Handreichung zum Umgang mit Anhängen
Auf dieser Seite finden Sie Informationen zum generellen Umgang mit Anhängen, gesperrten Anhängen und Alternativen zum Versand von E-Mails mit großen Anhängen oder Datenmengen.
Umgang mit Anhängen
E-Mail-Anhänge können potenziell gefährliche Dateien (z. B. Malware) enthalten. Überprüfen Sie besonders bei E-Mails, welche Ihnen verdächtig oder ungewöhnlich vorkommen, ob es sich um eine legitime E-Mail und den korrekten Anhang handelt.
Fragen Sie im Notfall beim Absender der E-Mail nach. Wie Sie verdächtige Anhänge und E-Mails erkennen können und wie Sie im Umgang damit vorgehen sollten, können Sie im Artikel Verdächtige E-Mails nachlesen.
Besonders angehangene Dateien mit den Endungen .exe, .msi, .bat oder .zip, .rar können potenziell gefährlich sein. Aber auch andere Dateitypen mit enthaltenen Markos, beispielsweise .doc, .docx, .pdf können verwendet werden.
Um das Gefahrenpotenzial von Anhänge zu minimieren, filtert die RWTH Dateien die als gefährlich erkannt werden, oder potenziell gefährliche Makros enthalten bereits im Voraus. Informationen dazu können Sie im Artikel E-Mail-Makrofilterung finden.
Selbst mit der Filterung können nicht alle verdächtigen Dateien gefunden werden. Bevor Sie Anhänge speichern / herunterladen oder öffnen, können Sie diese zusätzlich über Antivirensoftware oder Seite wie Virustotal prüfen.
Versenden von großen Datenmengen
Wenn Sie große Datenmengen mit Dateianhängen per E-Mail an mehrere Adressen, oder Verteilerlisten versenden wollen, kann dies schnell zu Problemen führen:
- Je nach Menge der Adressaten (Verteilerlisten enthalten oft tausende von E-Mail-Empfängern) kann der Datenverkehr sehr hoch sein.
- Bekannte E-Mail-Provider erlauben in der Regel eine Gesamtmail-Größe von 20MB bis 40MB (Empfang & Versand)
- An der RWTH Aachen beträgt die maximale Mailgröße 25MB (Mailtext + Anhang) um zu gewährleisten, dass E-Mails innerhalb und außerhalb der RWTH Aachen zugestellt werden können.
- Mailpostfächer bieten in der Regel nur begrenzten Speicherplatz. Sie sind für die Aufbewahrung von großen Dateien nicht geeignet.
Es bietet sich daher an, Dateien auf alternativen Wegen zur Verfügung zu stellen. Z.B.: können Sie Dateien per Downloadlink auf einen Datenspeicher verfügbar machen. Neben den oben genannten Hinweisen, kann dies auch zu mehr Sicherheit in der Kommunikation führen.
Wenn Sie beispielsweise bei der Arbeit an kollaborativen Projekten bereits Services zur Datenspeicherung verwenden, so bieten diese oft integrierte Lösungen für das Teilen von Daten an.
Besonders beim Umgang mit Dokumenten empfiehlt sich der Einsatz eines entsprechenden Services, da man so gewährleisten kann, dass alle Adressaten stets auf die aktuellste Version eines Dokumentes zugreifen und nicht mehrere Versionen als z.B.: im Mail-Anhang im Umlauf sind.
Als Alternativen können Sie an der RWTH folgende Wege nutzen:
