Auf dieser Seite finden Sie die Nutzungsbedingungen von M365 und Microsoft Teams für RWTH Mitarbeitende.

• Präambel
• Voraussetzungen und zulässige Nutzung
• Pflichten der Nutzenden
• Empfehlungen für die Nutzung
• Lifecycle
• Nutzungsbedingungen für Microsoft Teams
• Datenschutz
• Änderungen der Nutzungsbedingungen

Präambel

Microsoft 365 (M365) ist eine Reihe von Abonnementdiensten (inkl. Microsoft Office), die von Microsoft angeboten werden. Diese werden für Studierende und Mitarbeitende der RWTH in jeweils unterschiedlichem Umfang und Lizenzen angeboten. Die M365-Lizenzen werden aus dem Microsoft Bundesvertrag bezogen und sind während dessen Laufzeit nutzbar. Die hier angebotenen Dienste werden auf Servern bereitgestellt, die nicht in Rechenzentren der RWTH stehen und auf die die RWTH keinen physischen Zugriff hat. Die RWTH Aachen ist jedoch für die Realisierung der Authentifizierung und Verwaltung der Lizenzen verantwortlich. Diese werden über den RWTH Single-Sign-On Account (Shibboleth) realisiert.

Mit der Nutzung von M365 stimmen Sie den folgenden Nutzungsbedingungen zu:
 

Voraussetzungen und zulässige Nutzung

Die Erstellung des Microsoft-Kontos erfolgt automatisch für alle Mitarbeiter*innen der RWTH. Mit diesem Konto ist die Nutzung von M365 und von den für Sie lizensierten Microsoft-Produkten möglich, solange und soweit diese von der RWTH zur Verfügung gestellt werden bzw. solange Sie Mitarbeiter*in der RWTH sind.

M365 wurde auf folgende Apps reduziert: 

• M365 Apps for Enterprise (lokale Installationen) sowie
• MS Teams
   

Pflichten der Nutzenden

Für die Nutzung des Dienstes bestehen folgende Pflichten:

• Die Nutzung von M365 ist für Tätigkeiten im Kontext der RWTH Aachen vorgesehen. Die Software und Dienste sind ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und des Archivrechts einzusetzen. Ein Einsatz für private und kommerzielle Zwecke ist nicht gestattet.
• Bei der Nutzung von M365 sind die gültigen Rechtsvorschriften und Regelungen (Lizenzrecht, Datenschutzrecht, Personalaktenrecht, Steuerrecht, Urheberrecht, Telemedienrecht, Archivrecht, Aufbewahrungsfristen, US-Exportkontrollrecht u.W.) einzuhalten.
• Die Nutzung der Software und Dienste von Microsoft erfolgt gemäß der jeweils aktuellen Fassung der Produktbestimmungen (PTs) und der Bestimmungen für Onlinedienste (OSTs). Diese sind auf der Microsoft Website (wird in neuem Tab geöffnet) einsehbar.
• Es besteht nur die Berechtigung, die Software und Dienste während des lizenzierten Zeitraums zu nutzen. Sämtliche Software muss gelöscht bzw. Dienste dürfen nicht weiter genutzt werden, wenn die RWTH Aachen den Microsoft Bundesvertrag kündigt oder vor Ablauf des lizenzierten Zeitraums keinen Beitritt bzw. keine Verlängerungsbestellung einreicht oder keine zeitlich unbeschränkten Lizenzen erwirbt, je nachdem welches Ereignis als erstes eintritt.
• Die Nutzung von BitLocker Keys für Mitarbeitende ist nicht möglich. Die Nutzung von BitLocker muss auf allen Geräten, auf denen über den M365-Tenant Windows aktiviert wurde, kontrolliert und ggf. deaktiviert werden. Wenn eine Verschlüsselung durch BitLocker o.ä. gewünscht ist, wenden Sie sich bitte an die IT-Administration Ihrer Einrichtung.
• Für die Nutzung von Teams gelten zusätzliche Bedingungen (s. u.)
   

Empfehlungen für die Nutzung

Wir empfehlen zusätzlich die folgenden Handlungsweisen für die Nutzung des Dienstes:

• Bitte beachten Sie bei der Verarbeitung und Speicherung von Forschungsdaten die bestehenden FDM-Prozesse und -Lösungen an der RWTH Aachen.
• Speichern/Synchronisieren Sie die Daten nicht auf privaten Endgeräten. Bei Verlust der Daten auf dem Endgerät kann keinerlei Garantie und Support seitens der RWTH übernommen werden.
   

Lifecycle

Bei der Nutzung von M365 gilt der folgende Lifecycle für die Nutzendendaten:

• Accounts der Mitarbeitenden werden nach dem Verlust des Mitarbeitendenstatus aus dem M365 Bereich entfernt (d. h. die Nutzenden sind für andere nicht mehr sichtbar und können sich nicht mehr einloggen). Die endgültige Löschung des Accounts sowie der zum Account gehörenden Daten erfolgt 30 Tage später.
• Gastaccounts werden nach 3 Monaten ohne Login automatisch aus dem M365 Bereich entfernt (d. h. die Nutzenden sind für andere nicht mehr sichtbar und können sich nicht mehr einloggen). Die endgültige Löschung des Accounts erfolgt nach 30 Tagen.
   

Nutzungsbedingungen für Microsoft Teams

Bei der Nutzung von Microsoft Teams gelten zusätzlich zu den obenstehenden Nutzungsbedingungen für M365 auch die folgenden Voraussetzungen und Nutzungsbedingungen:

• MS Teams ist auf Basisfunktionen reduziert. Dies bedeutet, dass die Kommunikation via Chatnachricht oder Anruf zwischen Personen oder Gruppen möglich ist. Aufgrund der Deaktivierung von OneDrive an der RWTH können Dateien jedoch nicht in direkten Chats gesendet werden.
• Die Nutzung von Apps in MS Teams ist deaktiviert, wie beispielsweise die Kalenderfunktion.
• Mitarbeitende dürfen Microsoft Teams nur dann verwenden, wenn dies für die Kollaboration mit externen Partnern zwingend vorausgesetzt wird.
• Diese Notwendigkeit wird durch das Setzen der Checkbox im Selfservice bestätigt. Ist die Notwendigkeit nicht mehr gegeben, muss der Haken hier entfernt werden. Dadurch wird die Microsoft Teams Lizenz nach einer Bearbeitungszeit von bis zu 24 Stunden automatisch entzogen.
• Das IT Center hat folgenden Lifecycle für die Nutzung von Microsoft Teams festgelegt:
  • Accounts: 30 Tage nach Entzug der Microsoft Teams Lizenz werden zum Microsoft Teams Account gehörige Daten gelöscht. Gruppenzugehörigkeiten und bereits veröffentlichte Inhalte in Gruppen werden mit Entzug der Lizenz nicht gelöscht. Innerhalb dieser 30 Tage kann der Account wieder aktiviert werden, um weiterhin auf die Daten zugreifen zu können. Die Synchronisationszeit mit den Systemen von bis zu 24 Stunden sollte bei der De- bzw. Reaktivierung der Checkbox berücksichtigt werden.
  • Gruppen/Teams: 60 Tage nachdem eine Gruppe in Microsoft Teams keine Mitglieder der RWTH Aachen mehr beinhaltet, wird diese gelöscht. Gastaccounts gelten hier nicht als Mitglieder einer Gruppe. Dies gilt ebenso, falls keines der Mitglieder eine Teams-Lizenz besitzt.
  • Gruppen/Teams ohne Besitzer*innen: Sollte der Fall eintreten, dass eine Gruppe keine*n Besitzer*in mehr hat, muss Diese*r neu festgelegt werden. Dafür müssen alle aktuellen Mitglieder (Gäste ausgenommen) den*die neue*n Besitzer*in bestätigen. Hierzu soll sich initial ein Mitglied des Teams per (E-Mail schreiben an:) E-Mail beim IT-ServiceDesk melden. Das weitere Verfahren wird dann durch das IT Center erläutert.
  • Bei SharePoint Sites werden nach 3 Monaten Inaktivität entsprechende Benachrichtigungen an die Administratoren geschickt. Sollte nach dreimaliger Erinnerung im Abstand von je zwei Wochen keine Aktivität festgestellt werden, wird die jeweilige Site entfernt und nach 30 Tagen endgültig gelöscht.
• Nutzung von SharePoint Online:  Mit der Erstellung einer MS Teams-Gruppe wird automatisch eine SharePoint Online Site erstellt und mit der Gruppe verknüpft. Die Nutzung von SharePoint Online ist für die Mitarbeitenden der RWTH nicht zulässig. Wir empfehlen die Nutzung von sciebo als Alternative zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten innerhalb einer Gruppe

Mit der Nutzung von Microsoft Teams akzeptieren Sie die oben genannten Regelungen und sind verpflichtet, diese einzuhalten.
 

Datenschutz

Die Datenschutzhinweise zur Nutzung des Dienstes sind auf IT Center Help hinterlegt.
 

Änderungen der Nutzungsbedingungen

Das IT Center der RWTH Aachen behält sich das Recht vor, diese Nutzungsbedingungen jederzeit, mit oder ohne Vorankündigung, zu ändern.

Die Nutzenden werden umgehend über wesentliche Änderungen der Nutzungsbedingungen informiert. Diese Informationen können per E-Mail oder durch Veröffentlichung auf der Website des IT Centers der RWTH Aachen bereitgestellt werden.

Mit dem Zeitpunkt des Inkrafttretens ist die jeweils gültige Fassung der Nutzungsbedingungen auf der Website des IT Centers der RWTH Aachen abrufbar und ersetzt alle vorhergehenden Versionen. Alle Nutzenden sollten sich regelmäßig über Änderungen informieren.