Information zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten zur Dokumentation und Verwaltung von Forschungsdaten und Nutzung eines ELNs im Rahmen des Dienstes ELN@RWTH (Forschung).

Dienst

Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten zur Dokumentation und Verwaltung von Forschungs- bzw. Labordaten und Nutzung eines ELNs im Rahmen des Dienstes ELN@RWTH.

Beschreibung des Dienstes

Als Dienst „ELN@RWTH“ dient das Produkt eLabFTW der Firma Deltablot elabftw.net, ein webbasiertes elektronisches Labornotizbuch-System, das Nutzenden die Aufzeichnung von Daten in GLP (Good Laboratory Practice)-konformer Weise erleichtert. Das System wird von der Firma Deltablot als Software-as-a-Service (SaaS) für die RWTH Aachen University bereitgestellt und vom IT Center unterstützt, beispielsweise in Bezug auf das Onboarding neuer Nutzergruppen, die Beantwortung von Fragen der Nutzenden zur Software sowie als Kontaktstelle zur Firma Deltablot.

Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der:

Rektor der RWTH Aachen University
Templergraben 55
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Telefon: +49 241 80 1
Telefax: +49 241 80 92312
E-Mail: rektorat@rwth-aachen.de
Website: www.rwth-aachen.de/rektorat

Für die Umsetzung des Dienstes „ELN@RWTH“:

IT Center der RWTH Aachen
Seffenter Weg 23
52074 Aachen
Telefon: +49 241 80 24680
E-Mail: servicedesk@itc.rwth-aachen.de
Webseite: www.itc.rwth-aachen.de

Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten

Erreichbarkeit der behördlich bestellten Datenschutzbeauftragten

Stabsstelle Datenschutz der RWTH Aachen University:

Templergraben 83
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Deutschland
Telefon: +49 241 80 94114
E-Mail: dsb@rwth-aachen.de

Gegenstand und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die nachfolgend genannten Daten werden zum Zweck der Dokumentation von Forschungstätigkeiten und Forschungsdaten verarbeitet (vgl. „Leitlinien zur Sicherstellung guter wissenschaftlicher Praxis“, DFG, August 2019) sowie in der Verwaltung der Dokumentation zentral erhobener Proben im Hinblick auf den Umweltschutz oder ähnliche Anwendungen. Darüber hinaus werden sie zur Verwaltung der Zugriffsrechte auf den Dienst „ELN@RWTH“ verwendet.

Sollten Exporte der Daten aus dem ELN in irgendeiner Form stattfinden, z.B. zum archivieren der Einträge und/ oder zur Speicherung auf anderen Plattformen, werden die unten genannten personenbezogenen Daten im Regelfall auch exportiert. Dies kann über die User-Interface oder mittels der REST API geschehen. Systeme und Plattformen außerhalb des ELNs, die mit diesen exportierten Daten bespielt werden, speichern somit diese personenbezogenen Daten.

Art der personenbezogenen Daten der Betroffenen / besondere Kategorien von personenbezogenen Daten

Für den Dienst „ELN@RWTH“ erfolgt die Verarbeitung und Speicherung folgender
personenbezogener Daten:

• Stammdaten: u.a. Vorname(n), Nachname, Initialen, E-Mail-Adresse, Erstellungsdatum des Kontos, letzter Login, Organisations-ID, ORCID-ID (letzteres ist eine freiwillige Angabe)
• Metadaten: u.a. IP-Adresse, Zeitstempel bei Eintragsänderung
• Forschungsdaten/Inhaltsdaten: Name, Vorname im Sinne des Verweises auf Kollaborationspartner; abhängig vom Forschungsprojekt (z. B. Interviewdaten)

Empfänger der Daten

• Deltablot

116 AV de Paris  
94800 Villejuif  
Frankreich  
Immatrikulationsnr.: 922 205 109 R.C.S. Créteil   
e-Mail: contact@deltablot.email
Webseite: deltablot.com

Mit der Fa. Deltablot wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

• Das IT Center der RWTH Aachen
• Die jeweilige RWTH-Einrichtung
• Externe Nutzende in Form von Kollaborationspartnern

Rechtsgrundlage

Die oben genannten Stammdaten (unter anderem Name, E-Mail-Adresse) werden für Beschäftigte der RWTH Aachen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 18 Abs. 1 DSG NRW, für externe Kollaborationspartner gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 HG NRW verarbeitet.

Metadaten (unter anderem Logfiles, Zeitstempel, IP-Adresse) werden gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. § 3 Abs. 1 HG NRW verarbeitet.

Inhaltsdaten/ Forschungsdaten (wenn personenbezogen) werden gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO bei Einwilligung oder Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 17 Abs. 1 DSG NRW bei Einschlägigkeit des Forschungsprivilegs verarbeitet.

Datenlöschung und Speicherdauer

Für die Einhaltung der Dokumentationspflicht gemäß der Guten Wissenschaftlichen Praxis werden Nutzendenkonten und damit die erstellten Einträge innerhalb des Dienstes für mindestens 10 Jahre vorgehalten.

• Stammdaten: Nutzerdaten können von Administratoren archiviert werden. Somit sind alle Experimente des Nutzenden gesperrt sowie deren Login zum System deaktiviert. Zudem können diese personenbezogenen Daten auf Anfrage über die SysAdmins anonymisiert werden. Das vollständige Löschen von Daten ist innerhalb des ELN nicht vorgesehen.
• Metadaten und Forschungsdaten (wenn personenbezogen): Für die Einhaltung der Dokumentationspflicht gemäß der Guten Wissenschaftlichen Praxis werden Nutzendenkonten und damit die erstellten Einträge innerhalb des ELN für mindestens 10 Jahre vorgehalten. Sie können nach aktuellem Stand nicht gelöscht werden.

Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von dem Nutzenden verarbeitet, ist er
Betroffener i.S.d. DS-GVO und es stehen ihm folgende Rechte gegenüber dem
Verantwortlichen zu.

Er hat gemäß Artikel 15 ff. DS-GVO dem Verantwortlichen gegenüber unter den dort definierten Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Auch hat er gemäß Artikel 77 DS-GVO das Recht der Beschwerde bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde (https://www.ldi.nrw.de/), wenn der Betroffene der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt. Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung des Betroffenen beruht (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), hat er ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird; dieser entfaltet seine Wirkung erst für die Zukunft.

Zur Ausübung der vorgenannten Rechte sendet der Nutzende eine E-Mail an servicedesk@itc.rwth-aachen.de.