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Chef-Sek-Schaltung Komplex (NTW)

Chef-Sek-Schaltung Komplex (NTW)

Kurzinformation


Komplexe Chef-Sek-Schaltungen werden über eine Zusatzlösung des Herstellers NTW konfiguriert, wodurch sich die Konfiguration und Benutzung von der einfachen Variante unterscheidet.


Wie diese Lösung über das Telefon bedient werden kann, wird im Folgenden beschrieben.


 Detailinformation

Sekretär/in:

Das Telefondisplay sieht wie im Screenshot rechts dargestellt aus und enthält mehrere Informationen.


Über NTW-Chef-Sek-Ein-Aus (1) kann die Filter-Funktion für den Chef deaktiviert werden.


Über NTW-Group Chef/Sek (2) gelangen Sie in das Hauptmenü der Funktion.

Das kleine Fenster auf dem Bildschirm enthält eine Übersicht der Mitglieder der Schaltung.


Die einzelnen Farben haben folgende Bedeutung:


●    Blau:     Umleitung aktiv
●    Grün:    Verfügbar
●    Gelb:    Klingelt
●    Rot:    Im Gespräch


Wenn der Name eines Chefs blau markiert ist und vorne ein Pfeil mit einer Nummer zu sehen ist, dann heißt dies, dass die Schaltung aktiv ist.


Dann werden alle Anrufe von Chef A  nach Sekretär/in Y geleitet →  siehe Bild.

 

NTW-Chef-Sek-Ein-AUS:

Über die NTW-Chef-Sek-Ein-AUS Taste können im Auswahl Manager der Chef oder die/der Sekretär/in die Schaltung aktivieren und deaktivieren.
Die/der Sekretär/in müssen nach dem Drücken der Taste (oder Auswahl des Menüpunktes über das Einstellungsmenü) den Chef auswählen, für welchen die Funktion aktiviert bzw. deaktiviert werden soll.


Mit dem Steuerkreuz/-rad kann der entsprechende Chef ausgewählt werden.


Bestätigt wird diese Auswahl durch das Drücken in die Mitte des Steuerrades am Telefon oder über den Button Auswahl am unteren Rand des Telefondisplays.

 

NTW-Group Chef/Sek:

Das Hauptmenü der Chef/Sek kann ebenfalls über die Einstellungen aufgerufen werden.
Drücken Sie hierzu einfach die Taste mit dem Zahnrad-Symbol auf dem Telefon.
Hier können Sie dann den Menüpunkt NTW-Group Chef/Sek auswählen.

Hier stehen Ihnen drei Hauptfunktionen zur Verfügung:
  1. VIP Liste 
  2. Manager Umleitungen (gleiche Funktionsweise wie NTW-Chef-Sek-Ein-Aus)
  3. Assistent ändern
 

VIP-Liste:

Diese Funktion ist ein Filter, welcher von den Sekretären/innen oder den Chefs selbst programmiert werden kann.
Rufnummern, welche hier definiert werden, können den Chef direkt erreichen auch wenn die Chef-Sek-Schaltung aktiv ist.
Die erste Seite, nachdem der entsprechende Chef ausgewählt worden ist, enthält eine Liste der eingetragene VIP-Nummern. Über die Taste Hinzufügen können weitere hinzugefügt werden.
Beim Hinzufügen der entsprechenden Nummern ist das E.164-Format zu verwenden. Das heißt alle Rufnummern starten mit +49, sofern es sich um deutsche Nummern handelt. Dies gilt auch für hochschulinterne Nummern.
Nach dem Klicken auf Speichern wird der Eintrag hinterlegt und die Liste enthält dann den entsprechenden Eintrag.
 

Assistent ändern:

Diese Funktion ermöglicht es den Hauptassistenten eines Chefs zu ändern. Im Standard ist ein/e Sekretär/in immer einem Chef als Hauptassistent zugeordnet. Das heißt bei aktiver Chef-Sek Schaltung werden alle Anrufe immer an den Hauptassistenten geleitet. Ausnahmen sind hier die VIP-Liste, welche direkt den Chef erreichen können. Ist der Hauptassistent belegt, so wird das Gespräch an eine/n Sekretär/in, welche/r ebenfalls in der Gruppe ist, geleitet. Um diesen Hauptassistenten zu ändern wird die hier beschriebene Funktion benötigt.
Nach der Auswahl des betreffenden Chefs wird eine Liste der verfügbaren Assistenten angezeigt. Dabei ist der Hauptassistent mit einem (X) am Ende der Zeile markiert. Durch das Steuerkreuz kann nun ein/e andere/r Sekretär/in ausgewählt werden. Die Auswahl kann mit der Mitte des Steuerrads oder der Taste Auswahl bestätigt werden.
Wenn man die Einstellung kontrollieren möchte ruft man erneut das Hauptmenü auf. Dann wählt man Assistent ändern und dann wählt man den betreffenden Chef aus. Nun kann man sehen, dass das (X) beim neuen Assistenten liegt.

Pause-Funktion:

In einer solchen Schaltung kann es nötig sein, dass die/der Sekretär/in einmal nicht erreichbar ist oder die Gespräche nicht annehmen kann und diese auf die anderen Teilnehmer verteilt werden sollen. 
Hierzu kann die Pause Funktion verwendet werden.

Dazu ruft man das Hauptmenü entweder über das Steuerrad des Telefons oder die Taste NTW-Group Chef/Sek auf.


Rechts unten am Display gibt es die Funktion „Pause“.
Bei eingehenden Anrufen über die Chef-Sek Schaltung wird die Person mit weißer Schrift nicht mehr berücksichtigt.

Nach dem Betätigen dieser Taste wird der Namen der/des Sekretär/in in Weiß dargestellt.


Bei eingehenden Anrufen über die Chef-Sek Schaltung wird die Person mit weißer Schrift nicht mehr berücksichtigt.

Aktiv schalten kann man sich wieder, indem man das Hauptmenü aufruft und dann unten rechts am Telefondisplay die Taste mit dem Namen Aktiv betätigt. 

zuletzt geändert am 27.04.2021

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