Diese Seite bietet eine Übersicht über die Kooperation mit der TU Darmstadt, den Beschaffungsprozess, den Account-Lifecycle, den Support und die Nutzungsbedingungen für Overleaf über die TU Darmstadt an der RWTH.

1. Kooperation mit der TU Darmstadt
2. Beschaffungsprozess
3. Aktueller Prozess zum Erhalt einer Overleaf-Lizenz
4. Account-Lifecycle
5. Support
6. Nutzungsbedingungen der TU Darmstadt

Kooperation mit der TU Darmstadt

In Kooperation mit der TU Darmstadt kann Overleaf über die Instanz der TU Darmstadt genutzt werden. In einem Pilotprojekt wurde die Nutzung der Instanz der TU Darmstadt durch Einrichtungen der RWTH Aachen getestet. Das Pilotprojekt startete am 29.November 2021 und wurde erfolgreich abgeschlossen. Overleaf in der Kooperation mit der TU Darmstadt ist seit dem 06.02.2024 in Regelbetrieb an der RWTH. Insgesamt sind 500 Overleaf-Lizenzen für die RWTH verfügbar.

Weitere Informationen zum Pilotprojekt und Regelbetrieb finden Sie auch in unserem Blog-Beitrag.

Die Software wird als On-Premise-Version angeboten. Bitte beachten Sie, dass folgende Features anders sind als in der Cloud-Version:

• Externe Mitarbeitende werden bei der Bearbeitung und beim Kommentieren als "Anonymous" angezeigt
• Es gibt keinen Cloud-Speicher von Overleaf selbst. Projekte, die Sie bei einem Overleaf Account haben, müssen sie auf den Account bei der TU Darmstadt erneut hochladen. Es ist keine Verknüpfung möglich.
• Im Regelbetrieb von Overleaf ist es nicht möglich, eine direkte Anbindung an GitLab und GitHub herzustellen. Dies kann für Nutzende relevant sein, die eine Integration mit diesen Plattformen benötigen

Beschaffungsprozess

Wir möchten darüber informieren, dass das Projektteam an einer Ausweitung des Angebotes arbeitet. Sobald es konkrete Auskünfte zu weiteren Planungen von Overleaf gibt, werden diese Informationen hier geteilt. Sollten Sie Interesse an Overleaf haben, senden Sie bitte eine E-Mail an das IT-ServiceDesk mit genauen Vorstellungen, wie viele Lizenzen und welches Lizenzmodell benötigt wird.

Aktueller Prozess zum Erhalt einer Overleaf-Lizenz

Zurzeit sind keine Lizenzen verfügbar. Falls Sie dennoch Interesse an Overleaf haben, wenden Sie sich bitte an das IT-Servicedesk.

• Voraussetzung hierfür ist ein aktiver Status Mitarbeitende(r) RWTH.

Sie werden auf die Warteliste gesetzt und erhalten eine Benachrichtigung, sobald eine Lizenz für Sie bereitsteht.

Bitte beachten Sie:
Die TU Darmstadt löscht regelmäßig die Accounts unerlaubter Nutzender der RWTH ohne Vorankündigung. Für die dort abgelegten Daten wird nicht gehaftet. Es liegt in der Verantwortung der Nutzenden, eine Lizenz durch den vorgegebenen Prozess zu erhalten.

Bevor Sie sich das erste Mal mit Ihrem Benutzernamen über RWTH Single Sign-On anmelden, bitte prüfen Sie, ob noch die aktuelle Kontakt-E-Mail-Adresse im IdM Selfservice hinterlegt ist! Eine Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie diese Adresse prüfen und ggf. ändern können.

Falls das nicht der Fall ist, bitten wir Sie im IdM Selfservice die aktuelle Kontakt-E-Mail-Adresse einzutragen und sich erst dann beim IT-ServiceDesk melden.

Auf der Webseite der TU Darmstadt finden Sie eine Servicebeschreibung, Dokumentation, FAQs etc. von der TU Darmstadt zu Overleaf/ShareLaTeX zum Einstieg.

Account-Lifecycle

Personen mit einem aktiven Mitarbeitenden-Status können sich jederzeit am System mit Ihrem Benutzernamen (Form ab123456) anmelden und erhalten sofort einen aktiven Account. Beachten Sie bitte, dass Accounts gelöscht werden, sollte der Beschaffungsprozess nicht eingehalten werden.

Der Account wird als aktiv angesehen, bis einer der nachfolgenden Fälle eintritt:

Ungenutzter Account (länger als 3 Wochen - ohne Projekte)

• Accounts, an denen seit 3 Wochen keine Anmeldung erfolgt ist und in denen keine Projekte oder Zusammenarbeiten an Projekten Dritter bestehen, werden gelöscht.
• Sollte die Person den Service weiterhin nutzen wollen, kann sie sich jederzeit erneut anmelden und hat damit wieder einen aktiven Account erhalten.

Inaktiver Account (länger als 6 Monate keine Anmeldung - Projekte vorhanden)

• Accounts, an denen seit 6 Monaten keine Anmeldung erfolgt ist, die jedoch eigene Projekte haben oder an Projekten Dritter zusammenarbeiten, werden als inaktiv gesehen und Nutzende werden vor einer anstehenden Löschung des Accounts per E-Mail informiert.
• Die erste Mail wird 6 Wochen vor der Löschung, eine weitere E-Mail 4 Wochen vor der Löschfrist und die letzte E-Mail 3 Wochen vor der Löschfrist verschickt.
• Durch einen Login wird der inaktive Account automatisch wieder als aktiver Account geführt und kann weiter genutzt werden.
• Die Löschungen erfolgen dann im Rahmen von 1-2 Wochen nach der Löschfestlegung manuell.

Ungültiger Account

• Es wird einmal pro Woche geprüft, ob die Kontakt-E-Mail-Adresse des Overleaf-Accounts im Identity Management der RWTH Aachen vorkommt. Ist dies nicht der Fall, wird der Overleaf-Account gelöscht.

Hinweis:
Die Löschung des ShareLaTex-Accounts geht immer mit der Löschung der dem Account zugewiesenen Projekte einher. Projekte Dritter sind davon nicht betroffen.

Bitte beachten Sie außerdem: Sobald ihr Account in Overleaf gelöscht wird, verlieren Sie auch die Lizenz dahinter. Sollten Sie Overleaf über die TU Darmstadt erneut nutzen wollen, müssen Sie sich auf die Warteliste setzten lassen. Eine neue Lizenz kann Ihnen nicht ohne den Beschaffungsprozess erneut zu durchlaufen zugewiesen werden, woraufhin der Account ohne Vorankündigung von der TU Darmstadt gelöscht wird."

Support

Hier finden eine ausführliche Beschreibung des Dienstes und hilfreiche Informationen zu Overleaf über die TU Darmstadt.
Sollten Sie darüber hinaus Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an unser IT-Servicedesk.

Bitte haben Sie Verständnis, dass es durch standortübergreifende Reaktionszeiten bei der Behebung anstehender Probleme einen Moment länger dauern kann. Für evtl. anstehende Wartungen des Systems werden entsprechende Hinweise im Cluster als Message vermerkt sein.

Nutzungsbedingungen der TU Darmstadt

Zur Nutzung der von Overleaf ist lediglich ein aktueller Browser und eine entsprechende Internetverbindung notwendig.
Die Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung des Services Overleaf/ShareLaTeX an der TU Darmstadt.