Nutzungsbedingungen Microsoft 365 für Studierende
Auf dieser Seite finden Sie die Nutzungsbedingungen von Microsoft 365 für Studierende.
Wichtig
Nach einer standardmäßigen Frist von 30 Tagen wird der Account automatisch gelöscht und damit auch die Inhalte in M365.
- Präambel
- Voraussetzungen und zulässige Nutzung
- Pflichten der Nutzenden
- Empfehlungen für die Nutzung
- Lifecycle
- Datenschutz
- Änderungen der Nutzungsbedingungen
Präambel
Microsoft 365 (M365) ist eine Reihe von Abonnementdiensten (inkl. Microsoft Office), die von Microsoft angeboten werden. Diese werden für Studierende und Mitarbeitende der RWTH in jeweils unterschiedlichem Umfang und Lizenzen angeboten. Die M365-Lizenzen werden aus dem Microsoft Bundesvertrag bezogen und sind während dessen Laufzeit nutzbar. Die hier angebotenen Dienste werden auf Servern bereitgestellt, die nicht in Rechenzentren der RWTH stehen und auf die die RWTH keinen physischen Zugriff hat. Die RWTH Aachen ist jedoch für die Realisierung der Authentifizierung und Verwaltung der Lizenzen verantwortlich. Diese werden über den Single-Sign-On Account (Shibboleth) realisiert.
Mit der Nutzung von M365 stimmen Sie den folgenden Nutzungsbedingungen zu:
Voraussetzungen und zulässige Nutzung
Alle Studierenden können die IT-Infrastruktur der RWTH Aachen nutzen. Zusätzlich zur lokalen Infrastruktur der Hochschule können Sie freiwillig zusätzlich Microsoft 365 nutzen. Microsoft 365 ist ein Cloud Service, der von Microsoft für Studierende der RWTH Aachen angeboten wird.
Über diesen Service können die folgenden Microsoft Produkte und Onlinedienste in der Cloud genutzt werden:
- Outlook
- Word
- Excel
- PowerPoint
- OneNote
- OneDrive
- SharePoint online und
- MS Teams
Pflichten der Nutzenden
Für die Nutzung des Dienstes bestehen folgende Pflichten:
- Die Nutzung von M365 ist nur zu Zwecken der studentischen Selbstorganisation und Kommunikation erlaubt.
- Die Nutzung der Software und Dienste ist nicht für studentische Organisationen und Vereinigungen zugelassen.
- Bei der Nutzung von M365 sind die gültigen Rechtsvorschriften und Regelungen (Lizenzrecht, Datenschutzrecht, Personalaktenrecht, Steuerrecht, Urheberrecht, Telemedienrecht, Archivrecht, Aufbewahrungsfristen, US-Exportkontrollrecht u.W.) einzuhalten.
- Die Nutzung der Software und Dienste von Microsoft erfolgt gemäß der jeweils aktuellen Fassung der Produktbestimmungen (PTs) und der Bestimmungen für Onlinedienste (OSTs). Diese sind auf der Microsoft Website (wird in neuem Tab geöffnet) einsehbar.
- Die Sicherung der in der Cloud gespeicherten Daten obliegt der*m jeweiligen Nutzenden. Es werden keine automatischen Backups seitens der RWTH erstellt.
- Es besteht nur die Berechtigung, die Software und Dienste während des lizenzierten Zeitraums zu nutzen. Sämtliche Software muss gelöscht bzw. Dienste dürfen nicht weiter genutzt werden, wenn die RWTH Aachen den Microsoft Bundesvertrag kündigt oder vor Ablauf des lizenzierten Zeitraums keinen Beitritt bzw. keine Verlängerungsbestellung einreicht oder keine zeitlich unbeschränkten Lizenzen erwirbt, je nachdem welches Ereignis als erstes eintritt.
- Bei Studierenden, die gleichzeitig auch Mitarbeitende der RWTH sind, gilt: die Nutzung des M365 Accounts im Studierenden-Tenant dient ausschließlich den oben genannten Zwecken. Die Nutzung von M365 im dienstlichen Kontext ist nur in eingeschränktem Maß und mit dem dafür vorgesehenen Tenant m365.rwth-aachen.de zulässig. Eine Anleitung finden Sie auf der Seite Anmeldung M365 für Mitarbeitende.
Empfehlungen für die Nutzung
Wir empfehlen zusätzlich die folgenden Handlungsweisen für die Nutzung des Dienstes:
- Die Speicherung von BitLocker Keys in der Cloud wird nicht empfohlen. Die Nutzung von BitLocker muss auf allen Geräten, auf denen über den Microsoft Tenant für Studierende in Windows aktiviert wurde, kontrolliert und ggf. deaktiviert werden.
- Vergeben Sie für abgelegte Daten und Dokumente klare und eindeutige Dateinamen.
- Aufgrund der fehlenden Möglichkeit der lokalen Speicherung wird eine ausschließliche Nutzung der WebApps (ohne alternative lokale Office-Lösung) nicht empfohlen. Bei der Nutzung der Office Web Apps werden die dort verarbeiteten Daten automatisch in der Cloud (im persönlichen OneDrive Bereich) gespeichert.
- OneDrive und SharePoint online sind keine Systeme zur dauerhaften Speicherung im Sinne einer Archivierung. Es können gezielt Dateien auf Endgeräte synchronisiert werden. In OneDrive werden die Dateiversionen der letzten 30 Tage online gespeichert.
- Der Speicher ist wie folgt limitiert:
- persönlicher OneDrive: 10 GB
- SharePoint Site: 50 GB
- Bitte beachten Sie bei der Verarbeitung und Speicherung von Forschungsdaten die bestehenden FDM-Prozesse und -Lösungen an der RWTH Aachen.
- Eine Nutzung von privaten Endgeräten erfolgt auf eigene Verantwortung. Bei Verlust der Daten auf dem Endgerät kann keinerlei Garantie und Support seitens der RWTH übernommen werden.
Lifecycle
Bei der Nutzung von M365 gilt der folgende Lifecycle für die Nutzendendaten:
- Accounts der Studierenden werden nach dem Verlust des Studierendenstatus oder dem Deaktivieren der Haken im Selfservice aus dem M365 Bereich entfernt (d. h. die Nutzenden sind für andere nicht mehr sichtbar und können sich nicht mehr einloggen). Die endgültige Löschung des Accounts sowie der zum Account gehörenden Daten im OneDrive erfolgt entsprechend 30 Tage später.
- Gastaccounts werden nach 3 Monaten ohne Login automatisch aus dem M365 Bereich entfernt (d. h. die Nutzenden sind für andere nicht mehr sichtbar und können sich nicht mehr einloggen). Die endgültige Löschung des Accounts erfolgt nach 30 Tagen.
- Bei SharePoint Sites werden nach 3 Monaten Inaktivität entsprechende Benachrichtigungen an die Administratoren geschickt. Sollte nach dreimaliger Erinnerung im Abstand von je zwei Wochen keine Aktivität festgestellt werden, wird die jeweilige Site entfernt und nach 30 Tagen endgültig gelöscht.
Datenschutz
Die Datenschutzhinweise zur Nutzung des Dienstes sind auf IT Center Help hinterlegt.
Änderungen der Nutzungsbedingungen
Das IT Center der RWTH Aachen behält sich das Recht vor, diese Nutzungsbedingungen jederzeit, mit oder ohne Vorankündigung, zu ändern.
Die Nutzenden werden umgehend über wesentliche Änderungen der Nutzungsbedingungen informiert. Diese Informationen können per E-Mail oder durch Veröffentlichung auf der Website des IT Centers der RWTH Aachen bereitgestellt werden.
Mit dem Zeitpunkt des Inkrafttretens ist die jeweils gültige Fassung der Nutzungsbedingungen auf der Website des IT Centers der RWTH Aachen abrufbar und ersetzt alle vorhergehenden Versionen. Alle Nutzenden sollten sich regelmäßig über Änderungen informieren.
