Stellvertreter Rechte in Outlook 2013/2016 vergeben
Berechtigungen vergeben
Bitte beachten Sie: Stellvertreter Rechte können nur für das Standardkonto konfiguriert werden. Wollen Sie Stellvertreter Rechte für Funktions Mailadresse konfigurieren, bietet es sich an, für jede Funktions Mailadresse ein eigenes Microsoft Outlook Profile (Systemsteuerung Mail (32 Bit)) zu erstellen. |
1. Klicken Sie unter den Kontoeinstellungen auf den Menüpunkt „Zugriffsrechte für Stellvertreter“.
2. Wählen Sie nun „Hinzufügen“, um nach einer Person aus Ihrem Adressbuch zu suchen, der Sie Stellvertreter Rechte erteilen möchten. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „OK“.
3. Nun öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie einstellen können, welche Rechte Ihr Stellvertreter erhalten soll.
(1) Hier können Sie die Berechtigungsstufe auswählen.
(2) Ihr Stellvertreter erhält eine Mail mit der Zusammenfassung seiner Berechtigungen.
(3) Durch aktivieren dieses Feldes kann Ihr Stellvertreter auf Ihre privaten Elemente zugreifen.
Wenn Ihr Stellvertreter auf eine E-Mail antwortet, steht in der Adresszeile „im Auftrag von“.
Dauerhafter Postfach Zugriff
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Postfach, um den Menüpunkt „Ordnerberechtigungen“ zu öffnen.
2. In dem neuen Fenster können Sie nun Personen hinzufügen und die Berechtigungen dieser individuell anpassen.
(1) Hier können Sie die Person aus Ihrem Adressbuch heraussuchen, die einen dauerhaften Zugriff auf Ihr Postfach erhalten sollen.
(2) Hier können Sie die Berechtigungsstufe auswählen.
(3) Die Einstellungen der Berechtigungsstufe werden hier angezeigt. Sie können die Berechtigungen dort auch gegebenenfalls selbst ändern bzw. anpassen.
(4) Damit die Person, der Sie Berechtigungen erteilen wollen, auch Ihr Postfach bzw. Ihre Ordner sehen kann, muss der Haken bei „Ordner sichtbar“ gesetzt werden.
(5) Abschließend klicken Sie auf „Übernehmen“ und „OK“. Damit wurden Ihre Einstellungen übernommen und Ihr Stellvertreter hat einen dauerhaften Zugriff auf Ihr Postfach.
3. Nun kann die Berechtigte Person Ihr Postfach in Outlook einbinden.
Postfächer öffnen und einbinden
Als Stellvertreter müssen Sie den Posteingang der Person, die Sie vertreten, immer wieder öffnen, wenn Sie Einsicht in diesen haben wollen.
Postfach öffnen
1. Um ein freigegebenes Postfach zu öffnen, wählen Sie im Reiter „Datei“ unter „Öffnen“ den Menüpunkt „Ordner eines anderen Benutzers“ aus.
2. In dem neuen Fenster tragen Sie nun die Person ein, deren Postfach Sie öffnen möchten und drücken anschließend auf „OK“. Nun sehen Sie das Postfach der Person.
Sobald Sie nun auf ein anderes Modul oder Ihr Postfach klicken, schließt sich das Postfach der geöffneten Person. Dann müssen Sie den Vorgang wiederholen.
Postfach einbinden
1. Öffnen Sie das Modul „Datei“ und klicken den Menüpunkt „Kontoeinstellungen“ an.
2. Nun öffnet sich das Fenster „Kontoeinstellungen“. Klicken Sie auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf „Ändern“.
3. In dem nächsten Fenster klicken Sie auf „Weitere Einstellungen“.
4. Klicken Sie im neuen Fenster auf den Reiter „Erweitert“ und danach auf „Hinzufügen“, um ein Postfach einzubinden.
5. Tragen Sie nun den Namen der Person ein, deren Postfach Sie einbinden möchten und bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“. Hier reicht der Name allein, da der Name auf dem Exchange Server gesucht wird. Sollte dieser nicht gefunden werden, wird eine Fehlermeldung ausgegeben.
Um die Eingabe zu bestätigen, drücken Sie nun auf „OK“. Das Microsoft Exchange-Fenster wird geschlossen. Danach ist das Postfach eingebunden.
Eingebundene Postfächer entfernen
Um das Postfach wieder zu entfernen, gehen Sie wie beschrieben bis zum Microsoft Exchange-Fenster vor und Entfernen dort das Postfach.
