Präambel

Ziel der Nutzungsregeln ist die Regelung zur Nutzung des Services DigitalArchiv. Es gilt die Benutzungsordnung für zentrale IT-Systeme der Rheinisch-Westfälischen Technischen Hochschule Aachen vom 19.01.2018 sowie ergänzend die hier aufgeführten spezifischen Nutzungsregeln für den Dienst DigitalArchiv.

§ 1 Gegenstand der Nutzungsregeln

Die nachstehenden Nutzungsregeln beschreiben die Rahmenbedingungen zur Nutzung des Dienstes DigitalArchiv des IT Centers der RWTH Aachen University (RWTH) für ihre Hochschuleinrichtungen (im Folgenden RWTH).  Ziel des DigitalArchivs ist die sichere Aufbewahrung von Daten und Arbeitsergebnissen der RWTH Aachen gemäß den Erfordernissen der guten wissenschaftlichen Praxis wie sie in der Amtlichen Bekanntmachung Nr. 2011/04 der RWTH festgehalten sind.

Diese Regeln werden für die Nutzung des Dienstes DigitalArchiv vereinbart.

Im Folgenden werden zum besseren Verständnis die Nutzer und Nutzerinnen einheitlich als Nutzende bezeichnet.

§ 2 Nutzungsvoraussetzungen  

(1) Die vorliegenden Regeln beziehen sich ausschließlich auf die Nutzung des DigitalArchivs.

(2) Die Nutzung des DigitalArchivs setzt ein Beschäftigungsverhältnis an der RWTH, die Verwendung eines Browsers und zur Verwaltung das Einloggen in das SelfService Portal für virtuelle Ressourcen (kurz SeviRe) voraus.

(3) Zur Übertragung der Daten in das DigitalArchiv ist die Verwendung eines S3 Clients notwendig. Der S3 Client ist nicht Teil des angebotenen Service. Details zur Nutzung befinden sich auf der Dokumentationsseite IT Center Help (https://help.itc.rwth-aachen.de/).

§ 3 Kosten

Die Nutzung des DigitalArchivs ist kostenfrei; ein Rechtsanspruch auf Registrierung und Nutzung besteht nicht.

§ 4 Sorgfaltspflichten

Nutzende sind verpflichtet, die eigenen Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff durch Dritte zu schützen. Nutzende müssen somit alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit und die Vertraulichkeit der von ihnen generierten Zugangsdaten und Passwörter zu gewährleisten. Im Falle eines möglichen Missbrauchs der Zugangsdaten haben der Nutzende die RWTH unverzüglich zu informieren. Nutzende sind auch für die Folgen eines solchen Missbrauchs verantwortlich.

Nutzende dürfen keine Maßnahmen ergreifen bzw. Software verwenden, die die Funktion des Dienstes DigitalArchiv stören oder sonst in dessen Verfügbarkeit eingreifen könnten.

Die Datenmenge unterliegt den zuvor gemachten Angaben im DigitalArchiv.

Abweichende Verwendungen der zur Verfügung gestellten Schnittstelle (z.B. die Verwendung von Verschlüsselungstechnologien) obliegen ausschließlich der Verantwortung der Nutzenden.

Im Falle der Zuwiderhandlung durch Nutzende wird die Zugangsberechtigung der Nutzenden gesperrt. 

Darüber hinaus haben Nutzende die erteilten Hinweise stets zu beachten und zu befolgen.

§ 5 Rechte und Pflichten der Nutzenden

(1) Mit der Nutzung des Dienstes DigitalArchiv haben Nutzende das Recht, dass die von ihnen im DigitalArchiv abgelegten Daten und Arbeitsergebnisse bis zu 10 Jahre lang gespeichert werden. Danach werden die Daten automatisiert und ohne explizite Benachrichtigung gelöscht. Die Speicherzeit wird durch den Nutzer festgelegt. Im Falle einer durch einen Technologiewechsel verursachten Migration von Daten sind die Nutzenden, falls notwendig, zur Mitwirkung verpflichtet.

(2) Nutzende haben das Recht, jederzeit neue Administrierende zu den von ihnen angelegten Datenprojekten hinzuzufügen. Alle Administrierenden haben Zugriff auf die gespeicherten Daten und sind verantwortlich für die Einhaltung datenschutzrechtlicher Einschränkungen und Nutzungsbedingungen.

(3) Nutzende sind verpflichtet, durch das Setzen des entsprechenden Hakens beim Anlegen eines Datenprojektes deutlich zu machen, ob personenbezogene Daten im entsprechenden Datenprojekt gespeichert werden.

(4) Mit der Nutzung des DigitalArchivs räumen Nutzende der RWTH das Recht ein, die von ihnen im DigitalArchiv abgelegten Daten und Arbeitsergebnisse zu speichern und unter den untenstehenden Voraussetzungen einzusehen.

(5) Die von Nutzenden im DigitalArchiv abgelegten Daten und Arbeitsergebnisse dürfen, sofern es sich nicht um personenbezogene Daten handelt, von der RWTH eingesehen werden. Diese Einsicht kann durch eine entsprechende Rollenvergabe im Identity Management (IdM) für das jeweilige Institut erfolgen, wenn:

   a) das Beschäftigungsverhältnis zwischen Nutzenden und der RWTH beendet ist;

   b) oder Nutzende über einen Zeitraum von mehr als einer Woche nicht verfügbar sind, um die abgelegten Daten und Arbeitsergebnisse selbst offenzulegen;

   c) oder Nutzende gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen und in Folge dessen für die Nutzung des Dienstes gesperrt werden.

Die Personen mit der entsprechenden Rolle im Identity Management (IdM) dürfen Zugangsberechtigungen für das Datenprojekt erstellen oder ändern.  

(6) Es ist unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Verordnungen sicherzustellen, dass Datenprojekte zu jedem Zeitpunkt mindestens von einer Person administriert werden. Sollte das Beschäftigungsverhältnis zwischen dieser administrierenden Person und der RWTH Aachen beenden, ist die administrierende Person verpflichtet, das Datenprojekt entweder zu löschen, oder die Administrationsrechte an eine andere Person zu übertragen. Diese Person muss im Beschäftigungsverhältnis mit der RWTH-Aachen stehen und berechtigt sein, auf die Daten des Projektes zuzugreifen. Die Übertragung ist rechtzeitig vor dem Ausscheiden, spätestens aber 3 Wochen vor Ablauf des Beschäftigungsverhältnisses durchzuführen.

(7) Nutzungs- und Urheberrechte an den gespeicherten Informationen bleiben unberührt.

§ 6 Löschen von Daten und Arbeitsergebnissen sowie Datenprojekten

(1) Nutzende haben die Möglichkeit ein Datenprojekt im Ganzen zu löschen.

(2) Nutzende legen beim Erstellen des Datenprojektes die Aufbewahrungsfrist der Daten fest. Die Haltefrist darf maximal 10 Jahre in der Zukunft liegen. Die Haltefrist kann jederzeit verlängert werden. Das Einstellen einer kürzeren Aufbewahrungsdauer ist nicht möglich.

(3) Datenprojekte und deren Inhalte werden nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfrist gelöscht.

§ 7 User Lifecycle

Es wird automatisch geprüft, ob Nutzende über einen Mitarbeitenden-Status an der RWTH verfügen. Ebenfalls wird geprüft, ob Nutzenden Ressourcen innerhalb von SeviRe zugeordnet sind. Sollte dies nicht der Fall sein, werden die entsprechenden Nutzenden-Accounts innerhalb von 120 Tagen gelöscht.

§ 8 Haftung

Die RWTH haftet unbeschränkt bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, für die Verletzung von Leben, Leib oder Gesundheit und nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer Pflicht, die wesentlich für die Erreichung des Vertragszwecks ist (Kardinalpflicht), ist die Haftung der RWTH der Höhe nach begrenzt auf den Schaden, der nach der Art des fraglichen Geschäfts vorhersehbar und typisch ist.

Eine weitergehende Haftung der RWTH besteht nicht.

Die vorstehende Haftungsbeschränkung gilt auch für die persönliche Haftung der Mitarbeitenden, Vertretenden und Organe der RWTH.

§ 9 Verfügbarkeit des Dienstes DigitalArchiv

Eine jederzeitige, störungsfreie und/oder uneingeschränkte Verfügbarkeit des Dienstes kann nicht garantiert oder angeboten werden. Insbesondere Wartungsarbeiten oder Sicherheitsaspekte sowie höhere Gewalt und Ereignisse, die nicht im Machtbereich der RWTH stehen, können zu Störungen oder einer vorübergehenden Einstellung des Dienstes führen.

§ 10 Datenschutz

Die Erhebung, Nutzung und Verwendung personenbezogener Daten erfolgt unter Beachtung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. Insbesondere werden keine personenbezogenen Daten unbefugt an Dritte weitergegeben.

Bei Änderungsvorgängen an einem Datenprojekt werden die verantwortlichen Administrierenden eines Datenprojektes informiert.

§ 11 Sonstiges

(1) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Änderung oder Aufhebung dieser Klausel.

(2) Allgemeine Geschäftsbedingungen der Nutzenden finden keine Anwendung.

(3) Auf diesen Vertrag ist das deutsche Recht unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenverkauf vom 11.4.1980 (UN-Kaufrecht) anzuwenden.

(4) Erfüllungsort ist Aachen. Ausschließlicher Gerichtsstand ist Aachen, sofern jede Partei Kaufmann oder juristische Person des öffentlichen Rechts ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat.

(5) Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags unwirksam sein, berührt dies die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die Vertragsparteien werden sich bemühen, anstelle der unwirksamen Bestimmung eine wirksame zu finden, die dem wirtschaftlichen Bedeutungsgehalt der unwirksamen Bestimmung am ehesten nahekommt.