Eine Clientsoftware wird auf dem PC installiert. Es gibt Clients für Windows, Linux und MacOS. Dieser Client scannt automatisch den Rechner nach einem vorgegebenen Zeitintervall und liefert die Daten an den zentralen SAM-Server. Dieser Scan kann auch manuell und offline stattfinden.
Der Scan auf den Rechnern erfasst Hardwaredaten und die installierte Software. Daten, die die Identifikation des Hauptbenutzers etc. verraten können, werden pseudonymisiert. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt.
Der globale Lizenzkoordinator kann die Daten einsehen. Der globale Lizenzmanager ist im IT Center angesiedelt. Er ist auch im Falle eines Audits berechtigt, Lizenzbilanzen zu erstellen und der Hochschulleitung zur Verfügung zu stellen. Er berät aber auch die Nutzer der Software.
Die Bestellungen, die über den Software-Shop geliefert werden, fließen automatisch in die Datenbank. Die Software wird innerhalb von 2 Tagen nach dem Kauf im Tool sichtbar.
Nur außerhalb des Software-Shops gekaufte Software muss manuell eingetragen werden.
