In diesem Artikel wird erklärt wie Sie im MailAdm E-Mail-Accounts Ihrer Domänen einrichten, bearbeiten, deaktivieren und weiterführend verwalten können.

1. Postfächer anzeigen (Default)
   1. Hinweise zu den Postfachtypen
   2. Postfach editieren
   3. Alias anlegen
   4. Vollzugriffsrechte einrichten
2. Postfächer anlegen
3. Offene Einladungen
4. Deaktivierte Postfächer
5. Postfach löschen
   1. Löschen
   2. Bestätigungscode eingeben
6. Umgehangene Postfächer
   1. Umhängen
   2. Manuelles versenden des Coupons

1. Postfächer anzeigen (Default)

Nach erfolgreicher Anmeldung und Auswahl der zu verwaltenden Domäne wird standardmäßig der Reiter "Postfächer anzeigen" dargestellt.
Dies ist der erste Reiter unter dem Menüpunkt Mailaccounts und kann über die Auswahl oben links ebenfalls manuell ausgewählt werden.

Im Menüpunkt Mailaccounts werden alle aktiven Mailaccounts angezeigt, die der ausgewählten Domäne (z.B. @rz-test.rwth-aachen.de) angehören.

• Über Die Suchfunktion (1) können Postfächer per Namen gesucht werden.
  • Es werden die vollständige E-Mail-Adresse, der vergebene Vor- und Nachname, der zugehörige Quota-pool, die Art des Postfaches und der Zugriffsstatus angezeigt.
• Durch klicken auf das Stift-Symbol rechts unter "Aktionen" (2) kann ein Postfach editiert werden.
• Durch klicken auf das X-Symbol rechts unter "Aktionen" (2) kann ein Postfach deaktiviert werden.
• Die Spalte Status (3) zeigt den Inaktivitätsstatus von Postfächern:
  • grün (weniger als 90 Tage inaktiv)
  • gelb (inaktiv zwischen 90 und 180 Tagen)
  • rot (mehr als 180 Tag inaktiv)
  • blau (Vollzugriffrechte wurden vergeben)
  • pink (es existiert eine Umleitung auf eine RWTH externe E-Mail-Adresse)
  • grau (bisher keine Anmeldung)
• Man kann zwischen der Tabellenansicht und CardView-Ansicht wechseln (4)...
• ...und einstellen, welche Spalten angezeigt werden sollen (5)
• Durch anhaken der Box (6) vor der jeweiligen E-Mail-Adresse können zusätzliche Funktionen wie "Deaktivieren" oder "Umhängen" (7) aufgerufen werden.
  • Durch Auswahl mehrerer E-Mail-Adressen, können Aktionen für mehrerer Adressen gleichzeitig ausgeführt werden
  • Hier deaktivierte E-Mail-Adressen können im Reiter Deaktivierte Postfächer weiterhin eingesehen und dort wiederhergestellt oder endgültig gelöscht werden

I. Hinweise zu den Postfachtypen

• Funktionale Postfächer
  • Ein funktionales Postfach ist nicht gleichzusetzen mit einer Verteilergruppe.
  • Für den Vollzugriff auf ein funktionales Postfach müssen zusätzlich zum Angeben der E-Mail-Adresse noch Stellvertreterrechte vergeben werden!
    Unter Stellvertretungen konfigurieren erfahren Sie, wie Stellvertreterrechte vergeben werden können.
• Raum- und Equipment-Postfächer
  • Für Ressourcen können keine Stellvertreterrechte vergeben werden!
  • An Ressourcen ist keine Anmeldung (z.B. über OWA) möglich! Diese können nur als zusätzliches Postfach im E-Mail-Client eingebunden werden.

II. Postfach editieren

Nachdem Sie "Postfach editieren" ausgewählt haben öffnet sich ein neues Fenster. Der Prozess ist hierbei für alle Arten von Postfächern - Persönliche Postfächer, Funktionale Postfächer, Raum-Postfächer und Equipment-Postfächer - gleich. Je nach Postfachtyp bestehen aber zusätzliche Bearbeitungsmöglichkeiten.

Beispielansicht Postfach bearbeiten (funktionales Postfach):

Folgende Felder können insgesamt bearbeitet / eingesehen werden:

• Vor- und Nachname (nur persönliches Postfach)
   
• Anzeigename (nur Funktionales- / Raum- / Equipment- Postfach)
   
• E-Mail / Absenderadresse
  • Die E-Mail / Absenderadresse kann nur unterstützte Zeichen enthalten. Bestimmte Sonderzeichen, beispielsweise auch das Plus-Zeichen "+" werden nicht unterstützt.
     
• Aliasadressen verwalten
  • Ein E-Mail-Alias ist eine alternative E-Mail-Adresse, die auf ein vorhandenes Postfach verweist.
  • Beispiel:
    • Angenommen, der Nutzer "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" möchte auch die E-Mails empfangen, die an "m.musterfrau@rwth-aachen.de" gesendet werden.
    • Wenn man nun "m.musterfrau@rwth-aachen.de" als E-Mail-Alias für "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" erstellt, werden die E-Mails beider Konten dem selben Posteingang zugestellt.
  • Anlegen nach folgender Anleitung
  • Für eine bestehende E-Mail-Adresse können beliebig viele Aliasse eingerichtet werden.
     
  • Die Erstellung eines domainfremden Alias ist nicht möglich!
  • Beispieladresse: name1@institut.rwth-aachen.de
    • Gültiger Alias:
      • name2@institut.rwth-aachen.de
    • Ungültiger Alias:
      • name1@institut2.rwth-aachen.de
      • name1@name.de
         
• Umleitungsoption (nur Funktionales- / Raum- / Equipment- Postfach)
  • "Nur Lokal" bedeutet keine Umleitung (Weiterleitung).
  • "Nur Umleitung" ist die normale Umleitung auf eine andere Mailadresse, sodass die E-Mails im ursprünglichen Postfach nicht mehr vorliegen.
  • "Beides" bedeutet, dass die E-Mails sowohl an eine andere Mailadresse umgeleitet werden, als auch im ursprünglichen Postfach weiterhin bestehen bleiben.
     
• Umleitungsadresse (nur Funktionales- / Raum- / Equipment- Postfach):
  • In diesem Feld kann eine E-Mail-Adresse angegeben werden, an die E-Mails umgeleitet werden sollen.
  • Die Umleitungsadresse darf ebenfalls nur unterstützte Zeichen enthalten.
     
• Quotapool:
  • Durch klicken auf den Pfeil am rechten Ende kann in einem Drop-Down Menü ausgewählt werden, in welchem Quotatopf (Quotapool) die Daten des Mailaccounts gespeichert werden sollen.
     
• Speicherplatz:
  • Hier wird der für den Mailaccount zur Verfügung stehende Speicherplatz festgelegt.
     
• Belegter Speicher
   
• Senden als (nur Funktionales- / Raum- / Equipment- Postfach)
  • Das in diesem Feld eingetragene Postfach hat die Möglichkeit, Mails mit der Absenderadresse des Ressourcenaccounts zu versenden.
    • (nur für Outlook/OWA relevant)
       
• Vollzugriff (nur Funktionales- / Raum- / Equipment- Postfach)
  • Über dieses Feld kann einem anderem Mailaccount Vollzugriff auf diesen Mailaccount gewährt werden.
    • (nur für Outlook/OWA relevant)
       
• Mailausgangsvolumen:
  • Hier kann definiert werden, wie vielen Mails aus dem Postfach pro Tag verschickt werden dürfen.
  • Wenn für ein funktionierendes Mailkonto ein höheres Volumen an ausgehenden Mails gewünscht wird, kann dies über diese Option konfiguriert werden.
    • Diese Konfiguration ist 7 Tage lang gültig und wird nach dieser Zeit automatisch auf die Standardeinstellung zurückgesetzt.
  • Beispielsweise:

III. Alias anlegen

Das anlegen eine Aliasadresse kann beispielsweise nötig sein, wenn sich bei einer Person eine Namensänderung ergibt und der Anzeigename der E-Mail-Adresse geändert werden soll.
Der Prozess sollte dabei erst durchgeführt, wenn die Namensänderung bereits im RWTH IdM ersichtlich ist. Nach Änderung des Namens durch das Studierendensekretariat oder die Personalabteilung dauert dies in der Regel 24 Stunden.
Die betroffene Person kann dies selbstständig im Selfservice unter Persönliche Daten einsehen. Vor- und Nachname der E-Mail-Adresse werden zeitgleich automatisch geändert.

Um einen Alias anzulegen, müssen Sie folgende Schritte durchführen. Suchen Sie bitte zunächst das Postfach, für welches Sie einen Alias anlegen wollen und klicken Sie auf das Stift-Symbol rechts unter "Aktionen".

• Sobald Sie sich im Fenster Postfach bearbeiten befinden, kopieren Sie zunächst die bestehende E-Mail / Absenderadresse in die Zwischenablage.
• Ändern Sie nun die bestehende E-Mail / Absenderadresse in die gewünschte neue E-Mail / Absenderadresse
• Klicken Sie danach auf den blauen Button "Speichern"
   
• Suchen Sie nun nach dem Postfach mit dem neuem Namen und klicken Sie auf das Stift-Symbol rechts unter "Aktionen"
• Sobald Sie sich im Fenster Postfach bearbeiten befinden, klappen Sie nun den Reiter Aliasadressen verwalten auf.
  • Hier können Sie einsehen, ob bereits eine Aliasadresse eingetragen ist
• Klicken Sie auf das grüne Plus-Symbol am rechten Bildschirmrand
  • Es öffnet sich eine schwarze Suchleiste in der Bildschirmmitte
• Geben Sie nun die alte E-Mail / Absenderadresse ein bzw. fügen Sie sie ein, sofern Sie noch in Ihrer Zwischenablage ist
• Klicken Sie danach auf den blauen Button "Speichern"
   
• Nun ist die Aliasadresse eingerichtet
• Durch die Änderung des ursprünglichen Accounts wird die neue E-Mail / Absenderadresse als primäre Absenderadresse verwendet und ausgehende E-Mails sollten sofort von der neuen Adresse ausgehen
• Alle E-Mails die an die alte oder neue E-Mail-Adresse gesendet werden, kommen im Postfach der neuen E-Mail-Adresse an
• An der Anmeldung für die RWTH E-Mail-Adresse ändert sich nichts

IV. Vollzugriffsrechte einrichten

Sie können auch im Falle von Funktionalpostfächern, auf die mehrerer Kolleg*innen zugreifen können sollen, Stellvertretungsrechte konfigurieren.

Im MailAdm haben Sie allerdings aus Vereinfachungsgründen nur die Möglichkeit „Vollzugriff“ für das gesamte Postfach und das Recht „Senden als“ auf das Funktionalpostfach zu definieren.
Das Recht „Vollzugriff“ beinhaltet das Recht auf den gesamten Postfachinhalt des Funktional-Mail-Kontos zuzugreifen.

Im Falle des Rechtes „Senden als“ kann die Person, für die dieses Recht konfiguriert ist, E-Mails mit der Absenderadresse des Funktionalpostfaches versenden. Hierbei kann vom Empfänger dieser Mail im Gegensatz zu den Stellvertretungsrechten nicht mehr nachvollzogen werden, wer die E-Mail ursprünglich gesendet hat, da der Anhang „[…] im Auftrag von […]“ nicht enthalten ist, sondern nur die Absenderadresse des Funktionalpostfaches.

Sobald Vollzugriffsrechte konfiguriert werden, muss das Mailkonto nicht mehr explizit eingebunden werden, sondern es wird automatisch im Outlook Profile geöffnet, wenn sich eine Person, die über die Vollzugriffsrechte verfügt, am E-Mail-System anmeldet. Auch in diesem Fall ist wichtig, dass die Option „freigegebene Ordner herunterladen“ deaktiviert ist.

2. Postfächer anlegen

Im Menüpunkt "Postfach anlegen" können neue Mailaccounts erstellt werden.
Es kann zwischen persönlichen-, funktionalen-, Raum- und Equipment-Postfächern gewählt werden. Standardmäßig ist der Typ persönliches Postfach ausgewählt.

Ein persönliches Postfach ist vorgesehen für die Nutzung einer natürlichen Person. Funktionale-, Raum-, und Equipment-Postfächer sind nicht für den persönlichen Gebrauch vorgesehen, sondern Sie dienen immer einem dienstlichen Zweck. Ein Beispiel für ein funktionales Postfach könnte Sekretariat@mustereinrichtung.rwth-aachen.de sein. Die Funktion dieses Postfaches wäre die Verwaltung der Dienste eines Sekretariates zu unterstützen. Funktionale Postfächer können dabei von mehreren Personen verwaltet werden.

Beim Erstellen von Postfächern müssen bestimmte Punkte ausgefüllt werden. Je nach Postfachtyp unterscheiden sich die benötigten Informationen.
Wenn Sie vergessen haben ein Pflichtfeld auszufüllen bekommen Sie eine entsprechende Meldung und die Erstellung kann nicht fortgesetzt werden, bis das Feld ausgefüllt ist.

Beispielansicht Postfach erstellen (persönliches Postfach):

Folgende Felder müssen beim Erstellen von Postfächern ausgefüllt werden:

• Vor- und Nachname (nur persönliches Postfach)
   
• Anzeigename (nur Funktionales- / Raum- / Equipment- Postfach)
   
• E-Mail / Absenderadresse
  • Die E-Mail / Absenderadresse kann nur unterstützte Zeichen enthalten. Bestimmte Sonderzeichen, beispielsweise auch das Plus-Zeichen "+" werden nicht unterstützt.
     
• Aliasadressen verwalten
  • Ein E-Mail-Alias ist eine alternative E-Mail-Adresse, die auf ein vorhandenes Postfach verweist.
  • Beispiel:
    • Angenommen, der Nutzer "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" möchte auch die E-Mails empfangen, die an "m.musterfrau@rwth-aachen.de" gesendet werden.
    • Wenn man nun "m.musterfrau@rwth-aachen.de" als E-Mail-Alias für "m.mustermann@mustereinrichtung.rwth-aachen.de" erstellt, werden die E-Mails beider Konten dem selben Posteingang zugestellt.
  • Anlegen nach folgender Anleitung
  • Für eine bestehende E-Mail-Adresse können beliebig viele Aliasse eingerichtet werden.
     
  • Die Erstellung eines domainfremden Alias ist nicht möglich!
  • Beispieladresse: name1@institut.rwth-aachen.de
    • Gültiger Alias:
      • name2@institut.rwth-aachen.de
    • Ungültiger Alias:
      • name1@institut2.rwth-aachen.de
      • name1@name.de
         
• Verteilergruppen
  • In diesem Feld kann die Mitgliedschaft in einer oder mehreren Verteilerlisten angegeben werden
• Umleitungsoption (nur Funktionales- / Raum- / Equipment- Postfach)
  • "Nur Lokal" bedeutet keine Umleitung (Weiterleitung).
  • "Nur Umleitung" ist die normale Umleitung auf eine andere Mailadresse, sodass die E-Mails im ursprünglichen Postfach nicht mehr vorliegen.
  • "Beides" bedeutet, dass die E-Mails sowohl an eine andere Mailadresse umgeleitet werden, als auch im ursprünglichen Postfach weiterhin bestehen bleiben.
     
• Umleitungsadresse (nur Funktionales- / Raum- / Equipment- Postfach):
  • In diesem Feld kann eine E-Mail-Adresse angegeben werden, an die E-Mails umgeleitet werden sollen.
  • Die Umleitungsadresse darf ebenfalls nur unterstützte Zeichen enthalten.
• Quotapool:
  • Durch klicken auf den Pfeil am rechten Ende kann in einem Drop-Down Menü ausgewählt werden, in welchem Quotatopf (Quotapool) die Daten des Mailaccounts gespeichert werden sollen.
     
• Speicherplatz:
  • Hier wird der für den Mailaccount zur Verfügung stehende Speicherplatz festgelegt.
  • Nach Eingabe der nötigen Informationen, besteht die Möglichkeit das persönliche Postfach mit einem bereits existierenden Benutzernamen (Format: ab123456) aus dem Identity Management zu verknüpfen.
     
• Vollzugriff (nur Funktionales- / Raum- / Equipment- Postfach)
  • Über dieses Feld kann einem anderem Mailaccount Vollzugriff auf diesen Mailaccount gewährt werden.
    • (nur für Outlook/OWA relevant)
       
• Mailausgangsvolumen:
  • Hier kann definiert werden, wie vielen Mails aus dem Postfach pro Tag verschickt werden dürfen.
  • Beispielsweise:

Nach Eingabe der nötigen Informationen, besteht die Möglichkeit das Postfach mit einem bereits existierenden Benutzernamen (Format: ab123456) aus dem Identity Management zu verknüpfen.

Die Bestätigungsmail zur Erstellung des neuen Postfaches wird bei sofortiger Verknüpfung mit dem Identity Management an die Kontakt-E-Mail-Adresse des Benutzernamens geschickt.
Wird das neue Postfach nicht direkt mit einem Benutzernamen (Format: ab123456) verknüpft, muss dies im Nachgang von der Person, die das persönliche Postfach nutzen wird, selbst vorgenommen werden.
Dazu wird der im letzten Schritt generierte Coupon-Code unter www.rwth-aachen.de/go eingelöst. Der Nutzer gibt im diesem Prozess ebenfalls seinen Benutzernamen an.

3. Offene Einladungen

Im Menüpunkt "Einladungen" befindet sich eine Liste mit allen Coupon-Codes, die noch nicht eingelöst wurden.
Zusätzlich zu jedem Coupon-Code werden auch Informationen wie Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse, das Sendedatum der Einladung sowie die zugewiesene Quota und der zugehörige Quotatopf (Quotapool) aufgeführt.

Über das Suchfeld kann nach offenen Einladungen gesucht und mit der Aktion "Löschen" können diese wieder gelöscht werden.

4. Deaktivierte Postfächer

Sofern bei einem RWTH-E-Mail Postfach mehr als 180 Tage keine Anmeldung erfolgt wird dieses Postfach automatisch deaktiviert.
Nutzende bekommen vor Ablauf dieser Frist, bzw. vor der Deaktivierung, mehrere E-Mails als Warnung. Erfolgt keine Reaktion ist das Postfach für Nutzende erstmal nicht mehr erreichbar.

Manuell können Sie E-Mail-Postfächer deaktivieren, indem Sie im Reiter Postfächer anzeigen die Box vor einer E-Mail-Adresse anhaken und dann die Funktionen "Deaktivieren" auswählen.
Durch Auswahl mehrerer E-Mail-Adressen, können Aktionen für mehrerer Adressen gleichzeitig ausgeführt werden

Unter diesem Menüpunkt werden alle Accounts angezeigt, die bereits deaktiviert wurden.

• Über das Suchfeld kann nach deaktivierten Accounts gesucht werden
• Mit Klicken auf den gedrehten Pfeil-Symbol (Wiederherstellen) können Postfächer bei Bedarf wiederhergestellt werden
  • Deaktivierte Accounts können bis 180 Tage nach Löschdatum ohne Datenverluste wiederhergestellt werden.
    Nach den 180 Tagen ist eine Wiederherstellung nicht mehr möglich und das Postfach wird automatisch endgültig gelöscht
• Mit Klicken auf das Mülleimer-Symbol (Löschen) können Postfächer bei Bedarf manuell endgültig gelöscht werden

5. Postfach löschen

Um einen Mailaccount endgültig zu löschen, folgen Sie bitte diesen Schritten:

I. Löschen

Zunächst müssen Sie das Postfach über den MailAdm wie im letzten Schritt beschrieben deaktivieren.
Suchen Sie dann in der Liste Deaktivierte Postfächer den deaktivierten Account und klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol (Löschen).

II. Bestätigungscode eingeben

Um die Löschung zu bestätigen, wird ein Bestätigungscode an Ihre bzw. die Kontakt-E-Mail-Adresse des Mailadministrators der jeweiligen Domäne verschickt.

Um die Löschung fertigzustellen müssen Sie bzw. der Mailadministrator der jeweiligen Domäne den Löschcouponcode unter Postfach löschen eingeben. 

Anschließend wird das Postfach automatisch in allen Systemen (Exchange und Identity Management) gelöscht.

• Ab diesem Zeitpunkt ist das Postfach nicht mehr wiederherstellbar.
• Der Löschvorgang kann bis zu 10 Min dauern.

In dieser Zeit wird der Account noch für kurze Zeit unter Deaktivierte Postfächer als "gelöscht" angezeigt.

6. Umgehangene Postfächer

Sie können funktionale Accounts zusätzlich an eine andere Person übertragen.

In diesem Prozess wird ein Coupon generiert und an eine Person versendet, die einen Account übernehmen soll.
Nachdem die neu ausgewählte Person den Coupon eingelöst hat, wird der Account dieser Person zugeordnet.
Der Zugriff des alten Besitzers wird annulliert.

Dieser Reiter wird genutzt um einen solchen Coupon manuell an eine Person zu verschicken.

I. Umhängen

Um einen funktionalen Account umzuhängen, navigieren Sie zunächst wieder zum Reiter Postfächer anzeigen. Suchen Sie hier nach dem gewünschten Postfach.
Es muss sich um ein funktionales Postfach - siehe Mailboxtyp handeln. Klicken Sie dann auf das entsprechende Symbol in der Zeile von dem gewünschten Account.

Falls Sie mehrere Accounts umhängen möchten, haken Sie die Box vor den jeweiligen E-Mail-Adressen an und klicken Sie auf den Umhängen-Button. Es ist möglich, bis zu 10 Accounts gleichzeitig umzuhängen.

Mit dem Klick auf Accounts für Umhängung können Sie kontrollieren, welche Accounts ausgewählt wurden.

Tragen Sie in das Feld versenden an die E-Mail-Adresse der Person ein, die den Account demnächst besitzen soll, und klicken Sie auf Weiter.

II. Manuelles versenden des Coupons

Wenn Sie das Feld leer lassen, wird keine E-Mail versendet. In diesem Fall finden Sie den Coupon unter dem Reiter Umgehangene Postfächer und können den Coupon manuell an die Person versenden.

• Domänenauswahl
• Verteilergruppen verwalten
• Zusätzliche Funktionen (Mail-Admin)