Verteilergruppen verwalten
In diesem Artikel wird erklärt wie Sie im MailAdm Verteilergruppen Ihrer Domänen einrichten, bearbeiten, deaktivieren und weiterführend verwalten können.
Eine Verteilergruppe ist ein einfaches Mittel zur Gruppen-Kommunikation und basiert auf Mehrfach-Adressierung einer E-Mail.
Mitglieder einer Verteilergruppe werden vom Besitzer der Verteilergruppe über die RWTH MailApp gepflegt. Eine Anleitung dazu finden Sie in Schritt Mitglieder hinzufügen.
Verteilergruppen anzeigen
Im Menüpunkt Verteilergruppen anzeigen werden alle Verteilergruppen aufgelistet, die der ausgewählten Domäne (z. B. Mustereinrichtung.rwth-aachen.de) angehören.
- Über Die Suchfunktion (1) können Postfächer per Namen gesucht werden.
- In der Übersicht werden standardmäßig die primäre E-Mail-Adresse, aktive Aliasadressen, und die Sichtbarkeit im Adressbuch angezeigt.
- Über Ansicht (2) kann angepasst werden, was in der Übersicht gezeigt werden soll. Alle Optionen können manuell ein- oder ausgeblendet werden:
- Primäre Adresse
- Aliasadressen
- Anzeigename
- Im Adressbuch
- Über das Drei-Punkte-Symbol (3) können Sie das Aktionsmenü öffnen und eine Verteilergruppe deaktivieren.
- Über den kleinen Pfeil (4) am Anfang der jeweiligen Zeile können Verteilergruppe editiert werden.
- Durch Anhaken der Box (5) vor der primären E-Mail-Adresse können mehrere Verteilergruppen für Aktionen ausgewählt werden.
- Ist eine Mehrfachauswahl aktiv, können mehrere Verteilergruppen gleichzeitig deaktiviert (6) werden.
- Über die Option Verteilergruppe erstellen (7) kann ein neues Postfach angelegt und die Einladung an den Nutzenden versendet werden.
Verteilergruppe erstellen
Auf dem zentralen Exchange der RWTH können keine Verteilergruppen eingerichtet werden, die externe Mailadressen enthalten. Solche Verteilergruppen müssen über die Mailman-Mailingliste eingerichtet werden.
Mitglieder können über die RWTH MailApp zu einer Verteilergruppe hinzufügen werden. Dabei können nur Postfächer derselben E-Mail-Domäne gewählt werden.
Um eine neue Verteilergruppe zu erstellen, folgen Sie bitte diesen Schritten.
Schritt 1
Klicken Sie auf den Button Verteilergruppe erstellen am oberen rechten Rand.
Schritt 2
Beim Erstellen von Verteilergruppen müssen bestimmte Punkte ausgefüllt werden. Je nach Postfachtyp unterscheiden sich die benötigten Informationen.
Wenn Sie vergessen haben ein Pflichtfeld auszufüllen bekommen Sie eine entsprechende Meldung und die Erstellung kann nicht fortgesetzt werden, bis das Feld ausgefüllt ist.
Folgende Punkte müssen beim Erstellen einer Verteilergruppe ausgefüllt werden:
- Anzeigename
- E-Mailadresse
- Sichtbarkeit im Adressbuch
- Standardmäßig aktiv aber kann durch den Schalter geändert werden.
- Aliasadressen verwalten
- Ein Alias ist eine alternative Adresse, die auf eine vorhandene Verteilergruppe verweist.
- Für eine bestehendeVerteilergruppe können beliebig viele Aliasadressen eingerichtet werden.
- Die Aliasadressen müssen immer in derselben Domäne liegen. Die Erstellung eines domänenfremden Alias ist nicht möglich!
- Aliasadressen können nach folgender Anleitung angelegt werden
- Besitzer verwalten
- Als Besitzer wird die Person ausgewählt, die die Verteilergruppe nach dem Erstellen primär verwaltet.
- Mitglieder verwalten
Schritt 3
Sobald Sie alle Informationen eingetragen haben, können Sie den Vorgang mit Klicken auf Erstellen abeschließen.
Die Verteilergruppe wird direkt erstellt, eine Verknüpfung mit dem Identity Management System ist nicht notwendig.
Verteilergruppen editieren
Sie können existierende Verteilergruppen nachträglich bearbeiten.
Schritt 1
Suchen Sie über die Suchfunktion nach dem Namen der Verteilergruppe.
Schritt 2
Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Anfang der Zeile des gesuchten Postfaches.
Es öffnet sich ein Dropdown Menü in dem Sie das Postfach bearbeiten können.
Schritt 3
Der Prozess ist hierbei für alle Arten von Postfächern - Persönliche Postfächer, Funktionale Postfächer, Raum-Postfächer und Equipment-Postfächer - gleich.
Je nach Postfachtyp bestehen zusätzliche Bearbeitungsmöglichkeiten.
Beispielansicht Verteilergruppe bearbeiten:
Folgende Felder können beim Editieren der Verteilergruppe ausgefüllt werden:
- Anzeigename
- E-Mailadresse
- Sichtbarkeit im Adressbuch
- Standardmäßig aktiv aber kann durch den Schalter geändert werden.
- Aliasadressen verwalten
- Ein Alias ist eine alternative Adresse, die auf eine vorhandene Verteilergruppe verweist.
- Für eine bestehendeVerteilergruppe können beliebig viele Aliasadressen eingerichtet werden.
- Die Aliasadressen müssen immer in derselben Domäne liegen. Die Erstellung eines domänenfremden Alias ist nicht möglich!
- Aliasadressen können nach folgender Anleitung angelegt werden
- Mitglieder von Verwalten
- Besitzer verwalten
- Mitglieder verwalten
- Akzeptieren von Nachrichten von verwalten
- Hier wird festgelegt, welche Postfächer (Postfach) oder Verteilerlisten bzw. Domains (Verteilerliste) an die Verteilergruppe schreiben dürfen.
- Standardmäßig darf jeder an eine Verteilerliste eine E-Mail schreiben. Dies schließt auch externe Mailadressen ein.
Schritt 4
Nachdem Sie den gewünschten Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern.
Zustellungsoptionen konfigurieren
Besitzer von Verteilergruppen können die Zustellungsoptionen über Outlook Web App für Verteilergruppen selbständig konfigurieren.
Schritt 1
Bitte melden Sie sich in der RWTH MailApp an. Eine separate Anleitung dazu finden Sie im Artikel Anmeldung RWTH MailApp.
Schritt 2
Nachdem Sie sich erfolgreich angemeldet haben, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol am oberen rechten Rand und wählen Sie Optionen.
Schritt 3
Wählen Sie die Registerkarte Allgemein (1) dann Verteilergruppen (2) und Verteilergruppe bearbeiten (3).
Schritt 4
Wählen Sie Zustellungsverwaltung (1) aus klicken Sie danach auf das + (2), um eine Gruppe Ihrer Wahl hinzuzufügen.
Schritt 5
Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf Speichern.
Mitglieder hinzufügen
Bitte beachten Sie:
Wenn Sie Bedarf an einer Verteilerliste haben, in der nicht nur Mailadressen Ihrer Maildomäne enthalten sind, so erstellen Sie sich bitte eine Mailman Verteilerliste. Auf dem zentralen Mailsystem erstellen Sie sich anschließend ein Funktionspostfach, welches an die zuvor erstellte Verteilerliste weiterleitet.
Domänenfremde Mitglieder werden Ihnen schon jetzt nicht mehr angezeigt. Wir unterstützen Sie gerne bei der Ermittlung der derzeitigen Mitglieder. Wenden Sie sich dafür gerne an das IT-ServiceDesk.
Die Besitzer einer Verteilergruppe haben über die Outlook Web App die Möglichkeit, eigene Administrationen vorzunehmen.
Hierfür müssen sie jedoch vorher von einem Admin des Institutes als Verteilergruppenbesitzer eingetragen werden. Informationen hierzu finden Sie in der Anleitung Verteilergruppen editieren.
Sobald dies geschehen ist, können Sie mit nachfolgenden Schritten fortfahren:
- Melden Sie sich in der RWTH MailApp an.
- Die RWTH MailApp ist unter folgender Adresse zu erreichen: https://mail.rwth-aachen.de
- Um sich über die die RWTH MailApp einzuloggen, melden Sie sich bitte wie folgt an:
- Benutzername: Benutzername@IhreDomäne.rwth-aachen.de (z.B. ab123456@rwth-aachen.de)
- Dazu geben Sie bitte Ihr Kennwort ein.
Anschließend wählen Sie bitte "Optionen" aus.
In der Übersicht, die sich nun öffnet, klicken Sie bitte auf den Menüpunkt "Verteilergruppen".
Jetzt sehen Sie Verteilergruppen, denen Sie angehören und jene, die Sie selbst besitzen.
Durch einen Doppelklick auf die gewünschte Mailingliste, öffnet sich eine Ansicht, die Ihnen die Möglichkeit bietet, Ihre Verteilergruppe zu verwalten.
In diesem Fenster befindet sich der Punkt "Mitgliedschaft". Nach einem Klick auf den Button "+", wird ein weiteres Fenster geöffnet, in dem die Mitglieder der Verteilerliste ausgesucht werden können. Als Besitzer können nur Mailaccounts im selben Kontext gewählt werden.
Nachdem der gewünschte Benutzer von Ihnen hinzugefügt worden ist, taucht er im Feld "Mitglieder" auf. Wenn Sie einen User wieder entfernen möchten, können Sie dies durch einen Klick auf den Button " - " erledigen. Der Vorgang ist analog zu dem des Hinzufügens eines Benutzers.
Deaktivierte Verteilergruppen
Unter dem Menüpunkt Deaktivierte Verteilergruppen werden alle Gruppen angezeigt, die bereits deaktiviert wurden und momentan noch verlustfrei reaktiviert werden können.
- Über das Suchfeld (1) kann nach deaktivierten Verteilerlisten gesucht werden
- Über Ansicht (2) kann angepasst werden, was in der Übersicht gezeigt werden soll. Alle Optionen können manuell ein- oder ausgeblendet werden:
- Anzeigename
- Primäre Adresse
- Aliasadressen
- Deaktiviert Seit
- Über das Drei-Punkte-Symbol (3) können Sie das Aktionsmenü öffnen und eine Verteilerliste wiederherstellen oder permanent löschen.
- Durch Anhaken der Box (4) vor den Verteilerlisten können mehrere Listen gleichzeitig wiederhergestellt oder gelöscht (5) werden.
