Sie können Dokumente im SharePoint auch mittels externer Anwendungen direkt bearbeiten, ohne sie herunterladen und wieder hochladen zu müssen. Über lokal installierte Anwendungen wie Microsoft Office Word, Microsoft Office PowerPoint und Microsoft Office Excel können Sie eine Verbindung zum SharePoint herstellen und Dokumente in einer Streaming-Manier bearbeiten.

Wenn mehrere Benutzer in dieser Weise an einem Dokument arbeiten, kann es zu Konflikten kommen. Daher sperren die o.g. Programme Passagen, die gleichzeitig von anderen Benutzern bearbeitet werden. So werden Konflikte vermieden und alle Benutzer verfügen über den gleichen Stand des Dokumentes. Um ihre Änderungen an einem Dokument an den SharePoint zu übertragen, müssen Sie es - ähnlich dem Speichern auf der Festplatte - synchronisieren. Gegebenenfalls müssen Sie sich vor Bearbeiten des Dokuments mit dem SharePoint authentifizieren.

Eine Anleitung zur Verknüpfung externer Programme mit dem SharePoint-System finden Sie hier.

Im folgenden wird die Nutzung externer Programme über die SharePoint-Weboberfläche präsentiert.

In der oben dargestellten Grafik sind drei Dateien zu erkennen, die wir mittels externer Programme bearbeiten können. Die Dateien sind jeweils im Microsoft Word, Microsoft PowerPoint und Microsoft Excel Format. Dies qualifiziert sie dazu, mittels der korrespondierenden Microsoft Anwendung bearbeitet werden zu können.

In der Regel stehen uns zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um ein Dokument zu bearbeiten:

• Webapp
• lokale Applikation.

Damit stellt sich nun die Frage, warum man denn nicht immer die Webapp des jeweiligen Office-Dienstes nutzen sollte. Für gängige Arbeitsabläufe macht die Wahl der Möglichkeit tatsächlich keinen Unterschied. Allerdings muss man bei der Nutzung der Webversionen Einschränkungen im Funktionsumfang in Kauf nehmen. Diese Einschränkungen werden gerade bei Nutzung von komplexeren Office-Werkzeugen deutlich. Deshalb empfiehlt es sich bei größeren bzw. komplexeren Dateien, die lokale Office-Applikation zu bevorzugen, um nicht in Situationen zu geraten, aufgrund derer man nicht wie gewünscht weiterarbeiten kann.