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Sicherung von Dateien aus SharePoint Online

Kurzinformation

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie Ihre Dateien aus SharePoint Online sichern können.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass für die Sicherung von OneNote-Notizbüchern die Anleitung für OneNote-Notizbüchern genutzt werden muss

Die Sicherung erfolgt über folgende Schritte:

Detailinformation

1. Überprüfen, wie viel Speicherplatz belegt ist

1. Melden Sie sich im Office Portal mit „egal@students.rwth-aachen.de“ an.

2. Wählen Sie Apps > Alle Apps > SharePoint aus.

3. Wählen Sie die Seite aus, dessen Speicherplatz geprüft werden soll.

Screenshot der SharePoint-Startseite.Ihre SharePoint-Seiten werden im Bereich "Ich folge" aufgelistet.

4. Klicken Sie auf das Einstellungsrad.

Screenshot der SharePoint-Startseite. Die Einstellungen befinden sich in der oberen Taskleiste, vor dem Hilfe-Button.

5. Wählen Sie Websiteinhalte aus.

Screenshot der Einstellungen. "Webseiteinhalte" befindet sich im Bereich "SharePoint", zwischen "App hinzufügen" und "Websiteinformationen".

6. Klicken Sie auf Websiteeinstellungen.

Screenshot der Ansicht "Websiteinhalte".Die "Websiteeinstellungen" befinden sich zwischen "Website-Workflows" und dem Papierkorb.

7. Wählen Sie Speichermetriken unter Websitesammlungsverwaltung.

Screenshot der Websiteeinstellungen. Die Speichermetriken befinden sich zwischen "Portal-Websiteverbindung" und "Berechtigungen für Websitesammlungs-App".

8. An dieser Stelle sehen Sie nun den von der Site genutzten Speicherplatz.

Screenshot der Speichermetriken. Ihre Ordner werden in einer Tabelle aufgelistet. In der Spalte "% der übergeordneten Website" wird für jeden Ordner angezeigt, wie viel Speicherplatz er belegt. Der insgesamt belegte Speicherplatz wird ebenfalls angezeigt.

9. Wenn der von Ihnen verbrauchte Speicher größer ist als angenommen, liegt es vermutlich an der Versionierung einzelner Dateien.

Dies können Sie prüfen, indem Sie auf den Versionsverlauf der jeweiligen Datei klicken.

Screenshot des Inhalts eines Ordners. Neben "Zuletzt geändert" erscheint bei Dateien der Button "Versionsverlauf".

10. Danach ist es möglich mit dem Button Alle Versionen löschen alle Versionen, bis auf die aktuelle, zu löschen.

Screenshot des Versionsverlauf. Die Versionen werden in einer Tabelle aufgelistet. Über die Tabelle befindet sich den Button "Alle Versionen löschen".

Nun sollte der Speicherplatzverbrauch geringer sein.

Hinweis

Es wird nicht direkt angezeigt, dass weniger Speicherplatz verbraucht wird. Dies kann bis zu 24 Stunden dauern.

2. Sichern von Dateien aus SharePoint Online

1. Suchen Sie die SharePoint Online Site im Webbrowser auf.

Wenn Sie Mitglied einer SharePoint Online Site sind, wird Ihnen dies auf der SharePoint Online Website angezeigt werden.

2. Auf einer Ihrer SharePoint Online Sites klicken Sie links auf Dokumente.

Screenshot der Startseite eines Test-SharePoint. Die Dokumente befinden sich im Home-Menü zwischen " Unterhaltungen " und " Shared with us".

3. Markieren Sie alle Dateien. Im Anschluss können diese über die drei Punkte heruntergeladen werden.

Hinweis

Es werden hierbei jeweils nur die aktuellsten Versionen aus der Versionshistorie heruntergeladen. Eine Speicherung von älteren Dateien aus der Versionshistorie wird hierbei nicht vorgenommen.

Zusatzinformation

Nächste Schritte

zuletzt geändert am 30.08.2024

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