An der RWTH ist die Nutzung von Software im Rahmen von Verwaltung, Forschung und Lehre ein zentraler Bestandteil der täglichen Arbeit. Dies bedeutet auch, dass die Komplexität und damit auch der Aufwand der Beschaffung und Verwaltung der Software sowie der dazugehörigen Lizenzen und deren jeweiligen Vertragsbestimmungen und Nutzungsbedingungen immer größer werden. Gleichzeitig kommt der korrekten Lizenzierung der an der Hochschule verwendeten Software und auch deren Nachweis im Rahmen der Qualitätssicherung eine zunehmend bedeutende Rolle zu.
Die Verantwortung der ausreichenden Lizensierung liegt an der RWTH dezentral bei der Leitung der jeweiligen Hochschuleinrichtung. Getrieben durch stark zunehmende Komplexität im Lizenzrecht sowie der Tatsache, dass große Software-Hersteller inzwischen auch bei Hochschulen und Universitäten Lizensierungsaudits bzw. Plausibilitätschecks durchführen, bietet die RWTH Aachen für ihre Einrichtungen ein Software Asset Management Tool an, um die Einrichtungen in folgenden Punkten zu unterstützen:

• Auditsicherheit,
• Etablierung einer Verbindung zwischen der kaufmännischen Software-Beschaffung und der technischen Software-Installation,
• Zentrale und einheitliche Verwaltung der verwendeten Software sowie
• Übersicht über die vorhandenen Softwareverträge.

Konkret bedeutet dies, dass die Käufe, die für die Einrichtung über den Software-Shop getätigt wurden, in das SAM-Tool einfließen und so ein Abgleich zwischen gekaufter und eingesetzter Software stattfinden kann.