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Gesendete Einladungen verwalten

Gesendete Einladungen verwalten

Kurzinformation

Im Register "Gesendete Einladungen" der Teilnehmenden-Verwaltung werden die Einladungen verwaltet, die über den Lernraum an externe Personen ohne RWTH Single Sign-On-Account versendet wurden. Das Register zeigt den Status und verschiedene weitere Informationen zu den erfolgten Einladungen. Diese können zudem erneuert oder geöscht werden.

Das Register ist nur für Manager*innen sichtbar. Es zeigt nur Einladungen an, die über diesen Lernraum versendet wurden.


Detailinformation

Inhalt

1. Wie funktioniert der Einladeprozess?
2. Aufbau des Registers Gesendete Einladungen
3. Einladungen erneuern
4. Einladungen zurückziehen

 

1. Wie funktioniert der Einladeprozess?

Externe Personen ohne RWTH Single Sign-On-Account können über die Teilnehmenden-Verwaltung eines Lernraums per E-Mail in diesen eingeladen werden. Die E-Mail enthält einen Coupon-Link. Durch Klick auf den Link wird die eingeladene Person in das Identity Management der RWTH Aachen geleitet und kann sich dort einen Account erstellen. Dieser berechtigt nur zum Zugriff auf RWTHmoodle. Andere Dienste der RWTH Aachen sind mit diesem Account nicht nutzbar.

Ist der Account erstellt, gilt die Einladung als angenommen. Der neue Account wird automatisch in den Lernraum gebucht, aus dem die Einladung versendet wurde. Die zugewiesene Rolle richtet sich danach, welche Rolle beim Einladen in den Lernraum ausgewählt wurde.

Der Status der Einladung kann im Register Gesendete Einladungen überprüft werden. Einladungen können hier zudem erneuert oder gelöscht werden.

Bitte beachten Sie:

  1. Sofern hierfür keine vertraglichen Regelungen getroffen wurden, dürfen Externe in RWTHmoodle aus Datenschutzgründen nicht die Rollen "Manager*in" oder "Betreuer*in" erhalten, da sie damit Zugang zu Studierendendaten wie Name und E-Mailadresse erhalten.
  2. Nach dem Versenden der Einladung dauert es bis zu 30 Minuten, ehe der versendete Coupon im Identity Management eingelöst werden kann. Die Einladungsmail enthält einen entsprechenden Hinweis.

  3. Nach dem Annehmen der Einladung und der Erstellung eines Accounts dauert es bis zu 60 Minuten, ehe der neue Account automatisch in den Lernraum gebucht wird. Die Einladungsmail enthält einen entsprechenden Hinweis. Nach erfolgreicher Buchung erhalten die neu hinzugefügten Personen eine automatische Buchungsbestätigung.

 

2. Aufbau des Registers Gesendete Einladungen

Um zu den gesendeten Einladungen zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie links in der Navigation auf "Teilnehmer*innen", um die Teilnehmenden-Verwaltung zu öffnen.
  2. Gehen Sie zum Register "Gesendete Einladungen".
  3. Anschließend wird Ihnen die Liste der gesendeten Einladungen angezeigt.

Die Liste zeigt eine Reihe von Informationen zu den Einladungen, die über diesen Lernraum versendet wurden.

  • E-Mailadresse - Zeigt die E-Mailadresse an, an die die Einladung versendet wurde. Überprüfen Sie bitte hier, ob die E-Mailadresse korrekt ist.
  • Rolle - Zeigt die Rolle an, in der die eingeladene Person dem Lernraum hinzugefügt wird, sobald die Einladung angenommen wird.
  • Eingeladen durch - Zeigt an, wer die Einladung versendet hat.
  • Letzte Änderung - Zeigt das Datum, wann zuletzt eine Änderung vorgenommen wurde, d.h. wann die Einladung versendet, erneuert oder zurückgezogen wurde.
  • Status - Zeigt an, bis wann der Coupon aus der Einladung noch eingelöst werden kann oder ob die Einladung bereits angenommen oder zurückgezogen wurde.
  • Löschen - Über das Mülleimer-Symbol können Einladungen zurückgezogen werden. Das Einlösen des Coupons aus der Einladungsmail ist dann nicht mehr möglich.

 

3. Einladung erneuern

Eine Einladung ist 14 Tage gültig. In dieser Zeit kann der Coupon aus der Einladung im Identity Management eingelöst und ein Account erstellt werden. Der Spalte "Status" entnehmen Sie das Datum, an welchem die Einladung abläuft. Bei Bedarf können Sie die Einladung jederzeit - auch vor dem Ablaufdatum - erneuern, d.h. verlängern. Die Gültigkeit des Coupons verlängert sich dann um sieben Tage.

Zum Erneuern einer Einladung gehen Sie wie folgt vor:

  1. Markieren Sie in der Liste per Klick in die Checkboxen diejenigen Einladungen, die Sie erneuern möchten. Um alle Einladungen auszuwählen, klicken Sie auf die Checkbox in der Kopfzeile.


     
  2. Nach Auswahl der gewünschten Einladungen werden unterhalb der Liste drei zusätzliche Schaltflächen angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltlfäche "Einladung erneuern".

     
  3. Bestätigen Sie anschließend die Sicherheitsabfrage mit "Weiter".

     
  4. Im Status erscheint anschließend das neue Ablaufdatum für die Einladung bzw. den damit ausgestellten Coupon.
 

4. Einladung zurückziehen

Bei Bedarf kann per Mausklick eine bereits gesendete Einladung zurückgezogen werden. Eine Einschreibung des Teilnehmenden ist dann trotz einer bereits verschickten Einladung und eines möglicherweise zwischenzeitlich erstellten RWTH Single Sign-On Accounts nicht mehr möglich.
 

4.1. Einzelne Einladung zurückziehen

  1. Klicken Sie neben dem Teilnehmenden, dessen Einladung Sie zurückziehen möchten, auf das Mülleimer-IconMülltonnensymbol in RWTHmoodle.
  2. Bestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit Klick auf "Weiter".
  3. Nach Rücknahme der Einladung ändert sich der Status in "Einladung zurückgezogen".

 

4.2. Mehrere Einladungen zurückziehen

  1. Markieren Sie in der Liste per Klick in die Checkboxen diejenigen Einladungen, die Sie zurückziehen möchten. Um alle Einladungen auszuwählen, klicken Sie auf die Checkbox in der Kopfzeile.
  2. Nach Auswahl der gewünschten Einladungen werden unterhalb der Liste drei zusätzliche Schaltflächen eingeblendet. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einladung zurückziehen".
  3. Bestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit Klick auf "Weiter".
  4. Nach Rücknahme der Einladung ändert sich der Status in "Einladung zurückgezogen".

Eine zurückgezogene Einladung kann bei Bedarf erneut versendet werden. Folgen Sie dazu den Schritten oben unter 3. Einladung erneuern.


 Zusatzinformation

Lesen Sie hierzu:

zuletzt geändert am 08.04.2022

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