Diese Seite bietet eine Übersicht über die Kooperation mit der TU Darmstadt, den Beschaffungsprozess, den Account-Lifecycle, den Support und die Nutzungsbedingungen für Overleaf über die TU Darmstadt an der RWTH.

• Kooperation mit der TU Darmstadt
• Beschaffungsprozess für RWTH-Einrichtungen
• Prozess zum Erhalt einer Overleaf-Lizenz für Mitarbeitende
• Account-Lifecycle
• Support
• Nutzungsbedingungen der TU Darmstadt

Kooperation mit der TU Darmstadt

In Kooperation mit der TU Darmstadt kann Overleaf über die Instanz der TU Darmstadt genutzt werden. In einem Pilotprojekt wurde die Nutzung der Instanz der TU Darmstadt durch Einrichtungen der RWTH Aachen getestet. Das Pilotprojekt startete am 29.November 2021 und wurde erfolgreich abgeschlossen. Overleaf in der Kooperation mit der TU Darmstadt ist seit dem 06. Februar 2024 im Regelbetrieb an der RWTH. Insgesamt sind 500 Overleaf-Lizenzen für die RWTH verfügbar.

Weitere Informationen zum Pilotprojekt und Regelbetrieb finden Sie auch im IT Center Blog: Overleaf an der RWTH Aachen

Die Software wird als On-Premise-Version angeboten. Folgende Features unterscheiden sich von der Cloud-Version:

• Externe Mitarbeitende werden bei der Bearbeitung und beim Kommentieren als Anonymous angezeigt
• Es gibt keinen Cloud-Speicher von Overleaf selbst. Bitte laden Sie  Projekte, die Sie bei einem Overleaf Account haben, auf den Account bei der TU Darmstadt erneut hoch. Es ist keine Verknüpfung möglich.
• Im Regelbetrieb von Overleaf ist es nicht möglich, eine direkte Anbindung an GitLab und GitHub herzustellen. 

Beschaffungsprozess für RWTH-Einrichtungen

Das Projektteam arbeitet weiterhin an einer Ausweitung des Angebotes. Sobald es konkrete Planungen bei Overleaf gibt, werden wir Sie darüber hier informieren.
Sollten Sie Interesse an Overleaf haben, senden Sie bitte eine E-Mail an das IT-ServiceDesk mit genauen Vorstellungen, wie viele Lizenzen und welches Lizenzmodell benötigt wird.

Prozess zum Erhalt einer Overleaf-Lizenz für Mitarbeitende

Aktuell sind keine Lizenzen verfügbar. Falls Sie dennoch Interesse an Overleaf haben, führen Sie bitte die folgenden Schritte durch:

1. Stellen Sie sicher, dass sie den aktiven Status Mitarbeitende(r) RWTH haben. Dies ist Voraussetzung.
2. Prüfen Sie im IdM Selfservice, ob noch die aktuelle Kontakt-E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Auf der Seite Persönliche Daten ändern finden Sie eine entsprechende Anleitung.
3. Kontaktieren Sie das IT-ServiceDesk

Sie werden auf die Warteliste gesetzt und erhalten eine Benachrichtigung, sobald eine Lizenz für Sie bereitsteht. 

Bitte beachten Sie: Die TU Darmstadt löscht regelmäßig die Accounts unerlaubter Nutzender der RWTH ohne Vorankündigung. Für die dort abgelegten Daten wird nicht gehaftet. Es liegt in der Verantwortung der Nutzenden, eine Lizenz durch den vorgegebenen Prozess zu erhalten.

Account-Lifecycle

Personen mit einem aktiven Mitarbeitenden-Status können sich jederzeit am System mit Ihrem Benutzernamen in der Form ab123456 anmelden und erhalten sofort einen aktiven Account. Bitte beachten Sie, dass Accounts gelöscht werden, sollte der Beschaffungsprozess nicht eingehalten werden.

Der Account wird als aktiv angesehen, bis einer der nachfolgenden Fälle eintritt:

• Ungenutzter Account (länger als 3 Wochen - ohne Projekte)
  • Accounts, an denen seit 3 Wochen keine Anmeldung erfolgt ist und in denen keine Projekte oder Zusammenarbeiten an Projekten Dritter bestehen, werden gelöscht.
  • Sollte die Person den Service weiterhin nutzen wollen, kann sie sich jederzeit erneut anmelden und hat damit wieder einen aktiven Account erhalten.
     
• Inaktiver Account (länger als 6 Monate keine Anmeldung - Projekte vorhanden)
  • Accounts, an denen seit 6 Monaten keine Anmeldung erfolgt ist, die jedoch eigene Projekte haben oder an Projekten Dritter zusammenarbeiten, werden als inaktiv gesehen und Nutzende werden vor einer anstehenden Löschung des Accounts per E-Mail informiert.
  • Die erste E-Mail wird 6 Wochen vor der Löschung, eine weitere E-Mail 4 Wochen vor der Löschfrist und die letzte E-Mail 3 Wochen vor der Löschfrist verschickt.
  • Durch einen Login wird der inaktive Account automatisch wieder als aktiver Account geführt und kann weiter genutzt werden.
  • Die Löschungen erfolgen circa 1-2 Wochen nach der Löschfestlegung.
     
• Ungültiger Account
  • Es wird einmal pro Woche geprüft, ob die Kontakt-E-Mail-Adresse des Overleaf-Accounts im Identity Management der RWTH Aachen vorkommt. Ist dies nicht der Fall, wird der Overleaf-Account gelöscht.

Bitte beachten Sie: 

• Die Löschung des ShareLaTex-Accounts geht immer mit der Löschung der dem Account zugewiesenen Projekte einher. Projekte Dritter sind davon nicht betroffen.
• Sobald ihr Account in Overleaf gelöscht wird, verlieren Sie auch die Lizenz dahinter. Sollten Sie Overleaf über die TU Darmstadt erneut nutzen wollen, kontaktieren Sie das IT-ServiceDesk, um sich auf die Warteliste setzen zu lassen. Eine neue Lizenz kann Ihnen nicht ohne den Beschaffungsprozess erneut zu durchlaufen zugewiesen werden, ansonsten wird der Account ohne Vorankündigung von der TU Darmstadt gelöscht.

Support

Auf der Seite ShareLaTeX - LaTeX-Dokumente gemeinsam bearbeiten der TU Darmstadt finden Sie weitere Informationen zu Overleaf.
Sollten Sie darüber hinaus Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an unser IT-Servicedesk.

Aufgrund von standardortübergreifenden Reaktionszeiten kann es bei der Bearbeitung von Supportfällen zu Verzögerungen kommen. Aktuelle Hinweise zu Störungen und Wartungen finden Sie im Statusmeldungsportal.

Nutzungsbedingungen der TU Darmstadt

Zur Nutzung der von Overleaf wird ein aktueller Browser und eine entsprechende Internetverbindung benötigt. Bitte beachten Sie außerdem die Nutzungsbedingungen des Services Overleaf/ShareLaTeX an der TU Darmstadt.