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Konfiguration der Selbsteinschreibung (Manager/innen)

Konfiguration der Selbsteinschreibung (Manager/innen)

Kurzinformation

Die Selbsteinschreibung (mit oder ohne Einschreibeschlüssel) ist eine Einschreibemethode, bei der sich Studierende selbst in einem Kurs anmelden können. Wenn Sie als Manager/in den Studierenden eine Selbsteinschreibung ermöglichen möchten, muss diese vorab von einem RWHmoodle-Administrator für den entsprechenden Lernraum manuell aktiviert werden. Wenden Sie sich hierzu unter Nennung der Veranstaltungsnummer per E-Mail an den IT-ServiceDesk der RWTH: servicedesk@itc.rwth-aachen.de. Nachdem eine Selbsteinschreibung für einen Lernraum aktiviert wurde, sind in diesem weiterhin manuelle Einschreibungen oder eine Teilnehmersynchronisation aus RWTHonline möglich.


Anleitung

Inhalt

1. Einen Einschreibeschlüssel zur Selbsteinschreibung vergegeben
2. Weitere Konfigurationsmöglichkeiten zur Selbsteinschreibung
3. Prüfen, dass die Selbsteinschreibung im Lernraum aktiviert ist

 

Hinweis

Die Option zur Selbsteinschreibung für einen Lernraum muss von den Administrator/innen und Administratoren von RWTHmoodle eingerichtet werden. Manager/innen können jedoch bei der Anfrage die gewünschte Konfiguration mitgeben, mit der die Selbsteinschreibung aktiviert werden soll. Die Konfigurationsoptionen werden nachfolgend erläutert.

Richten Sie Ihre Anfrage an den RWTHmoodle-Support im IT-ServiceDesk: servicedesk@itc.rwth-aachen.de. Teilen Sie dem Support die gewünschten Einstellungen inklusive der erforderlichen Daten mit.

 

1. Einen Einschreibeschlüssel zur Selbsteinschreibung vergeben
 

1.1 Einen Kursschlüssel vergeben

Wenn nur bestimmte Studierende Zugang zum Lernraum erhalten sollen (und sonst niemand), dann vergeben Sie einen Kursschlüssel. Hierbei handelt es sich um ein lernraumspezifisches Kennwort, das benötigt wird, um sich in den Lernraum einzuschreiben und Unbefugten den Zugang zum Lernraum zu verwehren. Sofern kein Kursschlüssel vergeben wird, kann sich jede Person mit einem gültigen RWTHmoodle-Nutzerkonto ohne vorherige Eingabe eines Kursschlüssel in den Lernraum eintragen.
Wenn für die Selbsteinschreibung die Eingabe eines Kursschlüssels erforderlich sein soll, nennen Sie hierzu dem IT-ServiceDesk das von Ihnen gewünschte Kennwort. Für das zu vergebende Kennwort gibt es keine Vorgaben. Grundsätzlich ist auch ein einzelner Buchstabe oder eine Ziffer ausreichend.
 

1.2 Einen Gruppenschlüssel vergeben

Wenn die Nutzer/innen per Selbsteineinschreibung gleichzeitig automatisch in eine Gruppe im Kurs eingetragen werden sollen, dann vergeben Sie einen Einschreibeschlüssel für Gruppen. Dieser Gruppenschlüssel dient dann sowohl als Einschreibeschlüssel für den Zugang zum Lernraum, als auch für die automatische Zuweisung der Studierenden zur richtigen Gruppe. Im Gegensatz zum Kursschlüssel können Manager/innen den Einschreibeschlüssel für Gruppen selbst setzen. Für jede Gruppe, in die eine Selbsteinschreibung erfolgen soll, müssen Sie als Manager/in in diesem Fall über die Gruppeneinstellungen ein individuelles Passwort setzen.
 

Hinweis

Bei der Verwendung von Gruppenschlüsseln ist es unbedingt empfehlenswert, weiterhin über den IT-Service-Desk einen Kursschlüssel setzen zu lassen, da ansonsten eine allgemeine Einschreibung in den Lernraum ohne konkrete Gruppeneintragung durch Unbefugte jederzeit möglich ist. Sofern gleichzeitig Kurs- und Gruppenschlüssel gesetzt werden, können sich diejenigen Studierenden, die über keinen Gruppen- aber über einen Kursschlüssel verfügen, in den Lernraum einschreiben ohne automatisch einer konkreten Gruppe zugeordnet zu werden. Wenn Sie möchten, dass sich die Studierenden bei der Selbsteinschreibung immer automatisch in eine Gruppe eintragen sollen, ist es daher sinnvoll, zusätzlich zu den Gruppenschlüsseln durch den IT-ServiceDesk einen Kursschlüssel setzen zu lassen, diesen jedoch nicht gegenüber den Studierenden zu kommunizieren. Dadurch können Sie sicherstellen, dass trotz der Vergabe von Gruppenschlüsseln keine unerwünschten Einschreibungen durch Dritte erfolgen.

 

Wenn Sie Gruppenschlüssel setzen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Teilen Sie dem IT-Service-Desk unter Nennung der Veranstaltungsnummer mit, in welchem Lernraum Sie Einschreibeschlüssel für Gruppe(n) nutzen möchten. Nennen Sie darüber hinaus dem IT-Service-Desk einen von Ihnen frei wählbaren Kursschlüssel (= Kennwort), der für den gesamten Lernraum gesetzt werden soll. Sobald der IT-ServiceDesk die Selbsteinschreibung inkl. Gruppeneinschreibung aktiviert hat, steht Ihnen die diese im Lernraum zur Verfügung. Sie erhalten hierfür im Regelfall eine Benachrichtigung per E-Mail.
  2. Klicken Sie links in der Navigationsleiste auf den Bereich "Teilnehmer/innen" , um die Teilnehmerliste zu öffnen.
    Eintrag "Teilnehmer/innen" in der Navigationsleiste
     
  3. Klicken Sie hier auf den Button "Gruppen" , um in den Gruppenbereich zu gelangen.
    Button "Gruppen"
     
  4. Wenn Sie bereits Gruppen angelegt haben und Sie diese lediglich um den Gruppenschlüssel ergänzen möchten, markieren Sie im Feld "Gruppen" die gewünschte Gruppe und klicken Sie anschließend auf "Gruppe bearbeiten".
    Button "Gruppen bearbeiten"

    Wenn Sie noch keine Gruppen erstellt haben, klicken Sie auf "Gruppe anlegen". Beachten Sie in diesem Fall auch die zugehörige Anleitung zu Gruppen erstellen über die Teilnehmendenverwaltung.
     
  5. Setzen Sie in das Texteingabefeld bei "Einschreibeschlüssel" das von Ihnen gewünschte Kennwort für die Gruppeneinschreibung. Im Gegensatz zum Kursschlüssel, dessen Zusammensetzung keinen genauen Vorgaben folgen muss, muss der zu vergebene Gruppenschlüssel mindestens 8 Zeichen lang sein und jeweils mind. 1 Ziffer sowie 1 Großbuchstaben und 1 Sonderzeichen enthalten.

    Screenshot "Einschreibeschlüssel" in den Gruppeneinstellungen

    Wenn Sie für mehrere Gruppen einen Gruppenschlüssel vergeben möchten, wiederholen Sie diesen Vorgang für die übrigen Gruppen. Beachten Sie hierbei, dass die mehrfache Vergabe gleicher Kennwörter für mehrere Gruppen nicht möglich ist, da ansonsten bei der Selbsteinschreibung keine eindeutige Gruppenzuordnung erfolgen kann.
     

    Hinweis

    Gruppenschlüssel können auch gesetzt werden, wenn die Selbsteinschreibung nicht aktiviert wurde. In diesem Fall sind die gesetzten Kennwörter ohne Auswirkung. Durch die bloße Vergabe von Gruppenschlüsseln sind daher keine Rückschlüsse möglich, ob eine Selbsteinschreibung möglich ist oder nicht.


     
  6. Klicken Sie auf "Änderungen speichern".
    Button "Änderungen speichern"
     

2. Weitere Konfigurationsmöglichkeiten zur Selbsteinschreibung
 

  • Teilnahmedauer festlegen
    • Wenn Sie möchten, dass der Zeitraum, in dem die Studierenden in den Lernraum eingeschrieben sind, zeitlich begrenzt werden soll (z.B. auf 100 Tage), kann dies von den Administrator/innen entsprechend eingestellt werden. Nennen Sie hierzu dem IT-ServiceDesk die gewünschte Teilnahmedauer (Zahl und Zeiteinheit). Nach Ablauf dieses festgelegten Zeitraums wird der Status der Studierenden automatisch auf "inaktiv" gesetzt. Damit sind diese weiterhin im Lernraum eingeschrieben, haben jedoch jedoch selber keinen Zugriff mehr auf den Lernraum. Die während der Teilnahmedauer erfolgten Aktiväten im Lernraum (z.B. Forenbeiträge, Tests oder eingereichte Aufgaben) bleiben auch im Status "inaktiv" weiterhin im Lernraum sichtbar.
       
  • Beginn und Ende des Einschreibezeitraums festlegen
    • Wenn Sie möchten, dass der Zeitraum, in welchem eine Einschreibung erfolgen kann, zeitlich begrenzt werden soll (z.B. 1. April 00:00 Uhr bis 2. April 18:00 Uhr), kann dies von den Administrator/innen entsprechend eingestellt werden. Nennen Sie hierzu dem IT-ServiceDesk den genauen Einschreibezeitraum (Tage und Uhrzeit).
       

      Hinweis

      Nach dem Ende des Einschreibezeitraums werden diejenigen Studierenden, die sich per Selbsteinschreibung in den Kurs eingeschrieben haben, automatisch auf den Status "inaktiv" gesetzt. Die Studierenden haben dann weiterhin Zugriff auf die Inhalte des Lernraums, werden jedoch u.U. entsprechend der gewählten Konfiguration nach einer bestimmten Inaktivitätszeit automatisch aus dem Lernraum abgemeldet (siehe hierzu nachfolgend die Option "Inaktive abmelden").


       
  • Inaktive abmelden
    • Wenn Studierende lange Zeit nicht mehr auf den Lernraum zugegriffen haben, werden diese aus diesem automatisch abgemeldet. Die Standardeinstellung ist "Nie", d.h. es erfolgt keine automatische Abmeldung von inaktiven Teilnehmer/innen. Nennen Sie bei Bedarf dem IT-ServiceDesk die von Ihnen gewünschte Inaktivitätszeit (in Tagen), nach denen eine automatische Abmeldung von inaktiven Teilnehmer/innen aus dem Lernraum erfolgen soll.
       
  • Kursteilnehmerzahl begrenzen
    • Es kann eine optionale Obergrenze für die Zahl der Kursteilnehmer/innen festgelegt werden. Sobald diese Grenze erricht ist, kann sich niemand mehr in den Lernraum einschreiben. Nenne Sie hierzu bei Bedarf dem IT-ServiceDesk die von Ihnen gewünschte maximale Zahl an Kursteilnehmer/innen.
       
  • Begrüßungsnachricht an neu angemeldete Nutzer/innen versenden:
    • Wenn Sie möchten, dass neue Teilnehmer/innen nach erfolgreicher Selbsteinschreibung eine Begrüßungstext erhalten sollen, kann der IT-ServiceDesk eine von Ihnen verfasste Nachricht als Standard-Begrüßungstext einstellen.

       

3. Prüfen, dass die Selbsteinschreibung im Lernraum aktiviert ist

  • Über die Teilnehmendenliste können Sie feststellen, ob die Selbsteinschreibung im Lernraum aktiviert wurde. Klicken Sie hierzu links in der Navigationsleiste auf den Bereich "Teilnehmer/innen" Eintrag "Teilnehmer/innen" in der Navigationsleiste.

    Nur wenn in der Teilnehmendenliste die Spalte "Status" ausgewiesen wird, ist die Selbsteinschreibung im Lernraum aktiviert. Der Status "Aktiv" bedeutet, dass eine Person im Lernraum eingeschrieben ist und auf die Inhalte des Lernraums Zugriff hat. "Inaktiv" bedeutet, dass eine zeitliche befristete Teilnahmedauer für die Selbsteinschreibung definiert wurde und die Person diese überschritten hat. Die Person hat damit keinen Zugriff mehr auf die Inhalte des Lernraums.

    Screenshot "Teilnehmendliste" mit Spalte zum Einschreibestatus

    Um zu überprüfen, welche Studierenden sich selbst eingeschrieben haben, führen Sie den Mauszeiger über den Info-Button Info-Icon. Es wird Ihnen nun angezeigt, ob eine Selbsteinschreibung, eine manuelle Einschreibung oder die Einschreibung als Synchronisation aus RWTHonline vorliegt. Bei Bedarf können Sie sich per Mausklick auf den Info-Button die genauen Einschreibedetails anzeigen lassen. Bei bestimmten Konfigurationen werden ggf. weitere Informationen ausgewiesen wie z.B. die genaue Teilnahmedauer bei zeitlich begrenzten Selbsteinschreibungen.

    Screenshot Einschreibedetails eines Studierenden

 

Zusatzinformation

Lesen Sie hierzu:

zuletzt geändert am 06.09.2021

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