Auf dieser Seite finden Sie Information zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten zur Dokumentation und Verwaltung von Labordaten und Nutzung eines ELNs in der Lehre im Rahmen des Dienstes ELN@RWTH.

Dienst

Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten zur Dokumentation von Labordaten und Nutzung eines elektronischen Labornotizbuches (ELN) in der Lehre im Rahmen des Dienstes ELN@RWTH.

Beschreibung des Dienstes

Als Dienst „ELN@RWTH“ dient das Produkt eLabFTW der Firma Deltablot elabftw.net, ein webbasiertes elektronisches Labornotizbuch-System, das Nutzenden die Aufzeichnung von Daten in GLP (Good Laboratory Practice)-konformer Weise erleichtert und lehrt. Das System wird von der Firma Deltablot als Software-as-a-Service (SaaS) für die RWTH Aachen University bereitgestellt und vom IT Center unterstützt, beispielsweise in Bezug auf das Onboarding neuer Nutzergruppen, die Beantwortung von Fragen der Nutzenden zur Software sowie als Kontaktstelle zur Firma Deltablot.

Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der:

Rektor der RWTH Aachen University
Templergraben 55
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Telefon: +49 241 80 1
Telefax: +49 241 80 92312
E-Mail: rektorat@rwth-aachen.de
Website: www.rwth-aachen.de/rektorat

Für die Umsetzung des Dienstes „ELN@RWTH“:

IT Center der RWTH Aachen
Seffenter Weg 23
52074 Aachen
Telefon: +49 241 80 24680
E-Mail: servicedesk@itc.rwth-aachen.de
Webseite: www.itc.rwth-aachen.de

Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten

Erreichbarkeit der behördlich bestellten Datenschutzbeauftragten:

Stabsstelle Datenschutz der RWTH Aachen University:

Templergraben 83
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Deutschland
Telefon: +49 241 80 94114
E-Mail: dsb@rwth-aachen.de

Gegenstand und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die nachfolgend genannten Daten dienen in der Lehre dem Lernen der praktischen Laborarbeit und dem Anwenden digitaler Dokumentationsprozesse (z. B. in Praktika) sowie zur Bewertung der Leistung und der Zuordnung der eingetragenen Informationen zu den einzelnen Studierenden. Darüber hinaus werden sie zur Verwaltung der Zugriffsrechte auf den Dienst „ELN@RWTH“ verwendet.

Sollten Exporte der Daten aus dem ELN in irgendeiner Form stattfinden, z.B. zum archivieren der Einträge und/ oder zur Speicherung auf anderen Plattformen, werden die unten genannten personenbezogenen Daten im Regelfall auch exportiert. Dies kann über die User-Interface oder mittels der REST API geschehen. Systeme und Plattformen außerhalb des ELNs, die mit diesen exportierten Daten bespielt werden, speichern somit diese personenbezogenen Daten.

Art der personenbezogenen Daten der Betroffenen / besondere Kategorien von personenbezogenen Daten

Für den Dienst „ELN@RWTH“ erfolgt die Verarbeitung und Speicherung folgender personenbezogener Daten:

• Stammdaten: u.a. Vorname(n), Nachname, Initialen, E-Mail-Adresse, Erstellungsdatum des Kontos, letzter Login, Organisations-ID, ORCID-ID (letzteres ist eine freiwillige Angabe)
• Metadaten: u.a. IP-Adresse, Zeitstempel bei Eintragsänderung
• Forschungsdaten/Inhaltsdaten: Name, Vorname im Sinne des Verweises auf Kollaborationspartner; abhängig vom Forschungsprojekt (z. B. Interviewdaten)

Empfänger der Daten

1. Deltablot
116 AV de Paris
94800 Villejuif
Frankreich
Immatrikulationsnr.: 922 205 109 R.C.S. Créteil
E-Mail: contact@deltablot.email
Webseite: deltablot.com

Mit der Fa. Deltablot wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

2. Das IT Center der RWTH Aachen
3. Die jeweilige RWTH-Einrichtung

Rechtsgrundlage

Die oben genannten Stammdaten (unter anderem Name, E-Mail-Adresse) werden für Studierende gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 HG NRW verarbeitet, für Lehrende (Beschäftigte der RWTH) gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 18 Abs. 1 DSG NRW.

Metadaten (unter anderem Logfiles, Zeitstempel, IP-Adresse) werden gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. § 3 Abs. 1 HG NRW verarbeitet.

Inhaltsdaten (wenn personenbezogen) werden gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO bei Einwilligung oder auf Basis Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. §3 Abs. 1, 3 DSG NRW in Wahrnehmung ihrer Aufgaben bzgl. des Studiums und Lehrangebots sowie §2 Abs. 1 Grundordnung RWTH Aachen und § 3 Abs. 1 E-Learning-Ordnung RWTH Aachen verarbeitet.

Datenlöschung und Speicherdauer

Art. 5 Abs. 1 lit. e) DSVGO schreibt vor, dass für die verarbeiteten personenbezogenen Daten eine an die Erfüllung des jeweiligen Zwecks gebundene Speicherfrist anzugeben ist, nach deren Ablauf die Daten zu löschen sind.

Einträge und angehängte Dateien, die zur Bewertung einer Prüfungsleistung erfasst worden sind, werden nach Abschluss der Lehrveranstaltung exportiert für 10 Jahre als Bestandteil der Prüfungsakte archiviert.

Im ELN gespeicherten Daten werden für maximal 3 Jahre, aber mindestens 1 Jahr, nach Abschluss der jeweiligen Lehrveranstaltung im ELN gespeichert und für Studierende der Lehrveranstaltung durch Lehrende zur Einsicht zur Verfügung gestellt. Nach Ablauf der 3 Jahre wird das gesamte Team, inkl. der zugehörigen Stamm-, Meta- und Inhaltsdaten aus dem ELN gelöscht. Zudem können personenbezogenen Stammdaten (Name und e-Mailadresse des Nutzenden) auf Anfrage über die SysAdmins anonymisiert werden.

Rechte der betroffenen Person