Personen mit einem aktiven Mitarbeitenden Status können sich jederzeit am System mit Ihrem Benutzernamen (Form ab123456) anmelden und erhalten sofort einen aktiven Account.

Der Account wird als aktiv angesehen, bis einer der nachfolgenden Fälle eintritt:

• Ungenutzter Account (länger als 3 Wochen - ohne Projekte):

Accounts, an denen seit 3 Wochen keine Anmeldung erfolgt ist und in denen keine Projekte oder Zusammenarbeiten an Projekten Dritter bestehen, werden gelöscht.  
Sollte die Person den Service weiterhin nutzen wollen, kann sie sich jederzeit erneut anmelden und hat damit wieder einen aktiven Account erhalten.

• Inaktiver Account (länger als 6 Monate keine Anmeldung - Projekte vorhanden):

Accounts, an denen seit 6 Monaten keine Anmeldung erfolgt ist, die jedoch eigene Projekte haben oder an Projekten Dritter zusammenarbeiten, werden als inaktiv gesehen und Nutzende werden vor einer anstehenden Löschung des Accounts per E-Mail informiert.
Die erste Mail wird 6 Wochen vor der Löschung, eine weitere E-Mail 4 Wochen vor der Löschfrist und die letzte E-Mail 3 Wochen vor der Löschfrist verschickt.
Durch einen Login wird der inaktive Account automatisch wieder als aktiver Account geführt und kann weiter genutzt werden.
Die Löschungen erfolgen dann im Rahmen von 1-2 Wochen nach der Löschfestlegung manuell.

• Ungültiger Account

Es wird einmal pro Woche geprüft, ob die Kontakt-E-Mail-Adresse des Overleaf-Accounts im Identity Management der RWTH Aachen vorkommt. Ist dies nicht der Fall, wird der Overleaf-Account gelöscht.

Hinweis: Die Löschung des ShareLaTex-Accounts geht immer mit der Löschung der dem Account zugewiesenen Projekte einher. Projekte Dritter sind davon nicht betroffen.