei werden alle Einstellungen und vergebene Berechtigungen (Vollzugriff und Senden Als) nicht verändert.
Der neue Besitzer muss nach dem Umhängen ein neues Passwort für das funktionale Postfach im RWTH Selfservice setzen.
Schritt 1
Gehen Sie zum Menüpunkt Postfächer anzeigen und Suchen Sie das Postfach, welches Sie umhängen wollen.
Es muss sich um ein funktionales (Raum und Equipment) Postfach (siehe Postfachtyp) handeln.
Schritt 2
Klicken Sie dann auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie im Aktionsmenü Umhängen.
Falls Sie mehrere Accounts umhängen möchten, haken Sie die Box vor den jeweiligen E-Mail-Adressen an und klicken Sie auf den Umhängen-Button. Es ist möglich, bis zu 10 Accounts gleichzeitig umzuhängen.
Schritt 3
Mit dem Klick auf Postfächer die umgehangen werden können Sie kontrollieren, welche Postfächer ausgewählt wurden und weitere hinzufügen
Schritt 4
Tragen Sie in das Feld über Postfach auswählen die E-Mail-Adresse der Person ein, die der neue Besitzer für das funktionale Postfach werden soll. Account demnächst besitzen soll, und klicken Sie auf Erstellen.
Wenn Sie das Feld leer lassen, wird keine E-Mail versendet. In diesem Fall finden Sie den Coupon unter dem Reiter Umgehangene Postfächer und können den Coupon manuell an die Person versenden.
Offene Einladungen
Im Menüpunkt Offene Einladungen befindet sich eine Liste mit allen Coupon-Codes, die noch nicht eingelöst wurden oder beim Anlegen nicht mit einer existierenden PVZID (Mitarbeitende der RWTH) oder der Matrikelnummer (Studierende der RWTH) verknüpft wurden.
Zusätzlich zu jedem Coupon-Code werden weitere Informationen des angelegten Postfaches abgebildet. Standardmäßig werden die primäre Adresse, Quota, Quotapool, Postfachtyp und Anlagedatum aufgeführt.
- Über Die Suchfunktion können Einladungen zu Postfächern durch Eingabe des Nachnamens/Anzeigenamens gesucht werden.
- Über Ansicht kann angepasst werden, was in der Übersicht gezeigt werden soll. Alle Optionen können manuell ein- oder ausgeblendet werden:
- Coupon
- Nachname/Anzeigename
- Vorname
- Primäre Adresse
- Quota (MB)
- QuotaPool
- Postfachtyp
- Angelegt Am
- Über das Drei-Punkte-Symbol können Sie das Aktionsmenü öffnen und eine Einladung wieder löschen.
- Durch Anhaken der Box vor dem Coupon können mehrere Einladungen gleichzeitig gelöscht werden
Deaktivierte Postfächer
Sofern bei einem RWTH-E-Mail-Postfach mehr als 180 Tage keine Anmeldung erfolgt, wird dieses Postfach automatisch deaktiviert.
Mehr Informationen dazu finden Sie im Artikel zum E-Mail-Adressen-Lifecycle. Darüber hinaus lassen sich Postfächer auch manuell deaktivieren.
Unter dem Menüpunkt Deaktivierte Postfächer werden alle Accounts angezeigt, die bereits deaktiviert wurden und momentan noch verlustfrei reaktiviert werden können.
180 Tage nach der Deaktivierung werden die Daten des Postfaches automatisch und endgültig gelöscht. Es ist nicht möglich die Daten wiederherzustellen.
Deaktivierte Postfächer zählen nicht mehr zum Quotapool.
- Über Die Suchfunktion können deaktivierte Postfächern durch Eingabe des Nachnamens/Anzeigenamens gesucht werden.
- Über Ansicht kann angepasst werden, was in der Übersicht gezeigt werden soll. Alle Optionen können manuell ein- oder ausgeblendet werden:
- Primäre Adresse
- Aliasadressen
- Postfachtyp
- Quota (MB)
- Deaktiviert Seit
- Über das Drei-Punkte-Symbol können Sie das Aktionsmenü öffnen und ein Postfach wiederherstellen oder frühzeitig löschen.
- Durch Anhaken der Box vor dem Postfach können mehrere Postfächer gleichzeitig reaktiviert oder permanent gelöscht werden.
- Wenn ein zuvor deaktiviertes Postfach reaktiviert wird, muss der Nutzende im Selfservice das Kennwort des Postfachs ändern, bevor er wieder zugreifen kann.
Postfach löschen
Um ein Postfach endgültig zu löschen, muss dieses zunächst deaktiviert worden sein.
Sofern Sie dann im Menüpunkt Deaktivierte Postfächer die Aktion frühzeitig löschen ausgeführt haben, erhalten Sie ein Popup mit einem Löschcoupon.
Um die Löschung zu bestätigen, wird ein Bestätigungscode an Ihre bzw. die Kontakt-E-Mail-Adresse des Mailadministrators der jeweiligen Domäne verschickt.
Der Löschcouponcode muss unter Postfach löschen eingeben werden. Dieser Extra Schritt soll das versehentliche Löschen von Postfächern vorbeugen.
Anschließend wird das Postfach automatisch in allen Systemen (Exchange und Identity Management) gelöscht.
- Ab diesem Zeitpunkt ist das Postfach nicht mehr wiederherstellbar.
- Der Löschvorgang kann bis zu 10 Min dauern.
Umgehangene Postfächer
Im Reiter Umgehangene Postfächer findet man eine Übersicht über alle funktionalen Postfächer, welche sich im Prozess der Umhängung befinden.
Wenn eine E-Mail-Adresse angezeigt wird, wurde ein Coupon Code an diese geschickt, welcher nach ca. 10-15 Minuten beim IdM im Selfservice eingelöst werden kann.
Falls keine E-Mail-Adresse angezeigt wird, Wurde in Schritt 4 keine E-Mail-Adresse eingetragen. der Coupon muss dann manuell an den neuen Nutzenden ausgegeben werden.
Die Person, welche den Coupon zur Verfügung gestellt bekommen hat, kann diesen einlösen und erhält somit Zugriff auf den funktionalen Account.
