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Dateiverwaltung mit dem Windows Explorer

Dateiverwaltung mit dem Windows Explorer

 Detailinformation

Über den Microsoft Internet Explorer  können Sie auf zusätzliche Funktionen im Microsoft SharePoint-System zugreifen. So können Sie u.a. ein SharePoint Verzeichnis im Windows Explorer öffnen. Dies ermöglicht ihnen unter Anderem den Upload oder Download einer großen Anzahl an Dateien über Drag and Drop.

Um diese Funktion zu nutzen, navigieren Sie in der SharePoint-Multifunktionsleiste unter der Registerkarte Bibliothek in die Kategorie Verbinden und Exportieren. Dort finden Sie das Werkzeug Mit Explorer öffnen. Mit einem Klick auf dieses Werkzeug öffnet sich der Windows Explorer mit dem entsprechenden Verzeichnis. Gegebenenfalls werden Sie vorher aufgefordert sich gegenüber dem SharePoint-System über die Eingabe ihrer Nutzerkennung samt Passwort zu authentifizieren.

Mit Explorer öffnen

Zu beachten ist, dass Dateien, die mit dem Windows Explorer hinzugefügt werden, nicht mit Metadaten versehen werden können. Dies kann ein Problem darstellen, da Metadaten nun nachträglich von Hand hinzugefügt werden müssen. Fügt man keine Metadaten hinzu, so setzt man sich eventuell über die Vorschriften des Verzeichnisbesitzers hinweg und gibt notwendige Metadaten bei der Erstellung (unabsichtlich) nicht an.

Eine Dateiverwaltung mit dem Windows Explorer ist daher in jedem Fall fehleranfälliger als eine Dateiverwaltung über das SharePoint-System selbst und sollte nur dann verwendet werden, wenn Sie mit großen Dateimengen arbeiten und diese nicht mit Metadaten versehen müssen.

Metadaten? Als Metadaten bezeichnet man in der Dateiansicht alle Informationen, die nicht direkt auf die Datei zurückzuführen sind. Gemeint sind Felder wie Erstellungsdatum, Autor, uvm. Die als Beispiel genannten Felder werden jedoch in der Regel automatisch vom SharePoint-System ausgefüllt. Lediglich benutzerdefinierte Felder werden nicht automatisch ausgefüllt.