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Guideline Einstellung neuer Mitarbeitender an der RWTH Aachen

Guideline Einstellung neuer Mitarbeitender an der RWTH Aachen

Kurzinformation

In der folgenden Seite finden Sie einen Best-Practice, anhand sich IT-Administratoren und Personaler bei der Einstellung neuer Mitarbeitender orientieren können. Es handelt sich hierbei ausschließlich um die IT-Dienste, die durch das IT Center bereitgestellt werden.

Im Idealfall beachtet man die Reihenfolge der folgenden Punkte.


 Detailinformation

1. Die Freischaltung (IdM ConnectMe)

Sobald die neuen Angestellten Ihren Arbeitsvertrag unterschrieben haben, versendet die Personalbteilung einen ConnectMe-Coupon per E-Mail. 

Durch diesen ConnectMe-Coupon ist eine Registrierung im Identiy Management der RWTH Aachen möglich.

Hierbei gelten Angestellte als RWTH Mitarbeitende, sofern sie einen Arbeitsvertrag mit der Personalabteilung (Abteilungen 8.1 und 8.2) abgeschlossen haben.

Durch die Freischaltung erhalten neue Mitarbeitende Ihren Benutzernamen (Format: ab123456). Personen, welche bereits einen Benutzernamen haben, ergänzen durch das Verfahren den Status "RWTH  Mitarbeiter" zum bestehenden Benutzernamen (z.B.: Studentische Hilfskräfte, welche an der RWTH Aachen studieren oder Alumni)

Hinweise

Der ConnectMe-Coupon kann frühestens 6 Wochen vor Arbeitsantritt eingelöst werden. Nach Erhalt des Coupons dauret es 24 Stunden bis dieser eingelöst werden kann.

Bei Verlust eines ConnectMe-Coupons wenden sich Mitarbeitende direkt an die Sachbearbeitung in der Personalabteilung.

2. Campus Organsiationsverzeichnis und Kopplung mit dem Identity Management

Neue Mitarbeitende können im Canpus-Organisationsverzeichnis erfasst werden. Der Eintrag ist unter anderem notwendig um die neuen Personen in das RWTH Telefonbuch zu übermitteln und es zu ermöglichen Rollen (z.B.: Konventioneller Einkäufer) an diese Personen zu vergeben.

Über die Rolle "Organisationseinheit" werden neue Personen erfasst (oder aus anderen Einrichtungen übernommen). Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

  • Anleitung Personen anlegen/erfassen
  • Es ist möglich eine Doublette in Campus anzulegen. Dies ist notwendig wenn eine Person mit selbem Namen bereits existiert, oder eine Person mehrfach aufgeführt werden muss, da sie in mehreren Einrichtungen verankert ist.
    • In beiden Fällen wird wie folgt vorgegangen:
      • Die Organisationseinheit trägt den Mitarbeiter mit gekürztem Vor- oder Nachnamen in die Organisation ein.
      • Anschließend meldet sich die Organisationseinheit per E-Mail an das IT-ServiceDesk mit der Bitte, den Antrag zu korrigieren. In dieser E-Mail muss dabei der richtige Name und die IKZ angegeben werden.
  • Verknüpfung von Identity Management Benutzernamen und Campus-Eintrag (TIM-CAMPUS-Kopplung)
 

Alle Mitarbeitende können Ihre TIM-Campus-Kopplung auch selbst im Selfservice unter Benutzerdaten > RWTH Daten > Campus Einträge einsehen.

Die Kopplung ist Grundvoraussetzung für die Annahme von Rollen

Nach der Kopplung dauert es ca. 24 Stunden, bis diese im Identity Management verankert ist und Rollen Coupons erfolgreich eingelöst werden können.

 

3. Einrichten einer dienstlichen E-Mail-Adresse

Sobald der Benutzername (Format: ab123456) vorliegt, können dienstliche E-Mail-Adressen im Mailadm von den lokalen Admins der entsprechenden Einrichtung eingerichtet werden.

Private Mail-Adressen der Form "vorname.nachname@rwth-aachen.de" sind für Mitarbeitende optional. Man kann diese im IT-ServiceDesk des IT Centers beantragen.

Tipp

Wir empfehlen dienstliche E-Mail-Adressen erst anzulegen, nachdem die Freischaltung durch ConnectMe-Verfahren vollständig erfolgt ist und bereits ein Benutzername existiert. Andernfalls kommt es häufig zu der Anlage von Identitäts-Doubletten (mehreren Benutzernamen), was zu erheblichem Mehraufwand für alle Beteiligten führen kann (z.B.: zu verschieden Accounts mit unterschiedlichen Benutzernamen).

 

4. Rollenvergabe

Nachdem die Personen in Campus eingetragen wurden, eine Mail-Adresse angelegt und die TIM-CAMPUS-Kopplung durchgeführt wurde, können dezentrale Rollen an die neuen Mitarbeitenden durch den Rollenverwalter (Einrichtungs-intern) vergeben werden:

Vergabe von dezentralen Rollen durch den Rollenverwalter

 

5. RWTHonline

Neue Mitarbeitende werden nach der Freischaltung durch das ConnectMe-Verfahren nach RWTHonline übertragen. Dies geschieht nicht sofort, sondern dauert etwa 24 - 48 Stunden, bis der Login in RWTHonline möglich ist. 

Funktionen in RWTHonline werden über die Funktionsverwaltung vergeben. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Dokumentations-Portal zu RWTHonline (NUR aus dem RWTH-Netz erreichbar).

zuletzt geändert am 29.01.2021

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